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行政文件归档管理手册分类编码及存档流程模板
一、适用范围与应用场景
本模板适用于各类企业、事业单位、社会团体及机关的行政部门，用于规范日常行政文件（如通知、报告、会议纪要、合同、制度、请示批复等）的分类、编码、存档及全生命周期管理。当组织面临行政文件数量激增、查找效率低下、归档标准不统一等问题时，可通过本模板建立系统化的文件管理体系，保证文件分类清晰、编码唯一、存档规范，提升行政管理效率与文件安全性。
二、行政文件归档管理全流程操作指南
（一）文件收集与预处理
目标：保证应归档的行政文件完整、及时纳入管理范围。
操作步骤：
明确收集范围：
行政部门需在文件形成后3个工作日内，完成以下类型文件的收集：
上级单位来文（如通知、批复、函件）；
本单位发文（如红头文件、会议纪要、制度规范）；
跨部门协作文件（如请示、报告、合同协议）；
重要会议材料（如议程、签到表、PPT、决议）；
其他具有保存价值的行政文件（如调研报告、工作总结、大事记）。
文件预处理：
对收集的文件进行初步筛选，剔除重复件、草稿件（无最终审批签字的草稿除外）；
检查文件完整性：如、附件、审批签字、发文编号等要素是否齐全，缺失的需及时联系形成部门补充；
对破损、褶皱的文件进行修复或复印（复印件需注明“复印件”及经办人*签字）。
（二）文件分类与编码
目标：通过科学分类和唯一编码，实现文件的系统化标识与快速检索。
1.文件分类规则
采用“年度-机构-问题”三级分类法，结合文件类型细化：
一级分类（年度）：按文件形成年度划分，如“2024年”；
二级分类（机构）：按文件形成或主责部门划分，如“综合管理部”“人力资源部”“财务部”等（部门代码可参考单位内部组织架构代码表）；
三级分类（问题）：按文件具体内容或功能划分，如“通知类”“报告类”“会议类”“合同类”“制度类”等。
2.文件编码规则
采用“部门代码-年度-文件类型代码-流水号”的12位编码结构，规则
编码位
内容说明
示例
1-2位
部门代码（如综合管理部=ZL，人力资源部=RL）
ZL
3-6位
文件形成年度（后两位补0，如2024年=2024）
2024
7-8位
文件类型代码（通知=T，报告=B，会议=J，合同=H，制度=S）
T
9-12位
当年该类型文件流水号（从0001开始，按收集顺序递增）
0001
完整编码示例：ZL2024T0001（表示2024年综合管理部发布的第1份通知类文件）。
3.特殊文件处理
跨部门协作文件：以主责部门编码为准，协办部门可在归档登记表备注栏注明；
密级文件：在编码后增加“密级标识”（如“机密-★”“秘密-★”），单独存放管理；
电子文件：与纸质文件编码一致，在电子文件名前缀标注“[电子]”，如“[电子]ZL2024T0001”。
（三）文件整理与排序
目标：保证归档文件有序排列，便于后续装订与存档。
操作步骤：
排序：按编码从001号开始顺序排列，同编码文件按“-附件-审批材料”顺序叠放；
装订：
纸质文件采用左侧装订（三孔一线），超过50页的可采用胶装；
装订前去除金属夹、回形针等易锈蚀物品，避免损坏文件；
编页：对超过10页的文件，在右上角用铅笔编写页码（从1开始），保证页码连续；
填写备考表：每份文件袋/盒内附《文件备考表》，注明文件数量、页码范围、缺损情况、整理人*及日期。
（四）移交与存档登记
目标：完成文件正式归档，实现账物相符、责任可追溯。
操作步骤：
档案管理员接收：
整理人将整理完毕的文件连同《文件归档登记表》（见模板表格一）一并提交至档案管理员*；
档案管理员核对文件数量、编码与登记表是否一致，检查文件整理质量（如装订是否牢固、页码是否连续等）。
双方签字确认：
核对无误后，整理人与档案管理员在《文件归档登记表》上签字，各执一份留存；
档案管理员将文件存入指定档案柜，并在档案柜侧脊标注“年度-部门-文件类型”（如“2024-综合管理部-通知类”）。
电子文件归档：
将电子文件存储至单位指定服务器或云盘，按编码建立文件夹（如“ZL2024T0001”），后加密设置访问权限；
定期（每季度）对电子文件进行备份，保证数据安全。
（五）借阅与归还管理
目标：规范文件借阅流程，防止文件丢失、损坏或泄密。
操作步骤：
借阅申请：
借阅人填写《文件借阅申请及登记表》（见模板表格二），注明文件编码、借阅事由、借阅期限（一般不超过3个工作日）；
部门负责人审批（密级文件需分管领导审批）。
文件发放：
档案管理员核对审批手续后，向借阅人发放文件，并要求当面检查文件完整性；
借阅人签字确认领取时间及文件状态。
归还与检查：
借阅期满后，借阅人需及时归还文件，档案管理员检查文件是否完好、有无缺失；
确认无误后，在登记表上标注“归还日期”及经办人签字；
逾期未归还的，档
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