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XX律师事务所

行政部工作规范

一、岗前准备

到岗时间：8:30。

午休时间：12:00-14:30（此时间段要将所内大灯关掉，如有律师办公，则提醒他们使用台灯）

前台人员在每日到岗后，应按以下程序工作：

（一）给电水壶加满水，以便大家能及时饮用到开水。

（二）对办公室、会议室、洽谈室环境进行清洁整理。

（三）监督行政人员打卡情况。

（四）前台注意所内空调、灯及办公室桌椅的使用情况，为了节约用电，没人的地方应将灯关掉。

二、电话接听流程

前台人员负责电话接听，应熟悉律所各部门的电话号码及人员手机号码，以便联络。

注意事项：

（一）电话在铃声两下之前必须拿起话筒，并以标准普通话说：“您好！XX律师事务所，我是前台***。”并根据情况礼貌询问事由。

（二）如接到广告之类的电话，礼貌委婉的拒绝或交与行政主管部门处理。

三、来访者接待流程

（一）在客户来访时，人员应迅速站立，保持站姿并微笑着说：“您好！请问您找哪位”

（二）来访人面见律师，原则上应进行电话预约。

（三）前台人员在洽谈室接待客人时，应主动送茶水。客人离开后，应及时收拾茶杯；在客人离开后，应及时清洗茶杯并将其擦干后放入消毒柜。

（四）接到领导贵宾来访通知时，应提前半个小时准备，打开会议室的空调和灯，做好迎接工作。

四、会议活动流程

行政部告知前台--前台告知参加对象（电话）--前台制作欢迎词公布于会议室和大厅--前台负责布置活动现场活动地点--前台负责签到并将签到信息交予行政部—会议活动结束后--前台负责会场恢复原貌（板凳还原，桌面整理干净，麦克风、投影仪、空调、灯、音响需关掉）

五、XX律师事务所律师及工作人员入职流程

（一）录入门禁指纹，录入对象为已办理入职手续的律师、律助等；

（二）询问入职人员是否需要本所WIFI密码；

（三）免费发放信签纸一册，行政人员入职则发给办公笔一支。

（四）帮助入职人员开通打印账户或电脑开机密码。；

（五）如需要其他服务或有意见，可以通过前台转达相关部门。

六、下班前工作安排

为了保证律所良好的环境和安全，前台人员在下班前应按以下程序工作：

（一）将前台资料等物品整理放入前台的抽屉中，并将抽屉锁上，保管好抽屉钥匙。

（二）将报刊架放在指定区域。

（三）关闭两边安全出口的门并确保两边的门是否关上。

（四）检查所内公共区域门窗情况并关上。

（五）将所内公共区域和办公室的灯和空调关掉，如有律师在办公，提醒律师使用台灯。

（六）关掉所内的电视、音响和电脑，为了防范所内发生火患，应关闭烧水接线板电源。

（七）为了保证所内安全，关好左右两侧的大门。

（八）在工作群中发提醒关门通知。

七、其他工作规定

（一）所内一律不准抽烟，若需要抽烟，前台需指引客人或工作人员到吸烟区处方可抽。

（二）前台人员负责电水壶加水，随时保证律所饮用水的使用。

（三）前台不能离岗，若临时有事，需要离开岗位需要和其他人说明顶替人员到岗后可离岗。

（四）前台人员要注意查看律所的环境，如办公环境内有物件破损或其他问题，应及时维修。

（五）前台人员应做好公共物品的登记和管理，仓库物品不足因及时采购。

（六）对于律师的问题应认真解答并告知，及时向行政主管反映情况。

（七）周一至周五工作时间内，律师事务所全体员工应根据律师职业特点着正装；

（八）前台有权拒绝妆容、服饰不符合上述标准的员工进入律师事所。