篮球俱乐部人力资源档案规章.doc

篮球俱乐部人力资源档案规章

一、总则

1.目的

本规章旨在建立和完善篮球俱乐部人力资源档案管理体系，规范档案的收集、整理、保管、利用等工作流程，确保人力资源档案的真实性、完整性和保密性，为俱乐部的人力资源管理、决策制定以及员工个人发展提供有力支持。

2.适用范围

本规章适用于篮球俱乐部全体员工。涵盖从俱乐部管理层、教练团队、球员到后勤保障人员等各个岗位的人员档案管理。

3.管理原则

遵循真实性、完整性、保密性、科学性和服务性的原则。确保档案内容真实反映员工情况，全面收集各类相关资料；严格保护档案信息安全，防止信息泄露；运用科学方法进行档案管理，提高管理效率；以服务俱乐部人力资源管理和员工发展为宗旨，充分发挥档案的作用。

二、档案内容与分类

1.基本信息类

包括员工个人简历、身份证复印件、学历学位证书复印件、专业资格证书复印件等。这些资料用于记录员工的基本个人情况和教育背景、专业能力。

2.工作经历类

员工在俱乐部的入职申请表、劳动合同、岗位变动记录、离职证明等。此类档案反映员工在俱乐部的工作轨迹和岗位变迁。

3.培训与发展类

参加内部培训课程的记录、外部培训证书、进修学习资料等。体现员工在俱乐部的学习与成长过程，为员工的职业发展规划提供依据。

4.绩效考核类

各阶段的绩效考核评估表、绩效反馈记录、奖惩情况记录等。有助于了解员工的工作表现和对俱乐部的贡献。

5.薪酬福利类

工资单、奖金发放记录、社保缴纳凭证、福利申请与发放记录等。涉及员工的切身利益，是人力资源管理的重要组成部分。

6.健康与安全类

入职体检报告、定期健康检查记录、工伤事故处理记录等。保障员工的身体健康和工作安全，同时也是俱乐部履行社会责任的体现。

三、档案收集与整理

1.收集渠道

新员工入职时，由人力资源部门统一收集其基本信息资料；员工在职期间，各部门负责及时将员工的培训记录、绩效评估结果、奖惩情况等反馈给人力资源部门；员工离职时，相关部门配合人力资源部门完成离职手续资料的收集。

2.收集要求

资料应真实、准确、完整，提供原件或经确认的复印件；明确各类资料的收集时间节点，确保档案信息的及时性。

3.整理流程

对收集到的资料进行分类，按照档案分类标准进行编号、编目；对资料进行排序，确保同一类档案的顺序规范；对破损或不规范的资料进行修复和整理，保证档案的质量。

四、档案保管

1.保管设施

设立专门的档案库房，配备防火、防潮、防虫、防盗等设施设备，确保档案保存环境安全适宜。

2.保管方式

采用纸质档案与电子档案相结合的保管方式。纸质档案存放在档案柜中，按照编号顺序排列；电子档案存储在专门的服务器上，进行定期备份。

3.保管期限

根据档案类型和重要程度确定不同的保管期限。一般来说，员工在职期间的档案应长期保存；离职员工的档案保存一定年限后，根据相关规定进行处理。

五、档案利用

1.内部利用

人力资源部门在进行人员调配、晋升、培训等工作时，可查阅相关员工档案；其他部门因工作需要查阅档案时，需填写查阅申请表，经部门负责人和人力资源部门负责人审批后，在指定地点查阅。

2.外部利用

外部单位或个人因合法事由需要查阅员工档案时，需提供相关证明材料，经俱乐部管理层审批后，按照规定程序办理查阅手续。严禁将档案原件外借，确有需要提供复印件的，需注明用途并经审批。

3.利用记录

对档案的查阅、借阅等利用情况进行详细记录，包括利用时间、利用人、利用目的、归还时间等信息，以便追溯和管理。

六、档案保密

1.保密制度

制定严格的档案保密制度，明确档案管理人员的保密职责和权限。档案管理人员应签订保密协议，严禁泄露档案信息。

2.保密措施

档案库房应设置门禁系统，限制无关人员进入；电子档案应设置访问权限，对不同级别的人员授予不同的操作权限；对涉及敏感信息的档案进行加密处理。

3.违规处理

对违反档案保密规定的人员，视情节轻重给予相应的纪律处分；造成严重后果的，依法追究法律责任。

七、档案信息化管理

1.系统建设

建立完善的人力资源档案管理信息系统，实现档案的电子化录入、存储、检索和利用。系统应具备数据安全防护功能，防止数据丢失和泄露。

2.数据维护

定期对电子档案数据进行更新和维护，确保数据的准确性和及时性。对新录入的数据进行严格审核，保证数据质量。

3.信息化应用

利用信息化手段提高档案管理效率，如实现档案的在线查阅、统计分析等功能。通过数据分析为俱乐部的人力资源决策提供支持。

八、档案监督与检查

1.监督机制

建立档案管理监督机制，人力资源部门定期对档案管理工作进行自查，确保档案管理工作符合本规章要求。

2.检查内容

检查档案的收集、整理、保管、利用等环节是否规范，档案内容是否完整、准确，保密措施是否到位等。

3.整改措施

对检查中发现