展会管理制度.pdfVIP

四川恒日工程机械设备有限公司展会管理制度

四川恒日工程机械展会管理制度

一．目的

为了配合产品销售，扩大产品知名度，实现销售目的，公司对促

销类型的各种会议进行了规范化管理，具体内容如下:

①业务员在我公司销售区域内申请召开展会，必须提前10天向公

司申请。按照规定的文本格式报总经理批准，同意后再报三一厂家。

②展会召开，必须做好充分的准备工作：酒店的预定，会议场的预

定，宣传资料的准备，客户的邀请；展会申请的总的费用与实际费

用不能相差太大，这就要求业务员在展会前作好充分的准备，实地

考察会议场所，客户用餐酒店。实际费用与申请费用相差超过10％，

超过部分将由业务员承担。

③展会召开前，需要公司预垫费用，可以向公司财务申请，填好借

条，总经理签字，方可借款。

④展会结束后，3天内到财务报账，整理好展会的一切资料（到三

一财务报销用资料）。由财务协助一起做好到三一报账资料。由于展

会资料不齐全而影响三一报销，回款，业务员将承担回款责任。

二．会议组织部门

公司各部

三．会议筹备小组成员及职责

指挥长：全面负责会议策划并指挥，酒店预订，广告公司联系。

部门助理：负责会前物料的收集和制作，参会人员登记发贵宾牌。

部门区域业务经理：负责发送请帖和迎接客户并安排座位、后勤支

四川恒日工程机械设备有限公司展会管理制度

持。

四．会议管理

1.会议预算及借支

由部门制作策划书，注明会议流程，预算会议产生的费用总额，

提交公司总经理审核待批准后写借支单，财务经理签字后到出纳处

领取借支金额。部门助理应将批准的策划方案复印一份给综合管理

部备案。

2会场租赁费用

指某一酒店或宾馆的租赁费用(包括会议场所，产品存列场所)

3会场广告管理

会场广告先由部门提出内容，部门助理与综合部联系，综合部负

责联系制作，并按时交给部门。

4.会议礼品管理

会议礼品应有专人负责管理。部门先应根据客户资料初步确定礼

品配送额度，在实际中再根据报到单位人数进餐中给予发放。会后

要进行盘点，数据要准确。余下礼品专管员要清点集中带回公司。

数据不清楚，去向不明的，欠数由专管员承担责任。

5.会议餐费管理

1)成都菜标为1200元以下／桌。

另配:酒水1瓶、大可乐2瓶、玉溪1包。

2)省内地级市1000元以下／桌。

另配:酒水1瓶、大可乐2瓶、玉溪1包。

四川恒日工程机械设备有限公司展会管理制度

3)省内县级市800元以下／桌。

另配:酒水1瓶、大可乐2瓶、玉溪1包。

酒水、烟统一由综合部采购，计划由部门提供。

6会议住宿管理。

会议住宿标准严格按照财务制定的《出差管理制度》执行。

7人员管理

参加会议的员工部门要合理安排和管理。

8会议总结及分析

会议结束后部门要向公司提交会议总结报告，总经理一份，综合部

一份。内容为会议策划执行情况，费用统计，会议效果等。

五．会议报销管理及流程

1.会议结束后要求部门在10天内完成报销手续。

2.要求报销单据为合法税务发票。

3.报销项目明细要清晰。

4.有各经办人签字。

5.如有特殊情况部门要及时向总经理请示，批准后才能执行，否则

超过标准部分部门自行承担。

编制：审核：批复：