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企业董事会会议管理手册

引言

董事会作为企业的决策核心，其会议的效率与质量直接关系到企业的战略方向、经营管理及风险控制。为规范董事会会议运作，确保会议过程有序、决策科学、记录完整，特制定本管理手册。本手册旨在为企业董事会会议的筹备、召开、后续跟进等各个环节提供清晰指引，以期充分发挥董事会在公司治理中的关键作用。

一、会前筹备与准备

充分的会前准备是确保董事会会议顺利高效召开的基石。此阶段工作繁杂且关键，需细致周全。

1.1会议计划制定

*年度会议计划：公司应于每年年初，根据经营计划和公司章程规定，制定年度董事会会议计划，明确会议的预计召开时间、主要议题范围等，为董事安排工作提供参考。

*临时会议提议：当出现需董事会审议的紧急事项或特定情形时，符合公司章程规定的提议主体（如董事长、三分之一以上董事、监事会或总经理等）可提议召开临时董事会会议。提议时应说明会议召开的必要性、拟审议议题等。

1.2会议通知发送

*通知时限：应严格按照公司章程规定的时限发送会议通知。对于定期会议，通常需提前较长时间（如十日）发出；临时会议通知时限可相对较短，但仍需确保董事有合理时间准备。

*通知内容：会议通知应至少包含以下信息：会议召开时间（包括起始时间、预计时长）、会议地点（如为现场会议，需明确具体地址；如为通讯方式会议，需明确参与方式及技术支持）、会议召集人、会议议题、会议形式（现场、通讯或两者结合）、联系人及联系方式。

*通知方式：通知应以书面形式（包括但不限于邮件、传真、专人送达等）发送至全体董事、监事及其他需要列席会议的人员（如总经理、董事会秘书等）。确保通知能够被有效接收和确认。

*材料送达：与会议议题相关的会议材料（议案、报告等）应随会议通知一并或提前送达董事，确保董事有充足时间审阅、研究，以提高会议讨论质量。材料送达时限亦需符合公司章程或内部规定。

1.3会议材料准备

*材料内容要求：会议材料应围绕会议议题展开，内容真实、准确、完整，简明扼要，逻辑清晰。对于议案，应明确提出需董事会审议批准的事项及具体建议；对于报告，应客观反映相关情况、问题及分析。

*材料编制与审核：会议材料通常由公司相关业务部门负责初稿编制，经分管领导审核后，提交董事会秘书或指定人员汇总、复核。确保材料数据准确、依据充分、表述规范。重要或复杂的议案材料，可事先与相关董事进行初步沟通。

*材料格式规范：统一会议材料的格式、字体、页码等，便于董事阅读和查阅。如需附件，应一并整理齐全。

1.4会场及后勤准备

*会场选择与布置：根据会议形式和规模选择合适的会场。现场会议需确保会场安静、整洁、舒适，具备良好的通风和照明条件。布置好会议桌、座椅、姓名牌、麦克风、投影设备、白板等。

*设备调试：对会议所需的音响、投影、视频会议系统等电子设备进行提前调试，确保运行正常。准备好备用设备或应急预案，以防突发故障。

*签到与资料分发：准备签到表，安排专人负责会议签到。会议材料、纸笔、饮用水等应提前在会场座位上摆放整齐，或在签到处统一分发。

*其他后勤保障：根据会议时长和需要，安排好茶歇、餐饮等后勤服务。如需住宿，提前为外地董事或参会人员预订酒店。

1.5会前沟通（可选）

对于一些复杂或敏感的议题，董事长或会议召集人可在会前与相关董事进行非正式沟通，了解董事的初步意见和关注点，有助于在会议上更高效地达成共识或聚焦讨论焦点。

二、会议召开与进行

会议的召开过程是决策形成的关键环节，需确保有序、高效、充分讨论。

2.1会议签到与资料分发

*签到：参会人员到达会场后，应在签到表上签到，以确认出席情况。董事会秘书或指定人员负责签到工作。

*资料核对：确认参会人员已收到会议材料，如有遗漏，及时补发。

2.2会议主持

*主持人：董事会会议通常由董事长主持；董事长不能履行职务或不履行职务的，由副董事长主持；副董事长不能履行职务或不履行职务的，由半数以上董事共同推举一名董事主持。

*主持职责：主持人负责宣布会议开始，说明会议应到人数、实到人数（确认是否达到法定或章程规定的有效出席人数），宣布会议议程。在会议过程中，引导董事围绕议题进行讨论，控制发言时间和节奏，确保每位董事有平等的发言机会，维持良好的会议秩序，避免跑题或不必要的争论。

2.3会议议程执行

*会议应严格按照事先确定的议程进行。如需临时调整议程或增加议题，需符合公司章程规定的程序（如经全体与会董事同意等）。

*主持人逐一提请审议各项议题。

2.4议题审议与讨论

*议案介绍：每项议题，可由议案提交部门负责人或指定人员（如总经理、财务负责人等）对议案内容、背景、依据、主要内容及建议等进行简要说明。

*董事