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教学用具采购及管理流程规范

一、总则

教学用具是保障日常教学活动顺利开展、提升教学质量的重要物质基础。为规范我校教学用具的采购行为，加强对采购、入库、保管、领用、维护及处置等各环节的科学管理，提高资源使用效益，杜绝浪费，确保资产安全完整，特制定本规范。本规范适用于学校各教学单位及相关职能部门涉及教学用具的各项管理工作。

二、需求管理

（一）需求调研与提报

各教学单位应根据自身学科特点、教学计划及学生规模，结合现有教学用具的实际状况，定期组织相关教师进行教学用具需求调研。调研应充分考虑教学大纲要求、课程改革方向及教学方法创新等因素。在调研基础上，填写《教学用具需求申报表》，详细列明所需用具的名称、规格型号、预估数量、质量要求、主要用途、建议品牌（如有）及预估单价等信息，并由单位负责人审核签字后，按规定时间报送至学校指定的教学管理部门或资产管理部门。

（二）需求汇总与审核

教学管理部门或资产管理部门收到各单位的需求申报后，应对申报内容进行分类汇总。组织相关领域的专业教师、技术人员及财务人员组成审核小组，对汇总后的需求进行必要性、合理性及经济性审核。重点审核是否符合教学实际需要、是否存在重复购置、技术参数是否标准合理、预算估算是否得当等。审核通过后，形成初步的年度或学期教学用具采购计划草案，并报学校分管领导审批。

三、采购管理

（一）采购计划制定与审批

根据审批通过的需求，结合学校年度财务预算安排，由资产管理部门（或采购部门，根据学校实际职责划分）牵头制定详细的教学用具采购计划。采购计划应明确采购项目、采购方式、预算金额、采购时间节点等。采购计划需报请学校财务部门及分管校领导审批，对于大额或重大采购项目，还需按规定提交学校相关决策机构审议。

（二）采购方式选择与执行

根据采购项目的金额、性质及国家相关法律法规和学校采购管理办法，合理选择采购方式，包括公开招标、邀请招标、竞争性谈判、询价采购、单一来源采购等。对于达到规定金额标准的采购项目，必须严格执行政府采购相关规定。采购过程应坚持公开、公平、公正、透明的原则，规范采购程序，确保采购行为的合法性和合规性。采购部门应组织专业人员参与采购文件的编制、供应商的考察与评审、合同的洽谈与签订等工作。

（三）合同管理

采购合同是规范供需双方权利义务的重要依据。所有采购项目均应签订书面采购合同，明确采购物品的规格型号、数量、质量标准、价格、交付时间、交付地点、验收标准、付款方式、售后服务及违约责任等条款。合同文本需经过学校法律顾问或相关部门审核，确保条款严谨、合法。合同签订后，应严格履行，妥善保管合同文本及相关附件。

四、入库与验收管理

（一）到货验收

教学用具到货后，资产管理部门（或库房管理部门）应会同采购部门、使用单位及相关专业技术人员，依据采购合同、送货单及相关技术资料，共同对到货物品进行严格验收。验收内容包括：数量是否相符、规格型号是否一致、外观是否完好、配件是否齐全、技术参数是否达标、产品合格证及相关文件是否完备等。对于需要进行性能测试的仪器设备，应进行现场测试或委托第三方机构检测。

（二）入库登记

验收合格的教学用具，应由库房管理人员及时办理入库手续。详细填写《教学用具入库登记表》，记录物品名称、规格型号、数量、单价、总价、生产厂家、供应商、采购日期、验收日期、入库编号等信息，并为每件（套）物品粘贴唯一的资产标签。对于价值较高或精密的仪器设备，还应建立专门的技术档案，存放相关的说明书、图纸、检测报告等资料。

（三）问题处理

验收过程中如发现数量短缺、规格不符、质量不合格或损坏等问题，验收人员应立即向采购部门反馈，并由采购部门负责与供应商联系，协商解决退换货、补货或索赔事宜，严禁不合格物品入库。

五、保管与维护管理

（一）库房管理

教学用具库房应具备适宜的存放条件，保持清洁、干燥、通风，做好防火、防潮、防尘、防虫、防盗等工作。物品存放应科学分类、井然有序，做到账物对应、存取方便。库房管理人员应定期对库存物品进行检查和清点，确保物品完好。

（二）日常维护与保养

各使用单位是教学用具日常维护保养的责任主体。应根据教学用具的性质和使用说明，制定相应的维护保养计划，明确维护保养责任人。对于精密、贵重或易损的教学用具，应建立专门的维护保养记录，定期进行检查、清洁、调试和校准，确保其处于良好的可用状态，延长使用寿命。

（三）维修管理

教学用具发生故障或损坏需要维修时，使用单位应及时填写《教学用具维修申请单》，报资产管理部门审批。资产管理部门根据故障情况，组织内部维修人员或联系外部专业维修机构进行维修。维修费用按规定程序报批。维修完成后，应对维修效果进行验收，并更新相关维修记录。

六、领用与归还管理

（一）领用管理

教学单位因教学活动需要领用教学用具时，应由领用责任人填写《教学用具领用单》，注明领用单