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行政后勤物资采购清单模板

一、适用场景与价值

本模板适用于企业、事业单位、机关等各类组织的行政后勤部门，用于规范日常办公物资、后勤服务物资的采购流程。具体场景包括：

日常办公物资补充：如纸张、笔墨、文件夹等易耗品的定期采购；

新员工入职物资配置：如工位设备、文具套装、劳保用品等新员工必备物资的集中采购；

专项活动/会议物资筹备：如年会、培训、客户接待等场景所需的定制化物资采购；

后勤设施维护物资：如清洁工具、维修配件、绿植养护等物资的采购。

通过标准化采购清单，可明确需求、控制成本、规范流程，避免物资遗漏或重复采购，提升行政后勤管理效率。

二、采购清单全流程操作指南

（一）需求提出与确认

需求部门发起申请：

需求部门（如行政部、人力资源部、业务部等）根据实际工作需要，填写《行政后勤物资采购申请表》（可附模板表格后），注明物资名称、规格型号、数量、用途、期望到货时间等信息。

示例：行政部因新入职5名员工，需采购办公椅5把（规格：人体工学款，黑色）、笔记本10本（规格：A5，横线装订）。

行政部需求审核：

行政部收到申请后，2个工作日内完成审核，重点核对：

物资必要性是否符合行政后勤管理规范；

数量是否与实际需求匹配（避免过度囤积）；

规格型号是否通用（优先选择通用型号，减少特殊采购成本）。

审核通过后，需求部门签字确认；不通过则退回并说明理由。

（二）供应商选择与比价

供应商信息收集：

行政部从合格供应商库（优先选择有长期合作资质的供应商）中筛选3家及以上供应商，或通过公开渠道（如采购平台、行业展会）收集供应商信息。

需收集供应商资质文件（营业执照、相关行业许可证）、过往合作评价、供货能力等。

询价与比价：

向选定供应商发送《物资询价单》，明确物资名称、规格、数量、交货期、付款方式等要求，要求供应商在1个工作日内提供报价。

行政部组织比价，综合评估价格、质量、交货期、售后服务等因素（价格权重建议不超过60%），形成《供应商比价表》，初步确定候选供应商。

（三）采购清单编制与审批

填写采购清单模板：

根据比价结果，在《行政后勤物资采购清单模板》中填写完整信息，包括：采购项目、规格型号、单位、数量、预估单价、预估总价、供应商名称、联系人及电话、需求部门、申请人、审批人等（详见模板表格）。

预估总价需与比价结果一致，若存在浮动需备注说明（如批量采购可享受折扣）。

分级审批流程：

小额采购（预估总价≤5000元）：由行政部经理审批；

大额采购（预估总价＞5000元）：需提交单位分管领导审批，必要时经财务部复核预算。

审批通过后，采购清单正式生效；未通过则退回行政部调整后重新申报。

（四）采购执行与物资验收

下达采购订单：

行政部根据审批通过的采购清单，向选定供应商下达正式采购订单（加盖公章），明确双方权利义务（如质量标准、违约责任等）。

物资到货验收：

物资送达后，由行政部采购员某某、需求部门专员某某共同验收，重点检查：

数量是否与采购清单一致；

规格型号、外观质量是否符合要求；

随机配件、说明书、保修卡等是否齐全。

验收合格后，填写《物资验收单》（三方签字确认）；不合格则当场拒收，并要求供应商24小时内更换或退款。

（五）入库登记与领用管理

物资入库登记：

验收合格的物资，由行政部库管员*某某在《库存物资台账》中登记，录入物资名称、规格、数量、入库日期、供应商、存放位置等信息，保证账实相符。

领用与发放：

需求部门领用物资时，填写《物资领用表》，注明领用部门、领用人、物资名称、数量、用途等，经部门负责人签字后，库管员凭单发放。

行政部每月底汇总《物资领用表》，与《库存物资台账》核对，分析物资消耗情况，优化后续采购计划。

三、行政后勤物资采购清单模板（可直接套用）

表头信息

采购单号：__________申请日期：____年__月日期望到货日期：__年__月__日

序号

采购项目

规格型号/品牌

单位

数量

预估单价（元）

预估总价（元）

供应商名称

联系人及电话

需求部门

用途说明

备注（如特殊要求）

1

办公椅

人体工学款，黑色

把

5

350

1750

办公家具公司

张经理138–

行政部

新员工入职配置

需含5年质保

2

A5笔记本

横线装订，70g/页

本

10

8

80

文化用品超市

李女士139–

行政部

日常办公记录

封面需印单位LOGO

3

消防灭火器

ABC干粉，4kg

个

2

120

240

安防设备厂

王先生137–

安保部

消防设施补充

需年检合格证明

4

饮用水

18.9L/桶，山泉水

桶

20

25

500

饮用水配送中心

赵总136–

行政部

员工日常饮用

每月配送2次

…

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…

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…

…

…

…

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…

合计预估总价：人民币__________元（大写：_____________