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投资公司高层会议记录制度

一、总则

1.目的

本制度旨在规范投资公司高层会议记录工作，确保会议信息准确、完整地记录和保存，为公司决策提供可靠依据，促进公司内部沟通与协作，推动公司业务的顺利开展。

2.设计理念

秉持公司“专业、创新、共赢”的企业文化，以高效、透明、负责的态度对待高层会议记录工作。强调扁平化管理理念，确保会议记录能够快速、准确地传达给各级相关人员，减少信息传递的层级障碍，提高工作效率。

3.社会效益考量

通过规范的高层会议记录制度，保障公司决策的科学性和有效性，促进公司稳健发展，进而为社会经济发展做出积极贡献。同时，准确的会议记录有助于公司履行社会责任，如在合规运营、信息披露等方面提供有力支持。

二、适用范围

本制度适用于投资公司高层会议，包括但不限于董事会会议、总经理办公会等由公司高层管理人员参与的会议。高层管理人员涵盖公司董事长、副董事长、总经理、副总经理、各部门负责人等。

三、组织架构与职责分工

1.会议记录负责人

指定行政部门的专人担任会议记录负责人，负责高层会议的记录工作。该人员应具备良好的文字表达能力、速记能力和对公司业务的基本了解。

2.职责

-会前准备：与会议组织者沟通，了解会议议程、参会人员等信息，准备好记录所需的设备和工具，如笔记本电脑、录音设备等。

-会中记录：准确、完整地记录会议讨论内容、决策事项、发言要点等，确保记录的真实性和客观性。对于重要观点和数据，要详细记录。

-会后整理：及时对会议记录进行整理、编辑，形成正式的会议纪要，经审核后发送给相关人员。同时，将会议记录和纪要进行归档保存。

3.审核与监督

由行政主管对会议记录和纪要进行审核，确保内容准确、规范。公司内部审计部门有权对会议记录工作进行监督检查，确保制度的执行。

四、管理内容与流程

1.会议记录方式

-文字记录：以电子文档形式进行实时文字记录，采用规范的字体和排版，便于后续编辑和查阅。

-录音辅助：在不影响会议正常进行的前提下，可使用录音设备对会议进行录音，作为文字记录的补充，以便在需要时进行核对。

2.记录内容要求

-基本信息：记录会议的日期、时间、地点、参会人员、主持人、记录人等基本信息。

-会议议程：按照会议实际进行的议程顺序记录，明确每个议程的讨论内容和结果。

-发言要点：详细记录参会人员的重要发言，包括观点、建议、疑问等，尽量保留发言者的原意。

-决策事项：准确记录会议达成的决策事项，包括决策内容、责任部门、完成时间等关键信息。

-未决事项：对于会议中未能当场决定的事项，要记录讨论情况和下一步安排。

3.会议纪要编制

-结构规范：会议纪要应包括标题、日期、参会人员、会议主要内容、决策事项、未决事项等部分，结构清晰，层次分明。

-语言简洁：使用简洁、准确的语言对会议内容进行概括和提炼，避免冗长和模糊的表述。

-审核发布：会议纪要初稿完成后，由会议记录负责人提交给行政主管审核。审核通过后，发送给参会人员和相关部门负责人确认，无异议后正式发布。

4.记录与纪要的归档

-分类存储：按照会议类型、时间顺序等对会议记录和纪要进行分类存储，建立电子和纸质档案，便于查询和管理。

-存储期限：根据公司档案管理规定，确定会议记录和纪要的存储期限，一般重要会议记录和纪要应长期保存。

五、权利与义务

1.参会人员权利

-查阅权：参会人员有权在规定时间内查阅与自己相关的会议记录和纪要，以了解会议情况和自己的发言内容。

-纠错权：如果参会人员发现会议记录或纪要存在与自己发言不符的情况，有权提出更正要求，经核实后进行修改。

2.参会人员义务

-配合记录：参会人员应积极配合会议记录工作，发言清晰、有条理，便于记录人员准确记录。

-保密义务：对会议中涉及的公司机密信息，参会人员有严格的保密义务，不得泄露给无关人员。

3.会议记录负责人权利

-获取信息权：会议记录负责人有权向会议组织者和参会人员获取与会议记录相关的信息，以确保记录的完整性。

-提出建议权：对于会议记录工作中存在的问题和改进建议，会议记录负责人有权向行政主管提出。

4.会议记录负责人义务

-准确记录义务：严格按照制度要求进行会议记录和纪要编制，确保记录内容准确、客观、完整。

-保密义务：对会议记录中涉及的机密信息严格保密，不得擅自泄露。

六、监督与考核机制

1.内部监督

-行政主管定期检查：行政主管定期对会议记录和纪要进行检查，包括记录的准确性、完整性、及时性等方面，发现问题及时督促整改。

-内部