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资格证书管理制度

1.目的

为加强公司资格证书的管理，规范证书的获取、使用、保管、注销等流程，确保公司及员工资格证书的安全、有效使用，特制定本制度。

2.适用范围

本制度适用于公司所有因工作需要获取的各类资格证书，包括但不限于职业资格证书、专业技术资格证书、行业准入证书等，以及持有这些证书的公司员工。

3.职责分工

人力资源部

负责组织员工参加资格证书培训与考试报名工作。

建立公司资格证书管理台账，记录证书的基本信息、获取时间、有效期、保管人等。

定期对证书的有效期进行监控，提醒相关人员进行证书的续期、复审等工作。

负责证书的借用、归还登记及相关手续办理。

证书持有人

遵守公司证书管理制度，妥善保管个人名下的资格证书。

按照规定参加证书的培训、考试、复审等活动，确保证书的有效性。

及时向人力资源部提供证书的变更信息，如有效期变更、证书升级等。

使用部门

根据工作需要，向人力资源部提出证书使用申请。

确保证书使用过程中的安全与合规，不得将证书用于非法或与公司业务无关的活动。

4.证书获取管理

需求评估

各部门根据业务发展和岗位需求，每年初向人力资源部提交资格证书需求计划，说明所需证书的种类、数量及用途。

人力资源部对各部门的需求进行汇总、分析，结合公司发展战略和人员结构，制定公司年度资格证书获取计划。

培训与考试

对于公司统一组织的证书培训与考试，人力资源部负责联系培训机构、确定培训时间和地点、组织员工报名等工作。

员工自行参加的证书考试，需在考试前向人力资源部备案，考试合格后将证书原件交人力资源部登记管理。

费用报销

对于公司要求获取的资格证书，培训、考试费用由公司承担。员工需在考试结束后，凭相关发票和证书原件到财务部门办理费用报销手续。

员工自行获取与工作相关的资格证书，经公司认可后，可按照公司规定的标准报销部分费用。

5.证书保管管理

证书登记

员工获取资格证书后，应在一周内将证书原件交人力资源部。人力资源部对证书进行审核、登记，建立证书管理台账，并为证书编号。

证书登记内容包括：证书名称、编号、颁发机构、获取时间、有效期、持有人姓名、部门、岗位等。

证书保管方式

人力资源部设立专门的证书保管柜，对证书进行集中保管。保管柜应具备防火、防潮、防盗等安全措施。

对于一些重要的证书，如涉及公司资质的证书，可采用保险柜单独存放的方式。

定期盘点

人力资源部每半年对证书进行一次盘点，核对证书的数量、状态及保管情况，确保账实相符。

盘点结果应形成书面报告，报公司领导审阅。

6.证书使用管理

内部使用

公司内部因工作需要使用资格证书时，使用部门需填写《资格证书借用申请表》，经部门负责人签字同意后，到人力资源部办理借用手续。

人力资源部审核借用申请，如符合规定，将证书借出，并在证书管理台账中记录借用时间、借用人、归还时间等信息。

证书借用期限一般不超过[X]个工作日，如需延长借用时间，需重新办理借用手续。

外部使用

因公司业务需要将资格证书提供给外部单位时，需经公司总经理批准。使用部门应与外部单位签订《证书使用协议书》，明确双方的权利和义务。

人力资源部按照批准的文件和协议书，将证书提供给使用部门，并做好登记工作。

证书使用完毕后，使用部门应及时将证书归还人力资源部，人力资源部对证书进行检查，确认无损坏、丢失等情况后，在管理台账中记录归还时间。

7.证书变更与注销管理

证书变更

当证书的相关信息发生变更时，如姓名、有效期、证书等级等，证书持有人应及时向人力资源部提供变更后的证书原件及相关证明材料。

人力资源部对变更信息进行审核、登记，并更新证书管理台账。

证书注销

对于有效期届满未续期、证书被吊销或因其他原因失去效力的证书，人力资源部应及时办理注销手续。

注销证书时，应在证书管理台账中注明注销原因、注销时间，并将证书原件存档保存。

8.违规处理

员工如有以下行为之一，公司将视情节轻重给予警告、罚款、解除劳动合同等处罚：

私自将资格证书外借或用于与公司业务无关的活动。

故意隐瞒证书的变更信息或提供虚假证书信息。

因保管不善导致证书丢失、损坏的。

违反证书使用规定，给公司造成损失的。

9.附则

本制度自发布之日起施行，如有未尽事宜，可根据实际情况进行补充和完善。

本制度由人力资源部负责解释。