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租赁公司档案整理执行细则

一、总则

1.目的

为加强本租赁公司档案管理，规范档案整理工作，提高档案管理效率和质量，确保档案资料的完整性、准确性和安全性，更好地服务于公司运营及发展，特制定本执行细则。

2.依据

本细则依据国家相关法律法规以及公司的实际管理需求制定。

3.档案整理原则

遵循真实性、完整性、系统性、规范性和便利性原则。确保档案内容真实可靠，涵盖公司各项业务活动的完整信息；按照一定逻辑进行分类整理，形成系统有序的档案体系；严格执行规范的整理流程和标准；便于档案的查询、利用和管理。

二、适用范围

本细则适用于租赁公司全体员工在工作过程中产生的各类档案资料的整理工作，同时也适用于与公司业务相关的客户档案整理。

三、组织架构与职责分工

1.档案管理领导小组

-由公司高层管理人员组成，负责制定档案管理的方针政策，审批重大档案管理事项，协调各部门在档案管理工作中的关系。

-定期对公司档案管理工作进行监督和指导，确保档案管理工作符合公司战略和业务需求。

2.档案管理部门

-作为公司档案管理的核心部门，负责制定和完善档案整理的具体制度、流程和标准。

-组织开展档案的收集、整理、归档、保管、利用等日常工作。对各部门的档案整理工作进行培训、指导和监督检查。

-负责档案信息化建设，推动档案数字化管理，提高档案管理的效率和水平。

3.各业务部门

-明确专人负责本部门档案的收集、初步整理和移交工作。确保本部门产生的档案资料及时、准确地收集齐全，并按照档案管理部门的要求进行初步分类和整理。

-在档案形成过程中，保证档案内容的真实性和完整性，对档案的质量负责。配合档案管理部门做好档案整理工作的检查和整改。

四、管理内容与流程

1.档案收集

-各部门应定期收集本部门在业务活动中形成的各类文件、合同、报告、报表等档案资料。收集范围包括但不限于租赁合同、客户资料、财务报表、业务审批文件、会议纪要等。

-收集过程中要确保档案资料的齐全完整，对于重要文件要进行备份，防止丢失。对于电子档案，要注意保存原始格式和相关元数据。

2.档案分类

-根据档案的来源、内容、时间等因素进行科学分类。一般可分为行政管理档案、业务档案、财务档案、人事档案等大类。

-在大类下再细分小类，如业务档案可进一步分为租赁业务档案、风险管理档案等；财务档案可分为会计凭证、财务报表、审计报告等。分类要清晰合理，便于后续的整理和查询。

3.档案编号

-对整理好的档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性。编号规则应包含档案类别、年份、顺序号等信息，方便识别和管理。

-建立档案编号索引表，记录档案编号与档案内容的对应关系，以便快速查询档案。

4.档案装订与编目

-对于纸质档案，按照一定的规格和要求进行装订，确保装订牢固、整齐美观。在装订前要去除金属物，对破损的文件进行修复。

-编制档案目录，目录应包含档案编号、名称、日期、来源、保管期限等信息。电子档案同样要进行编目，建立相应的电子目录。

5.档案数字化

-积极推进档案数字化工作，对重要档案进行扫描、图像处理、数据挂接等数字化处理。数字化后的档案应存储在安全的服务器或存储设备中。

-确保数字化档案的质量，图像清晰、完整，数据准确无误。同时，要建立数字化档案的备份机制，防止数据丢失。

6.档案上架与存储

-将装订好的纸质档案按照分类和编号顺序上架存放，存放地点应保持干燥、通风、防火、防潮、防虫、防盗等。

-电子档案要按照存储方案进行分类存储，设置访问权限，保证数据安全。对档案存储情况要定期进行检查和盘点。

五、权利与义务

1.员工权利

-员工有权按照规定的流程和权限查询、借阅与工作相关的档案资料，以满足工作需要。

-对档案整理工作提出意见和建议，促进档案管理工作的改进和完善。

2.员工义务

-按照本细则的要求，及时、准确地收集、整理和移交本部门的档案资料。

-保守档案机密，不得擅自泄露档案内容，对因个人原因造成档案泄密或损坏的，承担相应责任。

3.客户权利

-客户有权了解公司对其档案资料的管理情况，要求公司对档案内容的准确性进行核实和修正。

-在符合法律法规和公司规定的前提下，客户有权查询、获取与自身相关的部分档案信息。

4.客户义务

-配合公司提供真实、完整的档案资料，确保公司对客户信息的准确记录和管理。

六、监督与考核机制

1.监督检查

-档案管理部门定期对各部门的档案整理工作进行检查，检查内容包括档案收集的完整性、分类的准确性、编号的规范性