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采购部门内审检查操作流程表

一、引言

采购部门作为企业资金流出的关键环节，其运营的合规性、效率性与效益性直接关系到企业的整体利益与风险控制水平。为系统、规范地开展采购部门内部审计工作，确保审计过程的客观性、公正性与有效性，特制定本操作流程表。本流程表旨在为内审人员提供清晰的行动指引，以发现采购管理中存在的问题，提出改进建议，促进采购管理水平的持续提升。

二、内审范围与目标

（一）内审范围

通常涵盖采购政策与制度、采购计划与预算、供应商管理、采购执行过程（包括询比价、招投标、合同管理等）、采购付款、采购档案管理以及采购人员职业道德与廉洁从业情况等。

（二）内审目标

1.评估采购制度的健全性、合规性及执行有效性。

2.审查采购流程的规范性与效率，识别潜在风险点。

3.评价采购活动的经济性、效率性和效果性。

4.确认采购数据的真实性、准确性与完整性。

5.提出改进采购管理的建议，促进企业价值提升。

三、采购内审核心操作流程

（一）准备与计划阶段

此阶段是内审工作的基础，充分的准备是确保审计质量的前提。

1.成立内审小组并明确分工：根据审计任务的规模和复杂程度，组建具备相应专业知识和经验的内审团队，明确组长及各成员的职责与分工，确保责任到人。

2.明确审计目标与范围：依据年度审计计划、管理层关注重点或特定风险领域，进一步细化本次采购内审的具体目标和涉及的业务范围，确保审计工作有的放矢。

3.制定详细审计计划：明确审计的起止时间、主要步骤、关键节点、资源投入以及预期成果。计划应具有一定的灵活性，以应对审计过程中可能出现的突发情况。

4.收集与研读相关资料：

*企业现行的采购管理制度、流程文件、岗位职责说明书。

*国家及地方关于采购的法律法规、行业标准。

*以往的内审报告、管理评审报告及外部审计报告（如适用）。

*采购相关的财务数据、供应商资料、合同台账等。

5.编制采购内审检查清单：根据审计目标和范围，结合收集到的资料，设计详细的检查清单。清单应覆盖采购各环节的关键控制点，例如制度执行情况、流程合规性、文件完整性、审批权限等，以提高审计效率和系统性。

（二）实施与取证阶段

此阶段是内审工作的核心，通过各种审计方法收集充分、适当的审计证据。

1.召开审计启动会议：与采购部门负责人及相关人员召开启动会，说明审计目的、范围、计划、方法以及需要配合的事项，建立良好的沟通机制。

2.文件审查：

*对照检查清单，系统审查采购制度的建立与更新情况，判断其是否符合法律法规及企业管理要求。

*抽取一定时期内的采购申请单、审批文件、招标文件（如有）、投标文件、中标通知书、采购合同、订单、验收单、入库单、发票、付款凭证等，检查其完整性、规范性及审批流程的合规性。

*审查供应商选择、评估、准入、动态管理及淘汰机制的执行记录。

3.穿行测试与流程验证：选取典型的采购业务案例，从头到尾追踪其执行过程，验证实际操作是否与制度规定一致，流程是否顺畅，控制点是否有效执行。

4.人员访谈：与采购部门负责人、采购执行人员、仓库管理人员、财务人员以及其他相关部门人员进行访谈，了解其对采购制度的理解、实际操作中的困难与建议，核实文件审查中发现的疑点。访谈应做好记录，并尽可能获取佐证材料。

5.现场观察：如有必要，对采购物资的验收、仓储等环节进行现场观察，了解实际运作情况。

6.证据收集与记录：对审计过程中发现的问题、获取的支持性文件、访谈记录、观察结果等，均需进行清晰、准确、完整的记录，并妥善保存相关证据。证据应具有客观性、相关性、充分性和合法性。

（三）分析与评估阶段

对收集到的审计证据进行整理、分析，评估采购管理的有效性及存在的风险。

1.证据整理与汇总：将实施阶段收集到的分散证据进行分类、整理、汇总，形成系统化的审计工作底稿。

2.问题识别与定性：对照审计标准和目标，分析审计证据，识别采购管理过程中存在的偏差、缺陷或潜在风险。对发现的问题进行定性，判断其性质（如合规性问题、效益性问题、控制缺陷等）。

3.风险评估：评估已识别问题可能对企业造成的影响程度（如财务损失、运营效率低下、声誉损害、法律风险等），分析问题产生的根本原因。

4.定量与定性分析：对能够量化的问题（如采购成本差异、资金占用等）进行定量分析；对制度健全性、流程合理性等进行定性分析，综合评价采购活动的合规性、效率性和效益性。

（四）报告与沟通阶段

形成审计结论，撰写审计报告，并与相关方进行沟通。

1.撰写审计报告初稿：根据分析评估结果，撰写审计报告初稿。报告应包括审计概况（目的、范围、方法）、审计发现（问题描述、证据、影响分析、根本原因）、审计结论（对采购管理整体情况的评价）以及针对问