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文档数字化归档管理标准

一、总则

1.1目的与依据

为规范本单位文档数字化归档管理工作，确保数字档案的真实性、完整性、可用性与安全性，提高档案管理效率与利用水平，依据国家相关法律法规及行业标准，结合本单位实际情况，特制定本标准。

1.2适用范围

本标准适用于本单位所有需要进行数字化处理并归档管理的各类文档，包括但不限于纸质文件、电子文件、声像资料等。各部门及相关人员在文档数字化、归档、保管、利用、销毁等环节均应遵守本标准。

1.3术语定义

文档数字化：指将纸质等传统载体形式的文档通过扫描、录入、转换等技术手段转化为计算机可识别、存储和处理的数字形式的过程。

数字档案：指通过数字化手段形成的，具有凭证、查考和利用价值，并按照一定规则进行整理、归档和管理的数字信息及其载体。

元数据：描述数字档案的内容、背景、结构及其管理过程的数据。

归档：指将处理完毕且具有保存价值的数字文档，按照规定的制度和手续移交档案管理机构或指定人员进行集中管理的过程。

1.4基本原则

真实性原则：确保数字化文档与原始文档内容一致，数字档案的形成、流转、保管过程可追溯。

完整性原则：保证数字档案的内容信息、背景信息和结构信息完整无缺。

可用性原则：数字档案应易于检索、读取和利用，其技术格式应符合长期保存和通用读取的要求。

安全性原则：采取必要的技术和管理措施，确保数字档案在产生、传输、存储和利用过程中的信息安全，防止未授权访问、篡改、丢失和损坏。

规范性原则：文档数字化及归档管理的各个环节均应遵循本标准及相关规范要求，保证工作质量。

二、组织与职责

2.1组织架构

单位应明确文档数字化归档管理的牵头部门（如办公室、信息技术部或档案管理部门），并指定专人负责协调和落实相关工作。各业务部门应配合做好本部门文档的产生、收集、整理和移交工作。

2.2职责分工

牵头部门：负责制定和修订文档数字化归档管理相关制度标准；组织、指导和监督各部门的文档数字化及归档工作；负责数字档案的集中管理、保管和提供利用；组织相关业务培训。

各业务部门：负责本部门产生的各类文档的及时收集、初步整理、鉴定其保存价值，并按要求进行数字化前处理或移交；配合牵头部门进行元数据著录等工作。

信息技术支持部门：负责提供文档数字化所需的软硬件设备、技术支持和维护；保障数字档案管理系统及存储环境的安全稳定运行。

档案管理员：具体执行数字档案的接收、著录、审核、存储、保管、利用、统计和鉴定销毁等工作。

三、文档数字化处理流程与要求

3.1文档收集与筛选

各业务部门应根据工作需要和档案管理规定，定期收集工作中形成的各类文档。对收集的文档进行筛选，确定需要进行数字化处理的范围和对象，优先数字化具有长期保存价值、高频利用需求或易损坏的重要文档。

3.2数字化前处理

整理排序：对纸质文档进行分类、排序、编写页码，确保顺序无误。

著录编号：对每份文档编制唯一标识符，并记录相关基本信息。

去污修复：对有污渍、破损的纸质文档，应进行必要的清洁和修复，确保扫描质量。

拆除装订：对需要扫描的装订成册的纸质文档，根据实际情况进行拆除，扫描完成后按原样恢复或采用其他方式装订。

3.3数字化转换

扫描设备：应根据文档的材质、幅面、清晰度要求等选择合适的扫描仪，确保扫描设备性能稳定，扫描分辨率、色彩模式等参数可调整。

扫描参数设置：

分辨率：一般文档扫描分辨率不低于200dpi；对于有特殊要求的文档，可适当提高分辨率。

色彩模式：一般采用黑白二值模式扫描；对于图文混排、彩色图片或有特殊保存需求的文档，可采用灰度模式或彩色模式扫描。

图像格式：应选择通用、开放、有利于长期保存的格式，如PDF、TIFF等。推荐使用PDF/A格式作为长期保存的首选格式。

扫描操作：扫描过程中应确保图像清晰、完整、无歪斜、无遗漏、无多余黑点或线条。操作人员应认真核对扫描页数与原文档页数是否一致。

3.4数字图像处理

对扫描生成的数字图像进行必要的后期处理，包括但不限于：

图像去污：去除扫描图像中的污点、杂色等。

歪斜校正：对扫描过程中产生的歪斜图像进行纠正。

裁边处理：去除图像边缘多余的空白区域。

清晰度调整：对模糊的图像进行适当的增强处理，确保文字清晰可辨。

图像拼接：对大幅面文档分块扫描后进行拼接处理，形成完整图像。

3.5元数据著录

根据档案著录规则及本单位元数据方案，对数字化文档进行元数据著录。元数据应至少包括：文档标题、编号、形成部门、形成日期、作者、关键词、摘要、保管期限、密级等。著录信息应准确、完整、规范。

3.6质量验收

数字化处理完成后，牵头部门或档案管理员应组织对数字图像质量和元数据著录质量进行验收。

图像质量：检查图像是否清晰、完整，有无错扫、漏扫、歪斜，色彩是否真实，文件格式是否符合要求。

元数据质量：检查著