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院办人员岗位职责详细说明

院办公室作为单位运转的中枢核心，承担着承上启下、协调左右、联系内外的关键职能。院办人员的工作效能直接关系到单位整体工作的顺畅推进与决策部署的有效落实。为确保各项工作规范、高效、有序开展，明确院办人员的岗位职责至关重要。

一、日常行政与综合协调

院办人员是单位日常行政事务的主要执行者与综合协调的关键纽带。其核心职责在于保障单位日常运作的平稳高效。具体包括：

1.政务协调：积极协助院领导处理日常政务，做好各部门、各层级之间的沟通联络与工作协调，确保信息畅通，促进各项工作的有效衔接与协同推进。对于工作中出现的矛盾和问题，要及时梳理、主动介入，提出初步协调意见供领导参考。

2.事务管理：全面负责院办公室的日常运转，包括办公环境的维护、办公用品的申领与分发、办公设备的日常保养与报修协调等，为全体职工提供良好的办公条件。

3.内外联络：承担单位对外联络的窗口职责，负责接待来访客人，接听和转接各类来电，准确记录并传达相关信息。同时，协调安排领导的外事活动和内外部会议的联络事宜。

4.制度执行与完善：协助领导组织制定、修订和完善单位内部各项行政管理制度、工作流程，并监督检查制度的执行情况，及时反馈执行中存在的问题，提出改进建议。

二、会议组织与服务保障

高效规范的会议是实现科学决策、统一思想、部署工作的重要途径。院办人员在会议组织与服务保障方面肩负重任：

1.会议策划与筹备：根据领导指示或工作需要，负责各类会议（如院务会、办公会、专题研讨会、职工大会等）的策划、方案拟定、议程安排、通知下发、参会人员组织等前期筹备工作。

2.会场布置与服务：负责会议场地的选择、布置，包括座席安排、会标制作、音响设备调试、投影资料准备等。会议期间，提供周到的会务服务，如签到、资料分发、茶水供应、会议记录等，并妥善处理会议过程中出现的突发情况。

3.会议纪要与决议督办：准确、及时地整理会议纪要，经审批后分发至相关部门和人员。对会议形成的决议、决定事项进行跟踪督办，确保各项任务落到实处，并及时向领导反馈进展情况。

三、文书处理与档案管理

文书与档案是单位各项工作的历史记录和重要凭证，其规范管理对于单位的规范化运作和历史传承具有重要意义。

1.公文处理：严格按照公文处理规定，负责各类来文的接收、登记、拟办、传阅、催办、归档等工作；同时，承担以单位或院办名义发出公文的核稿、编号、用印、分发等工作，确保公文处理的规范性、准确性和时效性。

3.档案管理：负责单位各类档案（包括文书档案、声像档案、实物档案等）的收集、整理、鉴定、保管、统计和利用工作，严格执行档案管理规定，确保档案的完整、安全和有效利用。协助做好档案的数字化建设工作。

四、信息传递与宣传工作

及时、准确的信息传递是保证决策科学性和工作有效性的前提，良好的宣传工作有助于提升单位形象和影响力。

1.信息收集与报送：建立健全信息收集网络，及时、准确、全面地收集单位各项工作动态、重要成果、存在问题等信息，按要求整理、编发内部信息刊物或向上级主管部门报送信息。

2.宣传报道：协助策划和组织单位的对内对外宣传工作，包括撰写宣传稿件、组织宣传活动、维护单位网站或公众号等宣传平台，展示单位良好形象和工作成效。

3.保密工作：严格遵守保密纪律，增强保密意识，负责涉密文件、资料的管理，确保党和国家秘密以及单位工作秘密的安全。

五、后勤保障与资产管理

良好的后勤保障和规范的资产管理是单位各项工作顺利开展的物质基础。

1.后勤服务协调：协助做好单位车辆调度、使用和管理的协调工作；协调安排单位的公务接待活动，严格执行接待标准；协助做好单位安全保卫、环境卫生、绿化等后勤保障相关的协调与监督工作。

2.固定资产管理：参与单位固定资产的登记、清查、维护、报废等管理工作，协助建立健全固定资产台账，确保资产账实相符，防止国有资产流失。

六、领导交办的其他工作

院办人员需具备高度的责任心和灵活性，积极承担并高效完成院领导临时交办的其他各项工作任务，确保领导工作的顺利开展。

七、任职要求与职业素养

院办工作的特殊性，要求从业人员具备较高的综合素质：

1.政治素养：具有坚定的政治立场和正确的政治方向，思想觉悟高，大局意识强。

2.业务能力：具备较强的文字功底、组织协调能力、沟通表达能力、综合分析能力和应急处置能力，熟悉办公自动化操作。

3.职业操守：热爱本职工作，责任心强，工作严谨细致，精益求精，具有良好的保密意识、服务意识和奉献精神。

4.团队协作：善于与人沟通，乐于团队合作，能够积极主动地配合他人完成工作。

5.学习能力：能够不断学习新知识、新技能，适应不断变化的工作需求。

综上所述，院办人员的岗位职责繁杂而重要，是单位高效运转不可或缺的重要力量。