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标准化财务报销申请单填写指南

一、适用范围与场景说明

本指南适用于公司全体员工因公支出费用的报销场景，涵盖日常办公费用、差旅费、业务招待费、采购费、通讯费、交通费等各类合规性支出。无论是员工个人垫付后申请报销，还是部门统一支出后分摊报销，均需严格按照本指南填写《财务报销申请单》，保证报销流程规范、信息完整、符合财务制度要求。

二、填写步骤详解

（一）第一步：准确填写报销人基础信息

在申请单“基本信息”区域，需完整填写以下内容，保证信息真实、准确：

报销单号：由财务部门预先（首次报销可空填，由财务后续补录）；

报销部门：填写所属部门全称（如“市场部”“研发中心”）；

报销人：填写员工本人姓名（用“”代替，如“张”“李*”）；

员工编号：填写公司统一分配的员工工号；

联系方式：填写本人常用手机号码；

报销日期：填写实际提交申请单的日期；

费用归属期间：填写费用实际发生的起止日期（如“2024年5月1日-2024年5月10日”）。

（二）第二步：逐项列明费用明细及金额

在“费用明细”表格中，需按费用类别分项填写，保证每一笔支出清晰可追溯：

费用项目：填写具体费用名称（如“交通费-地铁”“招待费-午餐”“采购费-办公用品”等），避免笼统填写“杂费”“其他”；

发生日期：填写每笔支出的具体日期（需与费用归属期间一致）；

金额：填写每笔支出的净额（不含税金额，若为增值税专用发票需单独注明税额）；

备注：补充说明费用用途（如“客户A洽谈会议餐费”“项目调研差旅交通费”）；

附件张数：填写该笔费用对应的原始凭证附件数量（如“发票1张”“行程单2张”）。

注：多项同类费用可合并填写一行，但需注明总数量及总金额，如“交通费-出租车5次350元（含发票5张）”。

（三）第三步：规范整理并附件材料

报销时必须附上完整、合规的原始凭证附件，附件需按以下要求整理：

发票类：提供合法有效的增值税发票（电子发票需打印并签字，纸质发票需保持字迹清晰、无涂改），发票抬头需为公司全称，税号、金额、开票日期等信息准确无误；

证明类：差旅费需附行程单、机票/车票、住宿发票等；业务招待费需附招待事由说明、被招待单位人员信息；采购费需附采购申请单、验收单等；

清单类：同一笔费用涉及多张发票或附件的，需附《附件清单》并注明序号、附件名称、金额、张数；

粘贴要求：附件需按顺序粘贴在《附件粘贴单》上（如申请单自带），并在申请单“附件清单”栏注明总张数及总金额。

（四）第四步：按流程提交并跟踪审批状态

填写完整的申请单及附件需按以下流程提交审批，保证每个环节签字齐全：

报销人自查：核对信息无误后，在申请人处签字确认；

部门负责人审核：由部门负责人审核费用真实性、合理性及是否符合部门预算，签字确认；

财务部门审核：财务专员核对发票合规性、金额准确性、附件完整性及是否符合报销制度，审核无误后签字；

分管领导审批：根据费用金额及审批权限，由对应分管领导签字（如部门负责人审批权限内则无需此步骤）；

出纳付款：审批完成后，报销人将申请单提交至出纳，出纳核对无误后安排付款（可选择银行转账或现金，现金报销需提前说明）。

三、标准申请单模板

财务报销申请单

基本信息

费用明细

报销单号

（财务填写）

序号

费用项目

报销部门

1

报销人

*

2

员工编号

3

联系方式

4

报销日期

5

费用归属期间

合计

审批意见

其他说明

部门负责人审核

签字：_________

报销事由

财务审核

签字：_________

附件清单

（可另附页）

分管领导审批

签字：_________

备注

出纳付款

签字：_________

注：本单一式三联，分别为报销人留存、财务记账、出纳付款联。

四、常见问题与注意事项

（一）金额填写规范

金额需同时填写阿拉伯数字和中文大写（如“￥1,500.00”对应“人民币壹仟伍佰元整”），大小写必须一致，不得涂改；

涉及外币报销的，需注明原币金额及汇率，并按报销当日中国人民银行外汇中间价折算为人民币金额。

（二）附件完整性要求

所有报销必须提供原始发票，复印件、扫描件或电子截图无效（特殊情况需财务部门预先审批）；

发票丢失的，需填写《发票遗失说明》并由部门负责人签字确认，财务部门审核后可酌情处理（如提供其他证明材料）。

（三）审批流程节点

日常费用报销（如办公费、通讯费）需经部门负责人、财务审核即可；

差旅费、招待费、采购费等大额费用（单笔超过2,000元）需额外分管领导审批；

超出预算的费用需提前提交《预算调整申请》，经审批后方可报销。

（四）报销时限规定

费用需在发生后15个工作日内提交报销申请，逾期未提交的，需经分管领导特批；

月度报销截止日期为次月5日（遇节假日顺延），逾期当月将无法报销。

（五）常见错误规避

避免填写“办公用品”“餐费”等模糊项目，需注明具体用途（