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企业内部文件发文与管理规范

一、总则

为进一步规范企业内部文件的制定、流转、执行与归档管理，确保文件内容的权威性、准确性、严肃性和时效性，提高工作效率，保障企业各项经营管理活动有序进行，特制定本规范。

本规范适用于企业内部各类正式文件的起草、审核、签发、印发、传递、使用、归档及废止等管理工作。凡以企业或各部门名义发出的，对企业运营管理具有指导意义、规范作用或信息告知功能的书面材料（含电子文档），均须遵守本规范。

内部文件管理遵循以下原则：统一规范、分级负责、安全保密、便于查阅、有效追溯。

二、文件的种类与格式规范

（一）文件种类

企业内部文件主要包括但不限于：

1.制度类文件：如章程、规定、办法、细则等，用以规范企业各项管理工作。

2.指令类文件：如通知、通报、决定、命令等，用以传达指示、部署工作、表彰或批评。

3.报请类文件：如请示、报告等，用以向上级请示问题、汇报工作。

4.纪要类文件：如会议纪要，用以记录会议主要内容和决定事项。

5.函件类文件：用于企业内部各部门之间或与外部单位商洽工作、询问和答复问题。

（二）文件格式

1.标题：应准确概括文件核心内容，力求简洁明了。一般由“发文单位（可省略）+事由+文种”构成。例如：“关于加强XX管理的通知”、“XX部门工作例会纪要”。

2.编号：正式文件应按照统一规则进行编号，便于识别、追溯和管理。编号规则由企业综合管理部门（或指定部门）统一制定，一般包含发文部门代号、年份（两位）、文件类别代号及顺序号。例如：“企综〔XX〕X字第X号”。

3.主送机关/部门：指文件的主要接收和执行部门。

4.正文：文件的核心部分。应做到内容真实、依据充分、逻辑清晰、条理分明、语言准确、简明扼要。涉及数据、政策引用需确保准确无误。

5.附件：对正文内容的补充说明或支撑材料，应在正文相关处注明“附件：XXX”。附件应齐全，并与正文内容保持一致。

6.发文部门：指文件的起草或主办部门。

7.成文日期：以文件签发日期为准。

8.印章：正式对外或对重要内部事项发出的文件，应加盖企业或部门公章。

三、文件的起草与审核

（一）起草

1.文件起草应遵循“谁主办，谁起草”的原则，由相关业务部门指定熟悉业务的人员负责。

2.起草前应充分调研，明确文件目的、依据和主要内容，确保文件的必要性和可行性。

3.起草过程中，应广泛征求相关部门意见，涉及重大事项或全局性工作的文件，需进行充分论证。

4.文稿应符合本规范的格式要求，语言规范，避免使用模糊、易产生歧义的表述。

（二）审核

文件起草完成后，须经过规定的审核程序方可签发。审核环节一般包括：

1.部门审核：由起草部门负责人对文件内容的真实性、准确性、完整性及格式规范性进行初审。

2.会签：涉及其他部门职责范围的文件，应送相关部门会签，征求意见并协调一致。会签部门应在规定时限内反馈意见，逾期未反馈视为无异议（特殊情况除外）。

3.法务审核：对于涉及法律风险、合规性要求较高的文件（如重要制度、合同范本等），应送企业法务部门（或外聘法律顾问）进行合规性审核。

4.审批：根据文件的性质、重要程度和涉及范围，按照企业授权体系报相应层级领导审批。

四、文件的签发与印发

（一）签发

1.文件经审核无误后，由具有相应签发权限的领导签发。签发人应签署姓名、日期，并对文件内容负责。

2.未经签发的文件不得正式印发。

（二）印发

1.文件签发后，由起草部门或综合管理部门负责印发。印发前应再次核对文件内容、编号、印章等是否准确无误。

2.文件印发应根据需要确定印发份数，严格控制发放范围。涉密文件或内部敏感信息文件，应在文件中标注密级，并按保密规定管理。

3.正式文件应加盖企业公章或部门公章，确保其严肃性和有效性。

4.文件分发应做好登记，注明分发日期、份数、接收人等信息，确保传递到位。

五、文件的归档与保管

（一）归档

2.归档文件应齐全、完整，符合档案管理的要求。电子文件应与纸质文件同步归档，并确保其可读性和安全性。

3.归档工作一般由企业档案管理部门（或指定的综合管理部门）负责，各部门应积极配合。

（二）保管

1.档案管理部门应建立健全文件保管制度，配备必要的设施，确保文件安全，防止丢失、损坏、篡改。

2.文件保管期限应根据其重要性和使用价值确定，分为永久、长期、短期等。

3.涉密文件的保管应严格遵守国家及企业保密规定。

（三）查阅与利用

1.企业内部人员因工作需要查阅已归档文件，应按规定办理查阅手续。

2.查阅文件时应爱护文件，不得涂改、勾画、抽取、撤换、增删文件内容。未经允许，不得擅自复制、摘录、传播文件信息。

3.外单位查阅本企业文件，须持有