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机关单位公文档案管理规范操作流程

公文档案作为机关单位履职过程中形成的具有保存价值的历史记录，是维护单位历史真实面貌、保障工作连续性和有效性的重要依据。规范公文档案管理操作流程，不仅是提升机关工作效能的内在要求，也是推进依法治档、建设法治机关的基础性工作。结合实践经验，现就机关单位公文档案管理的规范操作流程梳理如下，以期为同行提供借鉴与参考。

一、公文形成与办理阶段：源头把控，夯实基础

公文档案的规范管理，始于公文的“诞生”之初。此阶段的核心在于确保公文的规范性、完整性和有效性，为后续归档工作奠定坚实基础。

1.拟稿与审核：把好政治关、政策关、文字关。公文拟制应严格遵循国家及本单位关于公文处理的相关规定，确保内容符合党的路线方针政策和国家法律法规，观点明确、表述准确、逻辑严密、格式规范。起草人应充分调研，确保数据真实、依据充分。审核环节尤需细致，应由部门负责人及相关领导对公文的合法性、合规性、准确性、完整性进行逐级把关，重点审核文种使用是否恰当、主送抄送是否准确、附件材料是否齐全、处理意见是否明确。

2.签发与用印：明确权责，规范操作。公文经审核无误后，按照规定的审批权限报请相应领导签发。签发人应签署明确意见、姓名和日期。用印时，需核对公文内容与签发件是否一致，有无漏签、错签情况，确保印章清晰、端正，位置规范。严禁在空白纸张或未经签发的文件上加盖印章。

3.登记与分发：全程留痕，有据可查。正式发出的公文，均应在本单位公文管理系统或台账中进行详细登记，记录文号、标题、签发人、发送范围、份数、发出日期等关键信息。分发传递应通过机要或规范渠道进行，确保公文安全、及时送达。

二、公文整理归档阶段：科学分类，规范组卷

公文办理完毕后，并非束之高阁，而是应及时进行系统整理，这是实现公文向档案转化的关键环节，直接关系到档案的质量。

2.分类与排序：遵循规律，方便检索。归档公文应按照本单位档案分类方案进行科学分类。通常可采用年度-机构（或问题）-保管期限的分类方法。在同一类目下，按照公文形成的时间顺序或重要程度进行排列。对于成套性公文材料，如请示与批复、来文与复文等，应作为一个整体进行排列，保持其有机联系。

3.编号与编目：规范著录，建立索引。对整理好的公文材料，应逐件进行编号（件号），并填写卷内文件目录或归档文件目录。目录著录项应包括文号、责任者、成文日期、标题、页数、备注等，力求准确、规范，为后续档案检索提供清晰指引。对于涉密文件，应在目录中作出明确标识，并严格按照保密规定进行管理。

4.装订与装盒：保护档案，整齐美观。归档文件应按照规范要求进行装订，去除易锈蚀的金属物，采用符合档案保护要求的装订材料和方法，确保文件平整、牢固。装订完毕后，按照分类、年度、保管期限等要素装入规范的档案盒，并填写档案盒封面、盒脊各项内容，做到填写清晰、信息完整。

三、档案管理与利用阶段：安全第一，服务为本

归档后的档案，进入日常管理与开发利用阶段，此阶段的核心是确保档案的安全保管和有效利用。

1.库房管理：恒温恒湿，安全防护。档案库房应符合《档案馆建筑设计规范》要求，具备防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防高温、防光、防尘等“八防”措施。配备必要的温湿度调控设备、消防器材和监控设备。建立严格的库房管理制度，非档案管理人员未经许可不得进入库房。档案入库应进行清点核对，做到账物相符。

2.日常维护：定期检查，及时修复。定期对档案进行清点和检查，发现破损、霉变、虫蛀等情况，应及时采取措施进行修复和抢救。对于重要档案和利用频繁的档案，可制作复制件供利用，以保护原件。电子档案的管理，还需注意存储介质的定期检测与备份，防止数据丢失或损坏，确保其可读性和安全性。

3.利用服务：依规提供，严格审批。档案利用是档案价值实现的重要途径。应建立健全档案利用制度，明确利用范围、审批权限和利用手续。单位内部人员因工作需要查阅档案，须履行相应登记手续；外部单位或个人查阅档案，须持有效证件并经单位领导批准。查阅档案时，应遵守档案管理规定，不得涂改、勾画、抽取、撤换、增删档案材料。涉密档案的利用，必须严格遵守国家保密法律法规，履行更为严格的审批程序。

4.保密管理：警钟长鸣，常抓不懈。严格执行国家保密法律法规，明确档案的密级划分和保密期限。涉密档案的产生、流转、保管、利用、销毁等环节，均须在符合保密要求的环境和条件下进行，严防失泄密事件发生。定期开展保密检查和保密教育，增强档案管理人员和利用人员的保密意识。

四、档案鉴定与销毁阶段：审慎处置，依规进行

档案具有一定的生命周期，对于已到保管期限的档案，应按照规定进行鉴定和处置。

1.定期鉴定：科学评估，确定去向。按照国家有关档案保管期限的规定，结合本单位实际，定期对已到保管期限的档