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2025皮革制品公司会计档案管理规范管理制度

第一章总则

第一条目的

为规范公司会计档案管理，保障会计信息真实、完整、安全，防范档案丢失、泄露或篡改风险，依据《会计档案管理办法》《中华人民共和国会计法》《中华人民共和国档案法》等法律法规，结合公司皮革制品采购、生产、销售全流程的财务核算特点（如皮革原材料采购凭证、生产车间成本核算资料、成品销售结算档案等），制定本制度。

第二条适用范围

本制度适用于公司各部门及关联主体，包括财务部（核心责任部门）、采购部（皮革采购凭证移交）、生产部（成本核算资料提供）、销售部（销售结算档案配合）、档案管理部（档案存储保管），以及全体涉及会计档案收集、整理、使用的员工（含正式员工、试用期员工、外包财务人员）。

第三条核心定义

会计档案：指公司在财务活动中形成的，具有保存价值的各类会计资料，包括纸质档案（如皮革采购增值税发票、生产领用皮革成本凭证、会计账簿）和电子档案（如财务软件中的电子凭证、皮革制品销售电子台账、电子财务报表）；

档案生命周期：指会计档案从“形成收集→整理归档→存储保管→借阅使用→鉴定销毁”的全流程管理阶段，各阶段需符合本制度及国家相关规范要求。

第二章会计档案管理范围

第四条会计凭证类

原始凭证：皮革原材料采购的增值税专用发票、运输费用单据、生产车间领用皮革的出库单、人工成本核算表（含生产工人工资凭证）、皮革制品销售的增值税普通发票/专用发票、客户回款银行回单；

记账凭证：财务部根据原始凭证编制的记账凭证，需标注业务类型（如“皮革采购”“成品销售”“生产费用摊销”），附件需完整粘贴（如采购合同复印件、销售订单编号）。

第五条会计账簿类

总账：公司全部经济业务的总分类账簿，含资产、负债、所有者权益、成本（皮革采购成本、生产加工成本）、损益类科目；

明细账：按明细科目设置的账簿，包括皮革原材料明细账（记录采购、领用、库存数量及金额）、产成品（皮革制品）明细账（记录生产、入库、销售数量及金额）、应收账款明细账（按客户分类记录皮革制品销售回款）；

辅助账簿：皮革制品成本核算台账（含单位产品皮革消耗量、加工费分摊）、固定资产台账（如生产车间制革设备折旧记录）。

第六条财务报告类

月度/季度/年度财务报表：资产负债表、利润表、现金流量表，需附带成本分析报告（含皮革采购成本波动分析、成品销售利润率分析）；

专项财务报告：皮革原材料采购预算执行报告、年度税务审计报告、财务专项检查报告（如海关稽查相关财务资料，若涉及出口皮革制品）。

第七条其他会计档案

合同类：皮革采购合同（财务备案件）、皮革制品销售合同（含结算条款页）、融资合同（如设备采购贷款合同）；

税务类：增值税纳税申报表、企业所得税汇算清缴报告、出口退税申报资料（若涉及）；

电子类：财务软件（如用友、金蝶）中的电子凭证、电子账簿、备份数据，税务申报系统中的电子回执，存储介质（如移动硬盘、U盘）需标注“会计档案专用”。

第三章会计档案管理责任划分

第八条公司层面责任

成立会计档案管理小组，由总经理任组长，财务负责人任副组长，成员包括档案管理部、采购部、生产部、销售部负责人，负责制度执行监督、档案风险排查（如防潮、防篡改）、重大问题决策（如超期档案销毁）；

配置符合要求的档案管理资源：纸质档案需配备防潮、防火、防盗的专用档案室（温度14-24℃，相对湿度45-60%，适配皮革行业仓库周边湿度环境），电子档案需搭建财务专用服务器（加密存储，定期运维）；

每年组织会计档案管理培训，覆盖财务部、档案部及相关部门员工，培训内容包括档案收集规范、保密要求、应急处理流程。

第九条部门层面责任

财务部：负责会计档案的日常收集（如每月收集采购部皮革采购凭证）、整理（按“采购-生产-销售”分类装订）、初步审核（检查凭证附件完整性），在规定时限内移交档案管理部；

档案管理部：负责会计档案的接收（核对财务部移交清单）、存储（纸质档案按年度+类型编号存放，电子档案录入管理系统）、借阅登记，定期检查档案保存状态（如纸质档案是否霉变，电子档案备份是否有效）；

采购部/生产部/销售部：采购部需在皮革采购业务完成后5日内将发票、合同复印件移交财务部；生产部需每月10日前将上月生产费用凭证（如制革车间水电费单据）移交财务部；销售部需在销售结算后3日内将销售发票、回款凭证移交财务部，逾期需书面说明原因。

第十条员工个人责任

财务人员：需按《会计基础工作规范》整理凭证，不得私自涂改、抽换会计档案，离职时需完成档案交接（列明细清单，经接手人及财务负责人签字确认）；

档案管理员：需签署《会计档案保密承诺书》，不得泄露档案中的财务数据（如皮革采购单价、客户回款金额），不得私自外借档案，发现档案异常（