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采购合同合规性检查标准化工具

一、工具应用场景与适用范围

本工具适用于企业采购全生命周期中的合同合规性管理，主要场景包括：

合同签订前审核：针对年度框架采购、单一来源采购、公开招标采购等各类合同，在正式签署前由采购部门、法务部门联合开展合规性检查，规避法律风险。

供应商准入审查：对首次合作或新增经营范围的供应商，结合其提供的合同模板，核查条款是否符合企业采购制度及行业监管要求。

合同履约过程监控：对长期履行中的合同，定期抽查执行情况，重点检查变更条款、付款进度等内容是否仍保持合规状态。

审计与合规检查：内部审计部门或外部监管机构开展专项审计时，作为标准化检查工具，快速识别合同管理中的合规漏洞。

适用对象包括企业采购专员、法务专员、审计人员及采购部门负责人，适用于各类商品/服务采购合同（如原材料采购、设备采购、服务外包合同等）。

二、标准化操作流程详解

（一）准备阶段：资料收集与检查清单确认

收集基础文件

待检查合同文本（含附件、补充协议）；

采购相关制度文件（如《采购管理办法》《合同管理规定》）；

供应商资质文件（营业执照、行业许可证、相关认证证书等）；

采购审批流程文件（立项批复、招标结果通知书、谈判记录等）。

确认检查重点

根据合同类型（如货物类、服务类）及采购金额，明确核心检查维度（如主体资格、条款合法性、审批流程完整性等），可参考《采购合同合规性检查核心维度表》（见下文模板）。

（二）合规性检查核心步骤

步骤1：合同主体资格检查

检查内容：

供应商是否为合法注册实体，营业执照是否在有效期内，经营范围是否涵盖合同标的物/服务；

涉及特殊行业的供应商（如食品、医疗器械、建筑工程等），是否具备相应行业许可证或资质认证（如ISO9001认证、安全生产许可证等）；

供应商授权代表签字是否与营业执照上的法定代表人一致，如为授权签字，需提供授权委托书及授权代表身份证明。

判断标准：资质文件齐全且在有效期内，经营范围与合同标的匹配，授权手续完备。

步骤2：合同条款合法性检查

核心条款核查：

标的条款：标的名称、规格、型号、数量等描述是否清晰、唯一，避免模糊表述（如“一批货物”“优质服务”等）；

价格条款：价格构成是否明确（含税价/不含税价、运费、保险费等），是否符合采购预算审批要求，是否约定价格调整机制及触发条件（如原材料价格波动幅度）；

交付与验收条款：交付时间、地点、方式是否具体，验收标准（如国家标准、行业标准、企业标准）是否明确，验收流程及责任划分是否清晰；

付款条款：付款节点（如预付款、到货款、验收款、质保金）是否符合财务制度，付款比例是否合理（如预付款一般不超过合同金额的30%），是否约定逾期付款的违约责任；

违约责任条款：双方违约情形（如逾期交付、质量不达标、付款延迟）的认定标准是否明确，违约金计算方式是否合理（不超过实际损失的30%），是否约定争议解决方式（诉讼/仲裁）及管辖法院/仲裁机构。

法律依据：对照《民法典》《招标投标法》《采购法》等相关法律法规，核查条款是否与强制性规定冲突（如“合同签订后不可变更”等条款因违反《民法典》第543条可能无效）。

步骤3：审批流程完整性检查

检查内容：

合同是否履行了完整的内部审批流程（如需求部门申请、采购部门审核、财务部门复核、分管领导审批、总经理审批等）；

审批权限是否符合企业分级授权规定（如金额50万元以上的合同需总经理审批）；

涉及重大事项（如变更标的、增加金额）的，是否履行了重新审批程序。

判断标准：审批链完整，签字手续齐全，审批权限合规。

步骤4：特殊条款合规性检查

知识产权条款：如合同涉及专利、软件等知识产权，需明确权利归属、使用范围及侵权责任；

保密条款：保密信息的范围、保密期限、违约责任是否明确，保密期限是否合理（一般不超过合同履行期后3年）；

不可抗力条款：不可抗力的定义、通知义务、责任减免是否约定清晰，是否符合《民法典》第180条关于不可抗力的规定；

关联交易条款：如合同对方为企业关联方，是否履行了关联交易审批程序，定价是否公允（参考市场价格或第三方评估）。

步骤5：问题汇总与整改

记录问题：对检查中发觉的不合规问题，详细记录问题描述、条款位置、违反依据及整改建议，填写《采购合同合规性检查问题清单》（见模板）；

沟通整改：与采购部门、供应商就问题进行沟通，提出修改意见（如“将‘验收合格后付款’修改为‘验收合格后30日内付款’”）；

跟踪落实：要求采购部门在规定时限内完成合同修改，并对修改后的条款进行复核，保证问题闭环。

（三）复核与确认

二次检查：对整改后的合同进行再次检查，确认所有问题已解决，条款符合合规要求；

出具报告：编制《采购合同合规性检查报告》，内容包括检查概况、检查结果、问题整改情况、结论（通过/不通过），并由检查人（某某）、复核人（某某）签字确认