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酒店佣金管理流程规范手册

前言

本手册旨在规范酒店佣金管理流程，确保佣金计算的准确性、支付的及时性，保障酒店与各合作方（以下简称“合作方”）之间的合法权益，维护酒店财务秩序，提升运营效率。本手册适用于酒店所有涉及佣金业务的部门及相关人员，并作为日常操作的指导性文件。

一、合作方准入与协议管理

1.1合作方评估与选择

业务部门在引入新合作方前，需对其资质、信誉、市场影响力及合作潜力进行综合评估。评估内容应包括但不限于合作方的营业执照、相关行业许可、过往合作记录（如适用）等。评估合格后方可进入合作洽谈阶段。

1.2合作协议签订

所有合作方必须签订正式的合作协议，明确双方权利与义务。协议中关于佣金的核心条款必须清晰、具体，至少应包含以下内容：

*佣金适用范围：明确哪些房型、哪些消费项目（如房费、餐饮、康乐等）适用佣金。

*佣金率：针对不同房型、不同消费项目或不同时期，约定明确的佣金比例。

*结算周期：约定佣金的结算频率（如按月、按半月等）及具体结算日期。

*结算依据：明确以何种数据作为佣金计算的基础（如酒店实际入住记录、合作方提供的预订确认及消费数据等）。

*对账与确认方式：约定双方对账的流程、时限及确认方式（如邮件确认、系统确认等）。

*支付方式与账户信息：明确佣金支付的方式（如银行转账）及合作方指定的收款账户信息，账户信息需由合作方书面提供并加盖公章。

*协议有效期及续约、终止条款。

1.3协议存档与管理

合作协议签订后，原件由酒店指定部门（通常为财务部或法务部）存档，业务部门保留复印件或扫描件。协议内容的任何变更、补充，均需签订书面补充协议，并与原协议一并存档。合作方信息发生变更（如账户信息、联系人等），需提供书面变更通知及相关证明文件。

二、销售数据的产生与核对

2.1预订信息传递

合作方通过其渠道产生的预订，相关信息（包括预订号、客人姓名、入住日期、离店日期、房型、房价、预订来源等）应准确、及时地传递至酒店预订系统或前台。酒店相关部门需确保预订信息的完整接收与正确录入。

2.2入住与消费记录

前台在客人入住时，应核对预订信息，确认合作方渠道，并在酒店管理系统中准确标记。客人在店期间的所有消费，尤其是协议中约定可计佣金的项目，需在系统中准确记录，并关联至相应的预订及合作方。

2.3数据统计与初步核对

在每个结算周期结束后，酒店相关业务部门（通常为销售部或预订部）应根据酒店管理系统数据，统计该周期内各合作方带来的实际消费数据（如客房收入、餐饮消费等），并生成初步的佣金结算明细。

2.4与合作方对账

业务部门需在协议约定的时限内，将初步的佣金结算明细发送给合作方进行核对。合作方应在收到明细后的约定时间内反馈核对意见。如双方数据存在差异，业务部门需与合作方共同查明原因，并进行调整，直至达成一致。差异处理应留有书面记录。

三、佣金的计算与审批

3.1佣金计算

在双方对账确认无误后，业务部门根据协议约定的佣金率及确认的消费金额，精确计算应付佣金金额。计算过程应清晰可追溯，建议使用电子表格等工具辅助计算，并保留计算过程文件。

3.2内部审批流程

业务部门将经合作方确认的佣金结算明细、计算依据及相关对账记录，整理成《佣金支付申请单》，按酒店内部财务审批权限逐级报批。审批内容包括但不限于：合作方是否有效、协议是否在有效期内、消费数据是否准确、佣金率是否符合协议约定、计算是否正确等。

四、佣金支付

4.1支付安排

财务部在收到审批通过的《佣金支付申请单》及相关附件后，应根据协议约定的支付周期和方式，安排佣金支付。确保支付金额与审批金额一致，收款账户信息与协议或合作方书面确认信息一致。

4.2支付凭证获取与记录

佣金支付完成后，财务部应及时获取银行付款凭证，并将其与《佣金支付申请单》、审批记录、合作方确认文件等一并存档。同时，在财务系统中准确记录佣金支出。

4.3发票管理

根据税务规定及协议约定，合作方在收到佣金后，应向酒店提供合法有效的发票。财务部负责发票的接收、审核（如发票抬头、税号、金额、税率等是否合规），并将合规发票作为记账凭证的附件。如合作方未能按时提供合格发票，酒店有权暂缓支付后续佣金，直至收到合格发票为止（特殊情况需总经理特批）。

五、佣金支付后的账务处理与档案管理

5.1账务处理

财务部根据审批通过的支付申请、银行付款凭证及合规发票，进行相应的会计处理，确保账务记录准确、及时。

5.2档案管理

佣金管理过程中的所有文件，包括但不限于合作协议（含补充协议）、合作方资质文件、预订记录、消费明细、对账单、《佣金支付申请单》、审批记录、银行付款凭证、发票等，均应按照酒店档案管理规定进行分类、整理、归档，并确保其安全性和可查阅性。档案保存期限应符合相关法规要求