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机关单位文件归档管理规范制度

一、总则

（一）目的与依据

为规范本单位文件材料的归档管理工作，确保档案的真实、完整、安全和有效利用，依据国家有关档案工作的法律法规及上级主管部门相关规定，结合本单位实际，制定本制度。

（二）适用范围

本制度适用于单位内部各部门在各项工作中形成的，具有查考、利用和保存价值的各类文件材料的收集、整理、归档、保管、利用及销毁等管理工作。

（三）基本原则

文件归档管理遵循统一领导、分级负责、全程管理、规范有序、便于利用、安全保密的原则。各部门应指定专人负责本部门文件材料的收集、整理和预归档工作。

二、归档范围与分类

（一）归档范围

1.上级机关文件材料：上级机关颁发的与本单位工作相关的决议、决定、命令、指示、批复、通知、通报、意见、规定、计划、总结等具有指导性和规范性的文件材料。

2.本单位形成的文件材料：

*单位制定的各类规章制度、工作计划、总结、报告、请示、批复、会议纪要、会议记录、领导讲话、调研材料等。

*单位在各项业务工作中形成的具有凭证性、指导性和参考性的文件材料，包括各类合同、协议、统计报表、调研报告、检查记录、验收材料等。

*单位干部任免、人事管理、财务管理、资产管理、外事活动等方面形成的文件材料。

*单位获得的荣誉证书、奖状、奖牌、奖杯等实物的文字说明材料及照片、音像资料。

*其他对本单位具有保存价值的文件材料。

3.下级单位报送的文件材料：下级单位报送的重要工作计划、总结、报告、请示、典型材料等。

4.同级单位往来文件材料：与同级单位之间协商工作、联合行文等形成的重要文件材料。

（二）分类方法

文件材料的分类应遵循文件形成的自然规律和内在联系，便于管理和利用。一般采用年度、组织机构（或问题）、保管期限的方法进行分类。

1.年度分类：将文件材料按其形成或处理的年度进行划分。跨年度的文件，一般归入办结年度。

2.组织机构（或问题）分类：在年度分类的基础上，按单位内部各组织机构的职能范围或文件内容所反映的问题进行划分。

3.保管期限分类：根据文件材料的价值确定其保管期限，分为永久、定期（长期、短期）。具体划分标准参照国家及行业相关规定执行。

三、文件材料的收集与整理

（一）收集

各部门应指定专人负责本部门文件材料的日常收集工作，确保文件材料的齐全、完整。

1.收集时限：日常工作中形成的文件材料，应在办理完毕后及时收集；年度性、总结性文件材料，应在年度终了后一个季度内收集完毕；专项工作文件材料，应在专项工作结束后一个月内收集完毕。

（二）整理

文件材料的整理应按照规范化、标准化的要求进行，做到条理清晰、便于查阅。

1.组件（卷）：将每份独立的文件材料组成一个件或卷。一般以每份文件为一件，正文与附件为一件，原件与复印件为一件，转发文与被转发文为一件。

2.排序：同一事由的文件材料，应按照形成时间的先后顺序或逻辑关系进行排列。批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后。

3.编目：为每件（卷）文件材料编制页码，填写卷内文件目录或件内文件目录。目录项目应包括序号、文号、责任者、题名、日期、页数、备注等。

4.装订：装订应牢固、整齐、美观，便于翻阅。装订前应去除文件材料上的金属物。纸张过大的应折叠，过小的应粘贴在标准尺寸的衬纸上。

5.拟写案卷题名：案卷题名应简明扼要地揭示卷内文件材料的内容，包括责任者、问题、文种等要素。

四、归档要求

（一）归档时限

各部门应在每年的第一季度内，将上一年度形成的、已整理完毕的文件材料向单位档案管理部门移交归档。专项工作文件材料，在专项工作结束后一个月内移交归档。

（二）归档质量

移交归档的文件材料应符合以下质量要求：

1.齐全完整，手续完备。

2.分类准确，排列有序。

3.编目规范，字迹工整。

4.装订牢固，符合标准。

5.电子文件的存储载体应清洁、无病毒，metadata完整。

（三）归档手续

档案移交时，交接双方应共同清点核对，并填写《档案交接文据》，一式两份，双方各执一份，以备查考。

五、档案的保管与保护

（一）库房管理

档案库房应符合《档案馆建筑设计规范》的要求，具备防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防高温、防光、防尘等“八防”措施。

1.保持库房内适宜的温度和湿度（温度一般控制在14℃-24℃，相对湿度控制在45%-60%）。

2.配备必要的消防器材、温湿度调控设备、防虫防鼠药剂等。

3.库房内严禁吸烟和存放易燃易爆物品。

4.建立库房管理制度，定期进行安全检查。

（二）档案存放

档案应按照分类方案和排列顺序进行存放。档案装具（如档案盒、档案柜）应符合国家标准。不同保管期限的档案应分开存放。档案柜架应排列有序，并标明柜架号和存