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例会与其他会议协调制度

第一章总则

第一条目的

为规范公司会议管理，统筹协调例会与其他会议的召开节奏，避免会议时间冲突、人员重复参会及资源浪费，提升会议效率与决策落地质量，保障公司各项业务有序推进，特制定本制度。

第二条依据

本制度根据《中华人民共和国公司法》《企业内部控制基本规范》及公司《章程》《行政管理办法》等相关规定，结合公司实际经营管理需求制定。

第三条适用范围

本制度适用于公司总部各部门、各分公司、子公司及控股企业（以下统称“各单位”）组织召开的所有例会与其他会议，包括但不限于公司级会议、部门级会议、跨部门会议、项目会议、临时会议、外部合作会议等。

第四条基本原则

1.统筹规划原则：建立会议统筹机制，对例会实行“固定周期、统一报备”管理，对其他会议实行“按需发起、提前协调”管理，确保会议资源（时间、人员、场地、设备等）合理分配。

2.效率优先原则：严控会议数量与时长，避免“无意义会议”“重复会议”；明确会议议题、议程与参会人员，确保会议聚焦核心问题，高效达成目标。

3.精简务实原则：能通过书面汇报、线上沟通（如即时通讯、邮件）解决的事项，不召开会议；能合并召开的会议，不单独召开；能由低层级会议解决的事项，不升级至高层级会议。

4.权责清晰原则：明确各类会议的牵头组织部门、协办部门、参会人员职责，确保会议从筹备、召开到决议落实全流程有人负责、有人跟踪。

5.协同联动原则：强化例会与其他会议的衔接，确保例会决议能通过其他会议分解落实，其他会议发现的重大问题能及时纳入例会讨论，形成闭环管理。

第二章会议分类与权责划分

第五条会议分类

公司会议按召开频率与性质，分为例会与其他会议两大类：

（一）例会

指为保障日常经营管理连续性，按固定周期、固定议程召开的常规会议，具体包括以下层级：

1.公司级例会

总经理办公会：每月第1周周三下午2:00-4:00召开，参会人员为公司总经理、副总经理、财务负责人、各部门负责人；牵头组织部门为行政部，负责会议通知、议程拟定、纪要撰写与分发。会议内容包括：审议上月经营数据、本月工作计划、重大费用支出、跨部门协作问题及需总经理决策的事项。

月度经营分析会：每月第2周周五下午1:30-3:30召开，参会人员为公司高管、各部门负责人、分公司负责人；牵头组织部门为财务部，协同部门为各业务部门。会议内容包括：复盘上月经营目标完成情况、分析偏差原因、调整本月经营策略、明确下月关键指标。

季度战略复盘会：每季度末月第3周周四下午2:00-5:00召开，参会人员为公司董事会成员、高管团队、核心部门负责人；牵头组织部门为战略规划部，协同部门为财务部、业务部。会议内容包括：复盘季度战略目标达成情况、评估市场变化对战略的影响、调整下季度战略重点、解决战略执行中的重大障碍。

年度工作会议：每年1月中旬（具体日期提前10个工作日确定）上午9:00-12:00召开，参会人员为公司全体员工（分支机构通过视频参会）；牵头组织部门为行政部，协同部门为人力资源部、财务部、战略规划部。会议内容包括：总结上年度工作成果、表彰优秀团队与个人、发布本年度经营目标与战略规划、部署年度重点工作。

2.部门级例会

部门周例会：各部门每周固定时间召开（如周一上午10:00-11:00），参会人员为部门全体员工；牵头组织部门为各部门自身，部门负责人为会议主持人。会议内容包括：同步上周工作进展、明确本周工作任务、协调部门内部资源、解决员工工作难题。

部门月度复盘会：各部门每月最后1个工作日下午3:00-4:30召开，参会人员为部门负责人、团队主管及核心员工；牵头组织部门为各部门自身，会议内容包括：复盘月度工作目标完成情况、分析问题与改进措施、规划下月工作重点。

3.项目组例会

项目周例会：各在执行项目组每周固定时间召开（如周三下午3:00-4:00），参会人员为项目组全体成员、相关协作部门对接人（按需）；牵头组织部门为项目所属业务部门，项目经理为会议主持人。会议内容包括：同步项目进度、识别项目风险、协调跨部门协作事项、调整项目计划。

项目里程碑评审会：项目达到关键里程碑（如需求确认、方案评审、上线验收等）时召开，参会人员为项目组、需求方、技术方、质量管控部门及相关领导（按需）；牵头组织部门为项目所属业务部门，协同部门为技术部、质量部。会议内容包括：评审里程碑成果是否符合要求、确认是否进入下一阶段、解决里程碑达成中的问题。

（二）其他会议

指除例会外，因临时需求、专项工作或外部协作发起的非固定周期会议，具体包括：

1.临时会议：因紧急事项（如突发事件处理、紧急决策需求）发起的会议，参会人员根据事项涉及范围确定，牵头组织部门为事项责任部门，会议时长原则上不超过1.5小时。

2.专题会议：针对特定专项工作（如新产品研发、市