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会议安排与预约自动化系统模板

一、系统应用场景与核心价值

场景描述

本系统适用于企业、机构、社会组织等各类有常态化会议需求的组织，具体场景包括：

内部例会管理：如部门周会、项目月度复盘会，需固定时间、固定参会人，避免人工反复协调；

跨部门协作会议：涉及多部门参与的专题会议（如产品发布会筹备会），需同步各成员时间、匹配会议室资源；

外部客户/合作伙伴洽谈：需与外部人员约定会议时间，兼顾双方时区及日程；

临时紧急会议：突发事务需快速召集会议，系统可实时查看人员空闲状态，缩短响应时间；

大型会议/活动：如年度总结会、培训研讨会，需批量管理参会人、场地、物料等资源。

核心价值

效率提升：替代人工邮件/沟通，自动检测时间冲突，会议预约耗时减少80%；

资源优化：实时同步会议室、设备等资源占用情况，避免重复预订或闲置浪费；

流程规范：标准化审批流程（如部门会议需部门主管审批，跨部门会议需分管领导审批），保证会议合规性；

数据可追溯：自动记录会议历史、参会率、决议执行情况，为后续复盘提供数据支撑；

体验优化：参会人一键确认/拒绝，系统自动发送提醒（邮件/消息），减少爽约率。

二、会议预约全流程操作步骤

步骤1：发起会议（发起人操作）

登录系统：通过企业统一账号登录会议系统，进入“会议管理”模块；

选择会议类型：根据会议性质选择“内部例会”“跨部门会议”“外部会议”等模板，系统自动填充预设字段（如例会默认周期为“每周五14:00”）；

填写基础信息：

会议主题（简洁明确，如“Q3产品规划评审会”）；

会议时间（开始/结束时间，支持按“周/月”周期设置，或选择单次时间）；

会议地点（优先选择系统内会议室，支持查看实时占用状态；若为线上会议，填写会议/会议号）；

会议描述（可选，填写会议议程、需提前准备的资料等）。

步骤2：添加参会人员与资源

添加参会人：

内部人员：输入姓名/部门，系统自动匹配员工信息，支持批量添加；

外部人员：手动输入姓名、单位、联系方式，系统自动标记为“外部参会人”；

系统自动检测参会人日程冲突：基于个人日历（如Outlook/企业日历同步）显示“空闲/忙碌”状态，忙碌人员标红提示。

申请会议资源：

会议室：选择所需会议室（显示容量、设备如投影仪、白板等），若会议室已被占用，系统推荐备选会议室；

其他资源：如需投影仪、麦克风等设备，在“资源申请”模块勾选，提交后由行政部门审批。

步骤3：提交审批（根据会议类型触发）

内部部门会议：自动提交至部门主管审批，审批人可在系统内查看会议详情、参会人名单，“同意/驳回”；

跨部门会议：需依次经发起部门主管、涉及部门主管、分管领导三级审批（可自定义审批流程）；

外部会议：需提交至行政部或综合管理部审批，确认外部人员资质及会议合规性。

审批通过后，系统自动更新会议状态为“已批准”；驳回时，审批人需填写驳回原因（如“时间冲突”“资源不足”），发起人根据原因修改后重新提交。

步骤4：会议通知与反馈

自动发送通知：审批通过后10分钟内，系统自动向所有参会人发送通知，渠道包括：

企业内部消息（如企业/钉钉提醒）；

邮件通知（包含会议主题、时间、地点/、议程、参会人名单）；

短信提醒（针对外部人员或重要参会人）。

参会人反馈：

参会人收到通知后，“确认出席”/“无法出席”，系统实时更新参会状态；

若“无法出席”，需填写原因（如“临时出差”“时间冲突”），发起人可根据情况调整参会人或会议时间。

步骤5：会议执行与会后管理

会议提醒：

会前15分钟：系统再次发送提醒（消息+邮件），包含会议/会议室导航；

会前5分钟：主持人端收到“参会人员签到提醒”，显示已签到/未签到人员列表。

会议记录：

会议结束后，主持人需在系统内会议纪要（Word/PDF格式）、决议事项、负责人及完成时限；

系统自动“会议报告”，包含参会率、会议时长、决议执行进度等数据，支持导出Excel。

会议归档：

系统自动将会议信息（基础信息、参会记录、纪要、报告）归档至“会议历史库”，支持按“时间/部门/主题”检索，保存期限默认3年（可自定义）。

三、核心数据表结构示例

1.会议基本信息表

字段名

类型

说明

meeting_id

字符串

会议唯一ID（系统自动，格式：M+年月日+序号，如M20231001001）

字符串

会议主题（必填，最大长度100字符）

initiator_id

字符串

发起人员工ID（关联员工信息表）

initiator_dept

字符串

发起人部门

start_time

时间戳

会议开始时间（精确到分钟）

end_time

时间戳

会议结束时间（需大于start_time）

meeting_type

枚举值

会议类型（内部例会/跨部门会议/外部会议/临时会议）

location

字符串

会议地点（线下会议室名