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行政单位档案管理制度详解

行政单位档案管理是行政管理工作的重要组成部分，它系统记录了单位各项职能活动的历史轨迹，是维护单位历史真实面貌、提供决策参考、保障工作连续性的关键环节。一套科学、严谨、实用的档案管理制度，是确保档案工作规范有序、档案资源有效利用的根本保障。本文将从制度建设的必要性、基本原则、核心内容及保障措施等方面，对行政单位档案管理制度进行详细阐述。

一、档案管理制度建设的基本原则

行政单位档案管理制度的构建，并非简单的条文堆砌，而是需要遵循一系列基本原则，以确保制度的科学性和可行性。

首先，依法依规原则是制度建设的基石。档案管理工作必须严格遵守国家有关档案工作的法律法规，如《中华人民共和国档案法》及其实施办法等，确保各项管理行为有法可依、有章可循，杜绝随意性和盲目性。

其次，服务利用原则是档案工作的出发点和落脚点。制度设计应充分考虑档案的利用需求，便于档案信息资源的开发和利用，为单位各项工作提供有力的信息支撑，而不仅仅是为了“存”而“管”。

再次，统一规范原则是保证档案质量的前提。从档案的收集、整理、鉴定、保管到利用、销毁，各个环节都应有统一的标准和操作规范，确保档案的系统性、完整性和规范性，便于后续管理和利用。

最后，安全保密原则是档案管理的生命线。档案中往往包含敏感信息，制度必须明确安全保密要求，建立健全保密制度和防范措施，确保档案实体安全和信息安全，严防失泄密事件发生。

二、档案管理制度的核心内容

一套完善的行政单位档案管理制度，应涵盖档案从形成到销毁（或永久保存）的整个生命周期。

（一）档案的收集与归档

档案收集是档案管理的起点，其质量直接影响后续工作。制度需明确：

1.归档范围：清晰界定本单位在各项工作中形成的，具有查考利用价值的各种文字、图表、声像、电子等不同形式的历史记录均属归档范围，避免重要档案的遗漏。

2.归档时间：规定各项工作完成后，相关材料应在多长时间内整理归档，通常分为年度归档、专项工作结束后归档等。

3.归档要求：明确归档材料的质量标准，如文件材料应齐全完整、手续完备、字迹清楚、符合长期保存要求；电子文件应确保其真实性、完整性、可用性和安全性，并与相应的纸质文件或其他载体文件建立关联。

（二）档案的整理与保管

整理是档案管理的基础，保管是档案存续的保障。

1.档案整理：应遵循文件材料的形成规律和特点，按照一定的分类方案和排列顺序进行系统化整理，主要包括分类、编号、排列、编目等环节，确保档案条理清晰，便于检索。

2.档案保管：

*库房要求：档案库房应符合防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防高温、防光、防尘等“九防”要求，配备必要的温湿度调控设备。

*装具要求：档案应使用符合标准的档案盒、档案柜等装具进行存放。

*日常管理：建立档案库房管理制度，规范档案的入库、出库、清点、核对等流程，定期对档案进行检查和维护，发现问题及时处理。

（三）档案的利用与开发

档案的价值在于利用。制度应明确档案利用的程序、方式和纪律：

1.利用范围与对象：明确哪些档案可以向哪些人员提供利用，区分内部利用、外部利用以及涉密档案的利用权限。

2.利用手续：规定档案查阅、借阅的审批程序和登记制度，特别是对重要档案、涉密档案的利用，需有严格的审批手续。

3.利用方式：可包括查阅、复制、摘录、借阅等，并对档案的复制和带出作出明确规定。

4.利用纪律：严禁涂改、勾画、抽取、撤换、增删档案材料，严禁泄密。

5.档案开发：鼓励对档案信息进行深度加工和开发，如编写档案参考资料、专题汇编、大事记等，为单位管理和决策提供更直接的服务。

（四）档案的鉴定与销毁

对于已到保管期限的档案，需要进行鉴定：

1.鉴定组织：成立档案鉴定小组，由单位领导、档案管理人员和相关业务部门人员组成。

2.鉴定标准：依据国家有关档案保管期限的规定和档案的实际价值，确定档案的存毁。

3.销毁程序：对确无保存价值的档案，应按照规定的程序报经批准后进行销毁，并做好销毁记录，严禁个人私自销毁档案。

（五）档案的信息化管理

随着信息技术的发展，档案信息化已成为必然趋势。制度应包含：

1.电子文件归档管理：明确电子文件的形成、积累、鉴定、归档的流程和要求，确保电子档案的真实性、完整性、可用性和安全性。

2.传统档案数字化：对纸质等传统载体档案进行数字化扫描、著录、存储和管理的规范和要求。

3.档案管理系统建设与维护：对档案管理软件的选用、系统功能、数据备份、安全保密等方面作出规定。

（六）档案人员的职责与要求

档案管理人员是档案工作的具体承担者，制度应对其职责、素质和培训作出规定，明确其在档案收集、整理、保管、利用等各环节的责任，要求其具备良好的政治素质、专业知识和职业道德。

三、制度的保障与监督