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采购成本控制及供应商管理工具模板

一、引言

在企业经营中，采购成本是总成本的重要组成部分，直接影响利润空间；供应商作为供应链的核心环节，其管理水平决定了物料供应的稳定性、质量可靠性与合作效率。为帮助企业系统化开展采购成本控制与供应商管理工作，本模板提供了一套实用工具，涵盖预算编制、价格分析、成本追踪、供应商准入、绩效评估及分级管理六大场景，通过标准化表格与分步骤操作指引，助力企业提升采购管理精细化水平，实现降本增效与供应链优化。

二、采购成本控制工具

（一）采购成本预算工具

使用场景

适用于企业年度/季度采购计划制定、新项目启动前的成本预估、大宗采购目标成本设定等场景。通过科学编制预算，明确成本控制目标，为后续采购执行提供基准，避免盲目支出导致的成本超支。

操作步骤

数据收集与整理

收集历史采购数据（近3年各物料采购量、单价、总成本）、市场价格波动信息（如大宗商品价格指数、行业涨价通知）、生产计划（未来1年物料需求预测）及成本控制目标（如年度降本率5%）。

成本要素拆解

将采购成本拆解为直接成本（物料单价）、间接成本（运输费、关税、仓储费）、管理成本（采购人工费、差旅费）三大类，保证预算覆盖全链条成本。

预算目标设定

结合历史数据与成本控制目标，采用“基数法”（历史成本×（1±降本率））或“目标成本法”（基于市场售价倒推成本）设定各物料预算单价与总预算。

预算表编制

按“物料类别+规格型号+采购部门”维度汇总，填写预算表，明确预算金额、责任部门及完成时限。

审核与调整

由财务部、采购部、需求部门联合审核，重点核查预算合理性（如是否与生产计划匹配、是否考虑市场风险），通过后正式发布并执行。

工具模板

采购成本预算表

预算期间

物料编码

物料名称

规格型号

计量单位

预计采购量

历史平均单价（元）

预算单价（元）

预算总金额（元）

责任部门

备注

2024年Q1

A001

钢材

Q235B

吨

100

4,200

4,000

400,000

生产部

含运输费

2024年Q1

B002

电子元件

MCU-5V

个

5,000

25

23

115,000

研发部

预计降价3%

…

…

…

…

…

…

…

…

…

…

…

应用注意事项

历史数据需剔除异常值（如临时紧急采购、一次性高价订单），保证基数准确；

预算单价需预留3%-5%的市场波动风险金，避免因价格上涨导致预算超支；

预算需与生产计划、销售计划联动，避免因需求变更导致预算闲置或不足。

（二）价格对比分析工具

使用场景

适用于新供应商开发、现有供应商调价审核、大宗采购招标等场景。通过多维度对比不同供应商的价格与非价格因素，保证采购决策兼顾成本与质量、交货等综合效益。

操作步骤

明确对比维度

设定核心对比参数，包括价格（单价、总价、批量折扣）、质量（认证资质、不良率、样品检测报告）、交货（周期、运输方式、准时率）、服务（售后响应、技术支持、付款条件）等。

收集报价信息

向至少3家潜在或现有供应商发出询价单，明确物料规格、采购量、交货地点等要求，收集书面报价及相关资质文件。

填写对比分析表

将各供应商信息填入对比表，逐项评分（如价格权重40%、质量权重30%、交货权重20%、服务权重10%），计算综合得分。

输出分析报告

根据综合得分排序，撰写分析报告，说明推荐供应商的理由（如“供应商A价格最低，但质量认证不全；供应商B综合得分最高，建议优先选择”）。

工具模板

供应商价格对比分析表

对比维度

供应商A（实业）

供应商B（YY科技）

供应商C（ZZ贸易）

权重

得分计算（供应商A）

单价（元/个）

18.5

19.2

17.8

40%

18.5÷17.8×40=41.57

质量认证（ISO9001）

有

有+IATF16949

无

30%

30÷2×1=15（有认证得15分）

交货周期（天）

15

10

20

20%

20÷10×20=10（周期越短得分越高）

付款条件

预付30%

货到付款

预付50%

10%

10÷2×1=5（货到付款最优）

综合得分

-

-

-

100%

82.57

应用注意事项

避免仅以价格为决策唯一依据，需综合评估供应商的履约能力；

对比参数需保持一致（如采购量、物料规格、质量标准），否则结果无参考价值；

对于战略物料（如核心零部件），可增加“长期合作稳定性”“技术协同能力”等维度。

（三）成本差异追踪工具

使用场景

适用于实际采购成本与预算对比分析、成本超支原因追溯、降本措施效果评估等场景。通过定期追踪差异，及时发觉问题并采取改进措施，保证成本控制在预算范围内。

操作步骤

数据记录

每笔采购订单执行后，及时记录实际采购量、实际单价、实际总成本（含附加费用），与预算数据同步录入系统。

差异计算

计算差异额（实际成本-预算成本）与差异率（差异额÷预算成本×10