油漆厂销售合同管理规定.doc

油漆厂销售合同管理规定

一、总则

1.适用范围

本规定适用于油漆厂与客户签订的所有销售合同，涵盖油漆厂全体参与销售合同签订、执行、管理的员工以及与之有业务往来的客户。

2.目的

为加强油漆厂销售合同管理，规范销售合同签订、履行、变更与解除等行为，维护油漆厂合法权益，保障销售业务的顺利开展，实现经济效益与社会效益的双赢，依据国家相关法律法规，结合油漆厂实际情况，特制定本规定。

3.基本原则

-遵循国家法律法规，确保合同的合法性与有效性。

-秉持平等互利、协商一致的原则与客户进行合同谈判与签订。

-注重合同的履行与执行，以客户需求为导向，提供优质产品与服务，维护企业信誉。

二、销售合同签订管理

1.销售合同签订前的准备

-客户信息收集：销售人员应全面收集客户信息，包括但不限于客户资质、经营范围、信用状况、付款能力等。通过多种渠道核实信息真实性，为合同签订提供可靠依据。例如，对于新客户，可要求其提供营业执照副本复印件、税务登记证等相关证件，同时通过第三方信用评估机构或行业口碑了解其信用情况。

-产品与服务确认：根据客户需求，明确销售的油漆产品型号、规格、数量、质量标准、交货时间、交货地点、售后服务等内容。技术部门和生产部门应参与产品相关要求的确认，确保油漆厂有能力满足客户需求。如客户对油漆的耐腐蚀性、干燥时间等有特殊要求，技术部门需进行评估并提供专业意见。

-价格与付款方式协商：销售部门与客户就产品价格、付款方式等商务条款进行协商。价格制定应综合考虑成本、市场行情、企业利润等因素。付款方式应明确具体的付款时间节点、付款方式（如现金、转账、支票等），对于信用状况良好的长期合作客户，可适当给予一定的信用额度和付款期限，但需经财务部门和管理层审核批准。

2.销售合同的起草与审核

-合同起草：销售人员根据协商结果，按照油漆厂统一的合同模板起草销售合同。合同内容应清晰、准确、完整，涵盖双方权利义务、产品或服务描述、价格条款、付款方式、交货条款、质量保证、违约责任、争议解决等关键内容。在涉及油漆产品特性、技术参数等专业内容时，应确保表述准确无误。

-部门审核：合同起草完成后，首先由销售部门负责人进行初审，重点审查合同条款是否符合销售政策、客户需求是否准确体现等。然后依次提交给法务部门、财务部门、技术部门等相关部门进行审核。法务部门负责审查合同的合法性、合规性，防范法律风险；财务部门审核付款方式、价格条款等对财务状况的影响；技术部门核实产品技术要求的可行性。各部门应在规定时间内提出审核意见，反馈给销售人员。

-管理层审批：经各部门审核通过的合同，提交给管理层进行最终审批。管理层从企业战略、整体利益、风险把控等角度进行综合考量，决定是否批准签订合同。对于重大销售合同，需召开专项会议进行讨论决策。

3.销售合同的签订

-授权签订：经管理层审批同意后，由授权代表与客户签订销售合同。授权代表应具备相应的权限和资格，签订前需确认客户签约代表的身份和权限。授权书应明确授权范围、期限等内容。

-合同盖章：合同签订应加盖油漆厂合同专用章。盖章前，合同管理人员应对合同文本进行再次核对，确保合同内容与审批意见一致。盖章后，合同管理人员应做好合同编号、登记、归档等工作。

-合同副本分发：合同签订后，销售部门应及时将合同副本分发给相关部门，如生产部门、物流部门、财务部门等，以便各部门依据合同安排生产、发货、收款等工作。

三、销售合同履行管理

1.生产安排与进度跟踪

-生产计划制定：生产部门根据销售合同的交货时间和产品数量，制定详细的生产计划。生产计划应合理安排原材料采购、生产工序、人员调配等，确保按时完成生产任务。在制定生产计划时，要充分考虑油漆生产过程中的干燥时间、质量检验周期等特殊要求。

-生产进度跟踪：生产部门建立生产进度跟踪机制，定期向销售部门和其他相关部门汇报生产进度。如在生产过程中遇到原材料短缺、设备故障等问题可能影响交货时间，应及时通知销售部门，共同协商解决方案。销售部门应将生产进度及时反馈给客户，保持与客户的沟通。

2.产品质量控制

-质量标准执行：质量控制部门严格按照合同约定的质量标准对油漆产品进行检验。从原材料检验、生产过程中的半成品检验到成品最终检验，确保每一批次产品都符合质量要求。对于不符合质量标准的产品，坚决不予放行，及时进行整改或报废处理。

-质量检验记录：质量控制部门应做好质量检验记录，详细记录检验时间、检验项目、检验结果等信息。质量检验记录作为产品质量追溯的重要依据，应妥善保存。同时，对于客户提出的质量异议，质量控制部门应积极配合销售部门进行调查处理，及时