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机关单位文书写作规范示范

机关单位文书是传达政令、沟通信息、记录工作、规范行为的重要载体，其质量直接关系到单位工作的效率和形象。为进一步提升机关文书写作的规范化水平，确保信息传递准确、高效、权威，特制定本规范示范。本指南旨在结合实际工作需求，从基本原则、格式规范、语言表达、常见文种写作要点及审核校对等方面，提供系统性的操作指引，助力机关工作人员提升办文能力。

一、文书写作的基本原则

机关文书写作不同于一般文稿创作，它具有鲜明的政治性、法定性和规范性，必须遵循以下核心原则：

（一）准确规范，实事求是

这是文书写作的生命线。内容必须真实可靠，基于客观事实和政策依据，准确反映工作情况、问题本质和决策意图。用词造句必须精准无误，避免歧义，特别是涉及政策、数据、人名、地名等关键信息，务必反复核实。格式体例需严格遵循国家及本单位相关规定，不容随意更改。

（二）精简高效，注重实效

“文约而事丰”是机关文书的追求。要力戒形式主义和官僚主义，突出核心内容，删除冗余信息，做到篇幅简短、条理清晰。行文目的要明确，措施要具体可行，确保文书能够有效指导实践、解决问题，切实提升工作效能。

（三）庄重得体，体现权威

机关文书代表单位形象和公信力，语言风格必须庄重、平实、严谨、规范。要使用书面语，避免口语化、随意化表达，慎用网络词汇和生僻词语。根据行文对象和内容性质，选择恰当的语气和表达方式，既要维护机关的权威性，也要体现服务意识。

二、文书格式规范

规范统一的格式是文书严肃性和规范性的重要体现，也是确保文书易于识别、阅读和归档的基础。

（一）通用格式要求

1.用纸规格：一般采用A4型纸张（210mm×297mm）。

2.页边距：上3.7cm，下3.5cm，左2.8cm，右2.6cm（可根据本单位具体规定微调，但应保持统一）。

3.字体字号：正文一般用三号仿宋GB2312字体；标题一般用二号小标宋GB2312字体；一级标题用三号黑体，二级标题用三号楷体GB2312，三级标题用三号仿宋GB2312加粗。

4.行距：一般采用固定值28.5磅（或单倍行距，具体以本单位规定为准）。

5.页码：一般用4号半角宋体阿拉伯数字，置于版心下边缘之下一行，居中排布。

（二）构成要素规范

1.眉首部分：包括公文份数序号、秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人等。发文字号由发文机关代字、年份、序号组成，年份应标全称，用六角括号“〔〕”括入，序号不编虚位（即1不编为001）。

2.主体部分：包括标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件等。标题应准确概括公文的主要内容，一般由发文机关名称、事由和文种组成。主送机关指公文的主要受理机关，应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。成文日期一般署会议通过或者发文机关负责人签发的日期。联合行文时，署最后签发机关负责人签发的日期。

3.版记部分：包括抄送机关、印发机关和印发日期等。抄送机关指除主送机关外需要执行或者知晓公文内容的其他机关，应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。

三、语言表达规范

语言是文书的灵魂，其表达的优劣直接影响文书的质量和效果。

（一）准确严谨，避免歧义

1.概念明确：使用确切的词语，避免使用模糊、含混的概念。例如，“最近”、“大概”、“不少”等词语应尽量少用或不用，如需使用，应辅以具体说明。

2.判断恰当：句子表达的意思要明确，不能模棱两可。避免使用“可能”、“也许”等不确定的判断词（除非确有必要）。

3.逻辑清晰：句与句之间、段与段之间要有严密的逻辑联系，避免出现逻辑混乱或跳跃。

（二）简洁精炼，言简意赅

1.开门见山：直奔主题，不绕弯子，避免不必要的引言和客套话。

2.删繁就简：去除空话、套话、废话，力求用最简洁的语言表达最丰富的内容。例如，“在……的领导下”、“在……的基础上”等习惯性冗余表述，在不必要时应删减。

3.恰当使用简称：对于一些众所周知的、规范的机构名称、会议名称等，可以使用简称，但首次出现时应使用全称并注明简称。

（三）庄重得体，符合身份

1.使用规范书面语：避免使用口语、方言、网络流行语。例如，“搞”、“弄”、“事儿”等应替换为“进行”、“开展”、“事项”等。

2.语气得体：根据行文目的和对象，选用恰当的语气。上行文（如请示、报告）应谦逊、尊重；下行文（如通知、命令）应明确、肯定；平行文（如函）应平和、协商。

3.禁用不当修辞：一般不使用比喻、拟人、夸张等文学性修辞手法，以免影响文书的严肃性。

四、常见文书种类及写作要点

机关单位文书种类繁多，以下简要介绍几种常用文书的写作要点：

（一）通知

通知是用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，发布规章