2025年办公室办公用品费用分摊协议.docxVIP

2025年办公室办公用品费用分摊协议

鉴于甲方为规范其办公室办公用品的管理与费用分摊，明确各部门及人员在使用办公用品过程中的权利与义务，依据《中华人民共和国合同法》及相关法律法规，经友好协商，达成如下协议：

第一条引言

为有效管理甲方办公室办公用品的采购、使用及费用承担，实现成本分摊的公平合理，特制定本协议。本协议旨在明确2025年度内，甲方办公用品费用的分摊原则、方法、承担主体及相关管理要求。

第二条定义与解释

1.“办公用品”指本协议适用范围内，用于日常办公所需的各类物品，包括但不限于笔、纸张（打印纸、便签纸等）、笔记本、文件夹、订书机、文件夹、胶带、便签、数据线、移动硬盘、计算器、白板笔、白板清洁剂等常规及低值易耗品。具体品类由甲方行政管理部门根据实际情况确认并发布。

2.“费用”指因采购、运输、税费等产生的与办公用品直接相关的支出成本。

3.“分摊单位”指根据本协议约定承担办公用品费用的部门、项目组或指定个人。

4.“采购管理部门”指甲方授权负责办公用品统一采购、验收和管理的部门，暂定为行政部。

5.“领用记录”指采购管理部门记录的办公用品领用情况，包括物品名称、数量、领用人、领用日期等信息。

第三条办公用品的采购与管理

1.采购责任：甲方办公用品的统一采购、质量验收、仓储保管及日常管理由行政管理部门负责。

2.采购流程：各部门所需办公用品需填写《办公用品采购申请单》，经部门负责人签字确认，报行政管理部门审核。行政管理部门根据审核结果及库存情况确定采购计划，进行采购。大额采购需按甲方相关财务制度履行审批程序。

3.领用管理：采用集中申领方式。各部门指定专人每月统一到行政管理部门办理领用手续，填写《办公用品领用登记表》，经行政管理部门核对后发放。领用人需签字确认。个人领用需注明用途。

4.库存管理：行政管理部门建立办公用品台账，定期（每季度）对库存进行盘点，确保账实相符，并根据使用情况和库存水平及时补充采购，避免长期积压或短缺。

第四条费用分摊原则与方法

1.分摊原则：办公用品费用的分摊遵循“按部门使用，内部承担”的原则，结合实际消耗情况，力求公平合理。

2.分摊方法：本年度办公用品费用将按照各部门在领用登记表中记录的物品总价值进行分摊。行政管理部门每月根据汇总的各部门领用记录，计算各部门当月应分摊的办公用品费用总额，并纳入各部门管理费用或成本核算中。

第五条费用承担与结算

1.费用承担：各部门对其部门名义领用的办公用品费用承担分摊责任。

2.账单与通知：行政管理部门每月结束后5个工作日内，将上月各部门办公用品费用的分摊明细表（含领用明细汇总、分摊计算过程及金额）发送至各部门负责人。

3.确认与核对：各部门负责人应在收到费用分摊明细表后3个工作日内进行核对。如有异议，应书面说明理由并提供相应证据，与行政管理部门核实。无异议或无异议表示视为确认。

4.结算周期与方式：费用分摊明细确认后，作为当期部门管理费用/成本的一部分，纳入甲方财务核算流程。行政管理部门在每月财务结算时，将各部门分摊的费用计入相应账目。如采用其他结算方式，按甲方财务制度执行。

第六条各方的权利与义务

1.行政管理部门权利与义务：

*负责按本协议规定执行办公用品的采购、验收、保管、分发及费用分摊核算工作。

*有权监督各部门办公用品的使用情况，倡导节约，反对浪费。

*负责维护办公用品领用台账，确保数据准确。

*向各部门提供费用分摊明细，并配合部门进行费用核实。

2.分摊单位（各部门）权利与义务：

*根据实际工作需要领用办公用品，不得铺张浪费。

*指定专人负责办公用品的内部申领工作，并确保领用记录的准确性。

*积极配合行政管理部门的费用核对工作，及时反馈异议。

*按规定承担本部门应分摊的办公用品费用。

第七条费用预算（可选）

甲方鼓励各部门在年度开始前根据历史使用情况和本年度工作计划，编制办公用品领用预算，报行政管理部门备案。行政管理部门将预算作为采购计划和成本控制的参考依据。超出预算的领用需按甲方规定程序额外审批。

第八条违约责任

1.各部门应按本协议约定履行费用分摊义务。逾期未承担或未全额承担应分摊费用的，除补齐费用外，每逾期一日，按应付未付金额的千分之零点五向甲方支付滞纳金。

2.各部门及其人员应按规定领用办公用品，因违规领用、故意损坏或浪费造成额外成本增加的，相关责任部门或个人应承担相应责任。

3.行政管理部门如因管理不善导致费用核算错误，给相关部门造成损失的，应予以纠正，并承担相应责任。

第九条争议解决

因本协议引起的或与本协议有关的任何争议，