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外来人员入职防控流程规范

一、背景与目的

随着组织活动的日益开放和业务发展的需要，外来人员（包括但不限于外部招聘的全职员工、兼职人员、实习生、项目合作人员及顾问等）的引入成为常态。此类人员的入职流程涉及多环节、多部门协作，其背景复杂性、流动性等特点可能给组织带来潜在的健康、安全、信息及运营风险。为规范外来人员入职管理，强化源头防控，保障组织内部正常运作秩序，保护现有员工权益与组织资产安全，提升整体管理效能与品牌形象，特制定本流程规范。

二、适用范围与基本原则

本规范适用于所有通过正式或非正式渠道进入本组织工作、提供服务或参与项目的非组织原有编制内的外来人员。

基本原则：

1.预防为主，审慎评估：将风险防控意识贯穿于入职全流程，对潜在风险进行前瞻性识别与评估。

2.分级分类，精准施策：根据外来人员的工作性质、接触范围、停留时长等因素，实施差异化的防控措施。

3.责任明确，协同联动：明确各相关部门及人员的职责，确保信息畅通，形成防控合力。

4.流程规范，高效便捷：在确保安全的前提下，优化流程设计，提升入职办理效率，保障外来人员的良好体验。

5.合规合法，尊重隐私：所有防控措施均应符合相关法律法规要求，尊重并保护外来人员的个人隐私。

三、组织与职责

1.人力资源部门（或指定归口管理部门）：作为外来人员入职防控流程的牵头部门，负责本规范的制定、修订、解释与监督执行；统筹协调各环节工作；负责外来人员的信息审核、背景调查（如适用）、入职引导及相关档案管理。

2.行政/后勤部门：负责入职所需防疫物资（如口罩、消毒液等）的准备与分发；办公区域、公共空间的清洁消毒与环境安全；外来人员临时出入证件的制作与管理。

3.用人部门/项目组：负责提出外来人员需求，协助进行资质初筛；指定入职引导人，负责外来人员入职后的岗位培训、日常管理与行为监督；及时反馈外来人员在工作中出现的异常情况。

4.信息安全部门（如设有）：负责对外来人员的信息系统权限申请进行评估与审批；提供信息安全培训，监督信息安全规定的执行。

5.法务/合规部门（如设有）：负责对入职流程及相关协议的合规性进行审核。

6.医疗/健康管理部门（如设有或外包）：提供健康咨询，指导健康筛查流程，处理突发健康事件。

四、核心流程规范

（一）入职前：审慎评估与信息核验

1.需求提报与审批：用人部门根据实际工作需要，填写《外来人员入职申请单》，明确人员类型、工作内容、预计时长、所需权限、是否接触敏感信息或区域等，按审批权限逐级报批。

2.背景信息收集与初核：

*人力资源部门（或用人部门协助）向外来人员收集必要的个人信息（如身份信息、联系方式、紧急联系人、相关资质证明、过往工作经历简述等）。

*对关键岗位或有必要的外来人员，应进行适当的背景核实，重点关注职业操守、有无不良记录等。

3.健康状况声明与筛查：

*要求外来人员如实填写《健康状况声明书》，内容至少包括近期有无发热、咳嗽等呼吸道症状，有无疫情中高风险地区旅居史或密切接触史，有无其他可能影响工作的传染性疾病或健康隐患。

*根据国家及地方防疫政策、组织内部规定以及岗位性质，要求外来人员提供有效的健康证明（如体检报告、疫苗接种证明、核酸/抗原检测阴性证明等）。必要时，可组织统一的健康检查。

4.入职材料准备通知：明确告知外来人员入职时需携带的原件及复印件材料，如身份证明、学历/资质证书、健康证明等。

5.入职引导人指定：用人部门应为每位外来人员指定一名入职引导人，负责其入职初期的指导与帮助。

（二）入职时：规范接待与安全导入

1.指定地点接待：外来人员抵达后，由入职引导人或人力资源部门人员在指定区域（如接待室、前台）进行接待，避免其随意在组织内部走动。

2.材料核验与登记：

*核对外来人员身份信息与入职材料的真实性、完整性。

*指导外来人员填写《外来人员入职登记表》，录入必要信息至组织管理系统。

3.防疫措施落实：

*测量体温，观察有无明显呼吸道症状。

*根据防控需要，提供或要求佩戴口罩、一次性手套等个人防护用品。

*引导其使用免洗消毒液进行手部清洁。

4.临时出入证件办理：为外来人员制作并发放临时工作证/出入证，明确标注人员类型、所属部门、有效期限。强调证件的重要性及遗失处理办法。

5.入职告知与协议签署：

*向外来人员详细介绍组织的规章制度、行为规范、安全须知、保密协议（如适用）、知识产权保护、应急处置流程等。

*对于需要签署的《外来人员行为规范承诺书》、《保密协议》等文件，确保其理解并签署。

6.安全与保密培训：

*组织针对性的安全培训，内容包括消防安