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企业合同管理流程及审批规范

在现代企业的运营活动中，合同作为连接内外部经济关系的纽带，其重要性不言而喻。一套科学、规范的合同管理流程及审批规范，不仅是企业防范法律风险、保障合法权益的基石，更是提升运营效率、维护企业信誉的关键。本文旨在系统梳理企业合同管理的全流程，并深入探讨其中的审批规范要点，以期为企业提供具有实操性的指引。

一、合同管理的基本原则

在构建合同管理流程与审批规范之前，首先应明确几项基本原则，这些原则将贯穿合同管理的始终：

1.合法合规原则：合同的订立、履行、变更、解除等全过程必须严格遵守国家法律法规、行业规范及公司内部管理制度。

2.风险控制原则：以风险防范为核心，对合同可能存在的法律风险、商业风险、财务风险等进行全面识别、评估与控制。

3.效率与审慎平衡原则：在确保合同风险得到有效控制的前提下，优化审批流程，提高合同处理效率，避免不必要的延误。

4.权责对等原则：明确各部门、各岗位在合同管理中的职责与权限，确保责任到人，审批有据。

5.全程管理原则：对合同从发起、谈判、起草、审查、审批、签署、履行、变更、解除直至归档的整个生命周期进行系统性管理。

二、合同管理全流程详解

（一）合同准备与发起阶段

合同管理始于合作意向的产生。此阶段的核心任务是为合同的订立奠定坚实基础，主要包括以下环节：

1.合作方评估与选择：业务部门在初步接洽后，应对潜在合作方的主体资格、商业信誉、履约能力、财务状况等进行必要的尽职调查。对于重要或长期合作项目，建议形成书面的尽职调查报告，作为是否与其合作的重要依据。

2.合同需求与目的明确：业务部门需清晰界定合同的商业目的、核心条款、期望达成的目标以及主要风险点。这是后续合同谈判和文本起草的指南针。

（二）合同审查与审批阶段

合同审查与审批是控制合同风险的关键防线，需要多部门协同进行。

1.业务部门内部审核：合同文本初稿完成后，由发起业务部门负责人对合同的商业可行性、条款与谈判内容的一致性、合作方信息的真实性等进行初步审核。

2.相关职能部门审查：根据合同性质和金额，合同文本需流转至相关职能部门进行专业审查：

*法务部门：重点审查合同的合法性、合规性、条款严谨性、权利义务明确性、违约责任对等性、争议解决方式有效性等。

*财务部门：重点审查合同价款、支付方式、税务处理、发票开具、财务风险等是否符合公司财务制度和相关规定。

*其他相关部门：如涉及技术问题，应由技术部门审查；涉及知识产权，应由知识产权管理部门审查等。各部门应在规定时限内出具明确的审查意见。

3.审批权限与审批流程：

*审批权限划分：公司应根据合同类型、金额大小、重要程度等因素，明确不同层级管理人员的审批权限。例如，小额常规合同可由部门负责人审批；达到一定金额或重要合同需分管领导审批；重大合同则需总经理办公会或董事会审议批准。

*审批流程设定：根据审批权限，设定清晰的审批路径。审批流程可以是串行（逐级上报），也可以是并行（相关部门同时审查），或两者结合。通常，业务部门发起后，先经法务、财务等职能部门专业审查，再按权限逐级上报审批。

（三）合同签署与用印阶段

合同经最终审批通过后，方可进入签署与用印环节。

2.签署主体审查：确认签约对方的签约代表是否具备合法授权（如出示授权委托书），签约单位是否与审批时一致。

3.签署规范：公司法定代表人或其授权委托人应在合同指定位置签字。签约时应使用不易褪色的笔，字迹清晰。若合同有多页，建议加盖骑缝章或由各方逐页小签。

4.用印管理：公司印章管理部门（通常为行政部或办公室）根据审批通过的《用印申请单》及最终合同文本，核对无误后加盖公司合同专用章或公章。严禁在空白合同或未经审批的合同上用印。

（四）合同履行与监控阶段

合同签署生效后，即进入履行阶段，这是实现合同目的的核心环节。

1.履约交底：业务部门应将合同主要条款、履行节点、注意事项等向相关履行人员进行交底，确保其理解并知晓自身职责。

2.履约跟踪：业务部门是合同履行的主要责任部门，负责密切跟踪合同履行情况，确保己方严格按照合同约定履行义务（如按时付款、按质供货等），同时监督对方履约情况。

3.履约记录与证据留存：对合同履行过程中的重要节点（如发货、验收、付款、通知等）应做好书面记录，并妥善保管相关凭证（如送货单、验收单、发票、往来函件等），形成完整的履约证据链。

4.风险预警与应对：在履约过程中，如发现对方可能或已经违约，或出现不可抗力等影响合同履行的情况，业务部门应及时向法务部门及相关领导报告，并采取相应措施，防止损失扩大。

（五）合同变更、解除与纠纷处理

合同履行过程中，可能因客观情况变化需要变更或解除合同，或因一方违约等原因引发纠纷。

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