DB3209_T1268-2024_红色档案数据著录规范_盐城市 .docxVIP

ICS01.140.20

CCSA14DB3209盐城市地方标准

DB3209/T1268—2024

红色档案数据著录规范

Specificationfordatadescriptionofredarchives

DB3209/T1268—2024

前

本文件按照GB/T1.1—2020《标准化工作导则起草。

本文件由新四军纪念馆提出。

本文件由盐城市市场监督管理局归口。

言

第1部分：标准化文件的结构和起草规则》的规定

本文件起草单位：新四军纪念馆、南京农业大学信息管理学院、同方知网数字出版技术股份有限公司、山西同方知网数字出版技术有限公司、北京中科标准科技集团有限公司、南京数字经济科技学会。

本文件主要起草人：仇金标、潘麟之、王然、梁雯雯、王金鑫、袁志颖、于雪哲、何琳、曹新九、王志民、姚国章、李晓慧、陈桂莲、成鑫、郝振国、王宏昭、王鑫、李慈女、罗贤娟、曾小凡。

DB3209/T1268—2024

红色档案数据著录规范

1 范围

本文件界定了红色档案数据著录的术语和定义，确立了总则，规定了著录项目、著录符号、著录用文字、标识项著录细则、背景项著录细则、内容与结构项著录细则、查阅与利用控制项著录细则、相关资料信息项著录细则、附注项著录细则、著录控制项著录细则、著录示例及工作程序。

本文件适用于各级各类红色档案馆（室）、红色文化纪念馆对所藏各种类型的红色档案的著录。

2 规范性引用文件

下列文件中的内容通过文中的规范性引用而构成本文件必不可少的条款。其中，注日期的引用文件，仅该日期对应的版本适用于本文件；不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改单）适用于本文件。

GB/T4880（所有部分） 语种名称代码GB/T15418 档案分类标引规则

3 术语和定义

DB3209/T1268—2024

作为基本著录单位的一件文物、一份文件、一个文件集合、一张图片、一本图书、一部音频或视频。[来源：DA/T18—2022，3.2]

3.5

著录项目 elementofdescription

揭示档案内容、结构、背景或管理活动的记录事项。[来源：DA/T18—2022，3.5]

3.6

著录条目entryofdescription

一个著录单元所有著录项目的组合。注：手工著录环境下，著录条目的形式为著录卡片；计算机环境下，著录条目的形式为一条数据记录。著录单元所

处的层次位置。[来源：DA/T18—2022，3.6]

4 总则

4.1 层级性

根据档案整理结果，从卷宗级到小件级分级著录档案信息，以反映部分与整体的层次结构。

4.2 一致性

DB3209/T1268—2024

c)内容与结构项：著录单元的主题内容和组织信息；d)查阅与利用控制项：著录单元可利用情况的信息；

e) 相关档案材料项：与著录单元有重要关系的相关档案材料的信息；

f) 著录控制项：档案著录条目的编制方式、编制时间以及编制人员方面的信息；g) 附注项：特殊信息和不适用于其他各项著录的信息。

5.2 每一个大项下包括若干个著录小项。对于一条著录条目而言，有些著录项目为必选，有些著录项目为可选，应依据实际情况分析使用。

5.3 不同著录层级对应的著录项目应符合表1的规定。红色档案著录项目分为标识、背景、内容与结构、查阅与利用控制、相关资料信息、附注、著录控制7个大项，43个小项。表1规定了著录项及其约束性。

6 著录符号

著录内容标识符号如下：

a) “□”用于代替一个残缺或模糊不清的文字，三个□表示多个残缺的文字；b) “-”用于连接档号、数字图像号的各层级。

序号 著录项目

1 组织机构代码2档案号

3 档案类型

表1 著录项目清单约束性

必著必著

必著

字段类型 字段长度字符型20字符型20

字符型 40

DB3209/T1268—2024

序号343536373839404142

43

相关资料信息附注

著录控制

著录项目 约束性出版物名称