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行政资源申请审批流程标准文档

一、适用范围与场景说明

本流程标准适用于公司内部各类行政资源的申请与审批管理，涵盖办公设备、办公场地、公务车辆、办公物资等行政资源的调配与使用。具体场景包括但不限于：

新员工入职：需申请办公电脑、座椅、文具等基础办公设备；

部门活动开展：需申请会议室、培训场地、投影设备、音响器材等；

项目执行需求：需申请临时办公物资、专用设备或车辆支持；

日常办公补充：需申打印纸、墨盒、文件夹等易耗品；

公务外出：需申请公务车辆用于客户接待、业务洽谈等。

通过标准化审批流程，保证行政资源合理配置、高效利用，同时规范管理流程，避免资源浪费或违规使用。

二、审批流程详解

（一）申请发起

责任人：需求申请人（部门员工或活动负责人）

操作要点：

申请人根据实际需求，填写《行政资源申请表》（详见第三部分模板），明确资源名称、规格型号、数量、用途、预计使用时间等关键信息；

如涉及采购类资源（如新购办公设备），需提前附上《采购需求审批单》及至少3家供应商的报价单；

如涉及场地使用，需注明场地用途（如会议、培训、活动）、参与人数、设备需求（投影、音响等）及特殊布置要求（如桌型摆放、横幅悬挂）；

如涉及公务车辆使用，需注明使用时间、目的地、乘车人数、事由及随行人员信息。

输出物：《行政资源申请表》（含附件）

（二）部门初审

责任人：申请人直接上级/部门负责人

操作要点：

部门负责人审核申请的必要性及合理性，确认资源用途是否符合部门工作计划；

核对申请数量是否与实际需求匹配，避免超额申请（如办公耗材需参考部门月度领用标准）；

对于跨部门协作需求，需确认相关部门是否已知晓并同意（如联合活动需主办部门及协办部门负责人共同签字）；

审核通过后，在《行政资源申请表》“部门负责人意见”栏签字确认，并提交至行政部。

输出物：签字完整的《行政资源申请表》

（三）行政部审核

责任人：行政部专员/行政部负责人

操作要点：

行政部收到申请后1个工作日内完成审核，重点核查以下内容：

资源库存情况：确认是否有可用资源（如闲置设备、空闲场地），优先调配现有资源；

规制度符合性：检查申请是否符合公司《行政资源管理办法》（如车辆使用需符合“公车私用”禁止规定，场地使用需遵守安全规范）；

材料完整性：确认附件（如采购报价单、活动方案）是否齐全，信息是否准确；

对于需采购的资源，行政部需进行市场调研，对比性价比后提出采购建议；

对于场地或车辆冲突情况（如同一时间段多个部门申请同一会议室），行政部需根据“先急后缓、重要优先”原则协调，或建议调整使用时间；

审核通过后，在“行政部审核意见”栏签字；审核不通过的，注明原因并退回申请人修改。

输出物：审核通过的《行政资源申请表》或退回修改的通知

（四）分级审批

责任人：分管领导/总经理

操作要点：

根据资源类型及金额，分级审批权限

常规资源（如单次申请金额≤1000元的办公耗材、日常场地使用）：由行政部负责人审批即可；

重要资源（如单次申请金额1000-5000元的设备、单次使用≤3小时的公务车辆）：由分管行政的副总经理审批；

重大资源（如单次申请金额＞5000元的设备采购、单次使用＞3小时的公务车辆、大型活动场地及物资支持）：需提交总经理审批。

审批人需重点审核资源的成本效益及是否符合公司整体规划，审批通过后签字确认。

输出物：审批完成的《行政资源申请表》

（五）资源协调与发放

责任人：行政部专员

操作要点：

行政部根据审批结果，及时协调资源：

设备/物资：从库存中领取，检查完好情况后交付申请人，填写《行政资源领用登记表》（注明领用人、领用时间、归还时间）；

场地：提前确认场地availability，布置所需设备（如投影、音响），并在《场地使用登记表》中记录使用信息；

车辆：安排专职司机或授权驾驶人员，提前1个工作日通知申请人用车时间、地点及司机联系方式；

对于采购类资源，行政部需在审批通过后3个工作日内完成采购，并通知申请人验收。

输出物：交付的行政资源、领用/使用登记表

（六）使用与归还

责任人：申请人/使用人

操作要点：

使用人需严格按照申请用途使用资源，不得擅自转借、挪用或改变用途（如公务车辆不得用于私人事务）；

使用过程中需妥善保管资源，避免损坏或丢失；如遇设备故障，需立即停止使用并联系行政部处理；

使用结束后，需在规定时间内归还资源（如办公设备需在1个工作日内归还，场地需在结束后30分钟内清理完毕）；

归还时，行政部检查资源完好情况，确认无误后在《行政资源领用登记表》“归还确认”栏签字。

输出物：清洁完好的归还资源、签字确认的领用登记表

（七）流程归档

责任人：行政部专员

操作要点：

行政部每月对《行政资源申请表》、领用登记表、采购单等资料进行整理，按“申请日期-资源类型-部门”分类归档；

归档资料保存期限