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中小学档案分类及管理操作手册

第一章总则

1.1目的依据

为规范我校档案管理工作，提高档案管理科学化、制度化、规范化水平，有效保护和利用档案资源，根据国家有关档案法律法规及教育行政部门相关规定，结合我校实际，特制定本手册。

1.2适用范围

本手册适用于学校各类档案的收集、整理、分类、鉴定、保管、统计、利用、移交和销毁等管理工作。学校各部门、全体教职工均应遵守本手册规定。

1.3基本原则

档案管理工作遵循统一领导、分级负责、集中保管、规范整理、安全保密、便于利用的原则。确保档案的真实、完整、准确、系统和安全。

第二章管理机构与人员职责

2.1管理机构

学校档案工作由校长统一领导，指定一名校级领导分管，设立综合档案室（可与学校办公室或教务处合署办公），负责全校档案的统筹规划和集中管理。各部门应指定专人（兼职档案员）负责本部门文件材料的收集、整理和定期向档案室移交。

2.2档案员职责

2.2.1专职档案员职责

1.贯彻执行国家及上级部门关于档案工作的法律法规和方针政策，制定和完善学校档案管理制度及工作细则。

2.负责全校各类档案的接收、分类、整理、编目、保管、统计、鉴定、销毁、利用和数字化等工作。

3.指导和督促各部门兼职档案员做好文件材料的收集、整理和预归档工作。

4.负责档案库房的日常管理，做好防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防高温、防光、防尘、防有害气体等“九防”工作，确保档案实体与信息安全。

5.开展档案宣传教育，提高全校教职工的档案意识。

6.负责对到期档案的鉴定和提出销毁意见，按规定程序报批后组织实施。

7.积极开发档案信息资源，为学校各项工作提供档案利用服务。

2.2.2兼职档案员职责

1.负责本部门在各项工作中形成的具有保存价值的文件材料的及时收集、初步整理和妥善保管。

2.按照规定的时间和要求，将整理规范的档案材料向学校综合档案室移交，并办理交接手续。

3.协助学校专职档案员开展档案业务学习和培训，及时反馈档案工作中存在的问题和建议。

第三章档案的分类

3.1分类体系

学校档案采用年度结合组织机构（或问题）的分类方法。一级类目按年度划分，二级类目按组织机构（如校长室、党支部、工会、教务处、德育处、总务处、年级组、教研组等）或问题（如党群类、行政类、教学类、学生类、科研类、基建类、设备类、财务类等）划分。具体分类方案如下（可根据学校实际情况调整）：

3.2类目设置与代号

3.2.1党群类（代号：DQ）

包括学校党组织、工会、共青团、少先队等群众组织在工作中形成的各类文件材料。

1.党组织：党建工作计划、总结、报告、会议记录、党员发展、教育、管理材料，党费收缴，党组织关系转移等。

2.工会：工会工作计划、总结、会议记录、会员管理、福利、活动开展、教代会材料等。

3.共青团、少先队：工作计划、总结、会议记录、团员（队员）发展与管理、活动开展、评优表彰等。

3.2.2行政管理类（代号：XZ）

包括学校行政管理、人事、劳资、财务、基建、后勤等方面的文件材料。

1.综合管理：学校发展规划、年度工作计划、总结、请示、批复、会议纪要、规章制度、校庆材料、荣誉奖励等。

2.人事管理：教职工名册、履历、考核、奖惩、职称评聘、工资调整、离退休、调动、聘用合同等材料。

3.财务管理：财务管理制度、会计凭证、账簿、报表、审计材料等（按财务档案管理规定执行）。

4.基建管理：校园规划、基建项目报批、设计图纸、施工文件、竣工验收、工程决算等材料。

5.后勤管理：物资采购、固定资产管理、校园安全、环境卫生、食堂宿舍管理等方面的规章制度、记录、合同协议等。

3.2.3教学类（代号：JX）

包括学校教学管理、课程设置、教学计划、教学大纲、教材、学籍、成绩、教研活动等方面的文件材料。这是学校档案的核心部分。

1.教学管理：教学工作计划、总结、教学改革方案、教学管理制度、教学检查、评估材料等。

2.课程与教学计划：课程设置方案、各学科教学计划、教学大纲、实施方案等。

3.教材与教学资源：国家及地方教材选用记录、自编讲义、教学参考资料、课件、教具等相关材料。

4.学籍管理：新生录取名册、学生学籍卡、学生名册、转学、休学、复学、退学、毕业、结业、肄业等材料。

5.成绩管理：学生学期（学年）成绩册、考试试卷（样卷、参考答案）、质量分析报告等。

6.教研活动：各教研组工作计划、总结、教研活动记录、课题研究材料、公开课、示范课、教学成果（论文、获奖）等。

7.体育卫生与艺术教育：体育教学计划、运动会材料、卫生防疫、艺术教育活动等材料。

8.综合实践活动：学生社会实践、志愿服务、科技活动等相关材料。

3.2.4学生类（代号：XS）

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