合同解除通知函写作指南.docxVIP

合同解除通知函写作指南

在商业活动与日常经济往来中，合同是维系各方权利义务的基石。然而，当客观情况发生变化或一方未能履行合同义务时，解除合同有时成为不可避免的选择。合同解除通知函作为正式的法律文书，是解除方行使解除权、明确双方后续权利义务的关键载体。其撰写质量直接关系到解除行为的合法性、有效性，以及后续争议解决的难易程度。本指南旨在提供一份专业、严谨且具实用价值的合同解除通知函写作指引，助力相关方妥善处理合同解除事宜。

一、合同解除通知函的核心要义与重要性

合同解除通知函，简而言之，是合同一方当事人依据合同约定或法律规定，向另一方当事人发出的，旨在终止合同效力的正式书面文件。其核心要义在于“通知”与“宣告”——一方面将解除合同的意愿明确告知对方，另一方面宣告合同解除的法律后果即将或已经产生。

其重要性体现在：

1.合法性基础：合法有效的解除通知是合同解除程序启动的标志，是解除方行使权利的合法凭证。

2.避免争议：清晰、规范的通知能够减少双方对解除事由、时间节点等关键问题的理解偏差，从而降低后续争议发生的可能性。

3.证据固定：作为书面文件，通知函本身即是重要的证据，在可能发生的诉讼或仲裁中具有极高的证明力。

4.指引后续：通知函中通常会载明合同解除后的结算、交接等事宜，为双方后续行动提供指引。

二、合同解除通知函的关键构成要素

一份规范的合同解除通知函应包含以下核心要素，各要素的表述需力求精准、无歧义：

（一）首部：清晰的主体与背景信息

1.标题：应直接明确，如“关于解除《[合同全称]》的通知函”或“合同解除通知函”。

2.称谓：准确写明接收通知的一方当事人全称（若为公司）或姓名（若为个人），确保与合同主体一致。

3.引言：简述合同签订的基本情况，包括合同名称、编号（如有）、签订日期、双方当事人等，以便对方迅速识别所涉合同。例如：“贵我双方于XXXX年XX月XX日签订了《[合同全称]》（合同编号：XXXX）（以下简称“合同”），该合同约定……（简述核心合同目的或与解除相关的主要内容）。”

（二）正文：解除事由与具体安排

1.解除事由的阐述：这是通知函的核心内容，必须依据充分、陈述清晰。

*合同依据：优先引用合同中关于解除权行使的具体条款。例如：“根据合同第X条第X款约定，‘……（引用合同原文）’。”

*事实依据：客观、准确地描述导致解除合同的事实情况。应围绕合同依据中约定的解除条件，列举对方违约行为或发生的情事变更等。避免情绪化表达，以客观事实为基础。例如：“自XXXX年XX月XX日起，贵司未能按照合同第X条约定，向我司[具体履行事项]，经我司多次催告（可附催告函复印件作为证据），截至本通知发出之日，贵司仍未纠正上述违约行为，已严重影响合同目的实现。”

*法律依据（如适用）：若合同无明确约定或约定不清晰，可引用相关法律规定作为解除依据。例如：“鉴于上述事实，根据《中华人民共和国民法典》第五百六十三条第X款之规定，我司有权解除合同。”

2.明确的解除意思表示：在阐述清楚事由后，应作出明确、不含糊的解除合同的意思表示。例如：“基于上述原因，我司现正式通知贵司：自本通知函送达贵司之日起，《[合同全称]》（合同编号：XXXX）立即解除/于XXXX年XX月XX日正式解除。”（解除日期需明确，是立即解除还是设定一个合理期限后的解除）

3.合同解除后的处理方案：

*款项结算：明确已发生款项的支付、退还，保证金的处理等。例如：“合同解除后，请贵司于XXXX年XX月XX日前向我司支付拖欠款项共计人民币XX元。”或“我司将在收到贵司返还的[某物]并确认无损坏后XX日内，将履约保证金人民币XX元无息退还贵司。”

*物品返还/交接：如有租赁物、借用物、保管物或其他财物，应明确返还的物品清单、数量、标准、期限及地点。

*资料交接/保密义务：涉及商业秘密或专有信息的，应重申或约定保密义务的延续性。

*违约责任（如适用）：若因对方违约导致解除，可明确主张对方应承担的违约责任，如支付违约金、赔偿损失等，但需注意与合同约定及法律规定相符。

4.权利义务的廓清：简述合同解除后，除已约定的结算、交接等事宜外，双方在原合同项下的其他权利义务终止，但不影响守约方向违约方追究违约责任的权利。

（三）尾部：规范的结束与送达信息

1.通知方权利保留声明：通常表述为“本通知函内容为我方真实意思表示，我方将保留依据合同及相关法律法规追究贵司（或贵方）违约责任的一切权利。”

2.联系方式：提供通知方联系人、联系电话、电子邮箱（如有必要），以便对方沟通。

3.落款：通知方全称（并加盖公章，若为公司或其他组织）、法定代表人或授权代表签字（可选，但更正式）。

4.日期：发出通知函的年月