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供应链管理工具：库存控制与订单跟踪模板

一、适用场景：哪些情况需要这套工具？

在企业供应链运营中，若遇到以下问题，可使用本模板实现库存与订单的精细化管理：

库存积压与缺货并存：部分SKU长期滞销占用资金，同时热销品类频繁缺货影响交付；

订单状态不透明：销售、仓储、采购部门对订单进度（如生产、发货、签收）信息不同步，导致客户投诉；

采购与销售脱节：采购计划未基于实际库存和销售预测，导致过量采购或紧急补货成本高；

多仓库协同困难：企业涉及多个仓库（如总部仓、区域仓），库存调拨依赖人工沟通，效率低下且易出错。

二、操作指南：从准备到复盘的全流程

（一）前期准备：明确规则与分工

确定库存分类逻辑

采用ABC分类法对SKU进行优先级划分：

A类（高价值、低周转）：占库存总价值70%左右，需重点监控（日/周盘点）；

B类（中价值、中周转）：占库存总价值20%左右，常规监控（周/月盘点）；

C类（低价值、高周转）：占库存总价值10%左右，简化监控（月/季度盘点）。

设置权限与职责分工

角色

职责

系统权限

采购经理*明

制定采购计划，跟进供应商交货，处理采购异常

库存查询、采购订单创建/审批

仓储主管*华

执行出入库操作，维护库存准确性，发起库存调拨

出入库管理、库存调拨申请

销售专员*丽

提交客户订单，跟踪订单交付，反馈客户需求变更

订单创建/查询、客户信息管理

数据分析师*杰

监控库存周转率、订单交付率等指标，输出分析报告

数据报表查看、权限设置

（二）数据录入：建立库存与订单基础台账

库存控制表初始化

录入SKU基础信息及当前库存数据（以“总部仓”为例）：

必填字段：SKU编码、商品名称、规格、单位、当前库存数量、安全库存、在途库存（已采购未入库）、库存周转率（月度）、库位信息。

示例：SKU“TB001-2024”的当前库存=500件，安全库存=300件，在途库存=200件（供应商*科预计3天后入库）。

订单跟踪表初始化

录入客户订单基础信息及订单明细：

必填字段：订单号、客户名称、下单日期、预计交付日期、订单状态（待审核→已排产→已发货→已签收→异常）、SKU明细（编码、名称、数量、单价）、物流单号（发货后填写）。

示例：客户“*商超”订单号DD20240501001，下单日期=2024-05-01，预计交付=2024-05-05，包含SKU“TB001-2024”200件、“TB002-2024”100件。

（三）库存监控：实时预警与动态调整

日常库存监控

仓储主管每日9:00前更新“库存控制表”中的“昨日出入库数量”“当前库存”，系统自动计算“可用库存=当前库存+在途库存-待出库数量”；

当“可用库存＜安全库存”时，系统自动触发“补货提醒”，推送至采购经理*明，要求3个工作日内提交采购计划。

库存调拨管理

若区域仓A（SKU“TB001-2024”库存=50件）低于安全库存（100件），总部仓库存=800件，由仓储主管*华发起调拨申请：

填写“调拨申请单”：调出仓（总部仓）、调入仓（区域仓A）、SKU、调拨数量、预计调拨时间；

采购经理*明审批后，仓库执行调拨，调拨完成后更新“库存控制表”中两仓库存数据。

（四）订单跟踪：全流程状态更新与异常处理

订单状态更新

销售专员*丽每日16:00前更新“订单跟踪表”中订单状态：

待审核→已审核：确认客户需求无误，提交生产/仓储；

已审核→已排产：采购/仓储确认库存充足，安排生产/备货；

已排产→已发货：货物出库后，填写物流单号，同步物流信息；

已发货→已签收：客户确认收货后，更新交付日期，关闭订单。

异常订单处理

延迟交付：若订单DD20240501001因供应商交货延迟导致无法按期交付，销售专员丽需在预计交付日前2天发起“异常申请”，注明原因、预计新交付时间，抄送采购经理明、仓储主管华，由明协调供应商，同时向客户反馈并协商。

数量/规格不符：客户签收时发觉SKU“TB002-2024”数量少10件，仓储主管*华需在24小时内核查库存及出库记录，确认属发货错误后，立即补发并承担物流成本，同时在“订单跟踪表”中记录异常原因及处理结果。

（五）定期复盘：优化库存与订单策略

库存复盘

数据分析师*杰每月5日前输出“库存分析报告”，包含：

库存周转率（月度销售额/月平均库存）、库龄分析（30天内/30-90天/90天以上库存占比）、呆滞品清单（库龄＞90天SKU）；

针对呆滞品，由采购经理明、销售专员丽协商制定促销方案（如捆绑销售、折扣清仓）。

订单复盘

每月10日召开订单复盘会，分析“订单跟踪表”数据：

订单准时交付率（准时交付订单数/总订单数）、异常订单占比（异常订单数/总订单数）、TOP3异常原因（如延迟交付、数量不符）；

针对高频异常问题（如“供应商延迟交付”占比40%），采购经理*明