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2023年人事档案管理工作流程汇总

引言

人事档案管理作为组织人力资源管理的基石性工作，承载着员工个人经历、政治思想、业务能力、工作表现及奖惩等重要信息，是组织选人用人、薪酬管理、职称评定、历史考察等工作的重要依据。其工作的专业性、严谨性与规范性，直接关系到组织人力资源决策的科学性和员工个人权益的保障。随着时代发展与管理要求的提升，人事档案管理工作亦需不断优化与规范。本文旨在梳理2023年人事档案管理的标准工作流程，以期为相关从业者提供系统性的参考与实务指引，确保人事档案管理工作的高效、合规与安全。

一、档案的建立与接收

人事档案的规范建立与准确接收，是后续一切管理工作的前提。此环节需严把入口关，确保档案材料的真实性、完整性与规范性。

（一）新档案的建立

当新员工入职，或有符合建档条件的人员需要纳入管理时，档案管理部门（通常为人力资源部）应及时启动建档程序。首先，需明确告知当事人需提交的个人材料清单，一般包括履历材料、鉴定考核考察材料、学历学位与专业技术职务材料、奖惩材料、党团材料、工资任免材料等。接收材料时，需仔细核对材料的真实性、有效性及完整性，对于填写不规范、信息不全或存疑的材料，应及时与当事人或相关部门沟通，要求补充或澄清。材料收集齐全并审核无误后，为其建立个人档案卷宗，编写档案编号，并登记造册，纳入档案管理系统。

（二）档案的接收与审核

对于因工作调动、人才引进等原因转入的人事档案，接收部门应严格按照规定程序办理。首先，核对档案转递通知单与档案材料是否相符，检查档案密封是否完好，有无拆封、涂改等异常情况。接收后，需对档案材料进行细致审核，重点核查档案材料的完整性、关键信息的一致性以及材料的规范性。如发现材料短缺、信息矛盾或不符合要求的情况，应立即与原档案管理单位联系，及时追回或补充材料，并做好相应记录。

二、档案的日常管理与维护

档案的日常管理与维护是一项持续性工作，旨在确保档案材料的安全、有序及信息的准确鲜活。

（一）档案的整理与排序

档案材料收集或接收后，需按照《干部档案整理工作细则》等相关规定进行系统化整理。具体包括：对材料进行鉴别，剔除重复、虚假或无保存价值的材料；按照档案内容的逻辑关系和时间顺序进行分类、排序；对每份材料编写页码，填写卷内目录；将整理好的材料装订成册，做到目录清晰、装订整齐、便于查阅。

（二）材料的收集与归档

建立常态化的档案材料收集机制，及时收集员工在工作期间形成的各类应归档材料，如年度考核登记表、奖惩决定、培训结业证书、学历学位变更证明、工资调整审批表、职务任免文件等。归档材料需符合规定要求，手续齐全、内容真实。归档时，应在档案管理系统中进行登记，并将实物材料准确归入相应档案卷宗。

（三）档案的保管与保密

人事档案属于党和国家的核心机密，必须严格执行保密制度和保管规定。档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防高温、防光、防尘等“七防”条件，配备必要的温控、湿控设备。档案管理人员应严格遵守库房管理制度，非档案管理人员未经许可不得进入库房。档案的存放应按照档案编号顺序排列，做到定位存放，易于查找。同时，要定期对档案进行清点核对，确保账物相符。

（四）档案信息的核对与更正

为保证档案信息的准确性，应定期或不定期对档案中的关键信息进行核对，如姓名、出生日期、参加工作时间、入党时间、学历学位等。在员工信息发生变动时，如姓名更改、学历提升等，应及时收集相关证明材料，对档案信息进行更新和更正，并在档案管理系统中同步调整。信息更正需履行严格的审批手续，确保有据可查。

三、档案的利用与服务

人事档案的利用是其价值实现的关键环节，应在严格遵守保密制度和使用规定的前提下，为组织人力资源管理、员工个人发展等提供必要的服务。

（一）档案的查阅与借阅

因工作需要查阅或借阅人事档案，必须严格履行审批手续。查阅人需填写《档案查阅（借阅）申请表》，经相关负责人批准后方可进行。查阅档案时，应在指定的阅档室进行，一般不得带出阅档室。查阅者应爱护档案，不得涂改、勾画、抽取、撤换、增删档案材料。档案管理人员应对查阅过程进行监督，并对查阅情况进行详细记录，包括查阅人、查阅事由、查阅时间、查阅内容等。借阅档案需限时归还，逾期未还应及时催还。

（二）证明材料的出具

因员工办理政审、报考、职称评定、出国（境）等事项，需要出具档案证明材料时，档案管理部门应根据档案记载的真实内容，准确、规范地出具证明。出具证明前，需核实申请人身份及相关事由，严格按照规定格式和程序办理，并由相关负责人审核签字。

（三）档案的转递

当员工因辞职、辞退、解除劳动合同、开除、退休、升学、参军等原因离开原单位时，档案管理部门应在规定时限内将其人事档案按规定转递至新的档案接收单位。转递档案应通过机要交通或派专人送取，严禁个人自带或通过普通邮寄方式转递。转递前，需对档案