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酒店公司会议服务规定

一、总则

1.目的

为规范酒店公司内部会议服务流程，提高会议服务质量与效率，确保各类会议顺利进行，同时充分体现酒店公司的企业文化与经营理念，特制定本规定。

2.指导思想

以酒店公司“宾客至上，服务第一”的经营理念为指导，秉持“高效、专业、贴心”的服务宗旨，通过标准化、规范化的会议服务流程，展现酒店公司的品牌形象，实现社会效益与经济效益的双提升。

3.基本原则

遵循扁平化管理原则，减少不必要的层级沟通障碍，确保信息传递迅速、准确。注重人文关怀，关注参会人员的需求，为其提供舒适、便捷的会议环境。同时，兼顾成本控制，在保证服务质量的前提下，合理利用资源，实现经济效益最大化。

二、适用范围

本规定适用于酒店公司内部组织的各类会议，包括但不限于管理层会议、部门会议、培训会议、商务洽谈会议等，以及酒店为外部客户提供会议服务的相关活动。涉及的人员包括酒店公司全体员工以及参与会议的外部客户。

三、组织架构与职责分工

1.会议服务管理小组

成立以行政主管为组长，各相关部门负责人为成员的会议服务管理小组。负责统筹规划酒店公司的会议服务工作，制定会议服务标准与规范，协调各部门之间的工作关系，解决会议服务过程中出现的重大问题。

2.各部门职责

-行政部门

-负责会议的整体协调与安排，包括会议场地的预订、会议时间的确定等。

-制定会议服务计划，明确各部门的工作任务与职责。

-监督会议服务质量，收集参会人员的反馈意见，及时进行整改与优化。

-客房部门

-负责会议场地的清洁与布置，确保场地整洁、舒适。

-根据会议需求，提供相应的会议设备与用品，如桌椅、投影仪、音响设备等，并保证设备正常运行。

-餐饮部门

-根据会议规格与参会人员需求，提供定制化的餐饮服务，包括茶歇、午餐、晚餐等。

-确保餐饮食品的安全与卫生，严格把控食品质量。

-工程部门

-负责会议场地的设施设备维护与保养，提前对会议所需的电器、照明、空调等设备进行检查与调试，确保会议期间正常使用。

-在会议期间安排专人值班，及时处理可能出现的设备故障。

-人力资源部门

-负责会议服务人员的培训与调配，确保服务人员具备专业的服务技能与良好的服务态度。

-将会议服务工作表现纳入员工绩效考核体系，激励员工积极做好会议服务工作。

四、管理内容与流程

1.会议预订与筹备

-预订申请

酒店内部各部门如需使用会议场地，应提前填写《会议预订申请表》，详细说明会议名称、时间、参会人数、会议需求等信息，提交至行政部门。外部客户预订会议场地，可通过电话、邮件或在线预订平台等方式进行咨询与申请。

-场地安排

行政部门收到预订申请后，根据会议需求与场地使用情况，合理安排会议场地。如遇多个申请冲突，按照“紧急优先、重要优先”的原则进行协调。

-服务准备

各部门根据行政部门制定的会议服务计划，开展相应的准备工作。客房部门进行场地清洁与布置，摆放桌椅、调试设备；餐饮部门制定菜单、准备食材；工程部门检查设备运行情况；人力资源部门安排与培训服务人员等。

2.会议期间服务

-接待服务

会议开始前，服务人员应提前在会议场地入口处迎接参会人员，引导其签到、就座。为参会人员提供饮用水、会议资料等。

-设备保障

工程人员在会议期间全程值班，密切关注设备运行情况，确保投影仪、音响、灯光等设备正常工作。如出现故障，应迅速采取措施进行维修，尽量减少对会议的影响。

-餐饮服务

按照会议安排，准时为参会人员提供茶歇、餐饮等服务。服务过程中要注意礼仪规范，保持服务的及时性与周到性。

-秩序维护

行政部门安排专人负责会议期间的秩序维护，确保会议环境安静、有序。禁止无关人员随意进入会议场地，保障会议的保密性与安全性。

3.会议结束后清理

-场地清理

会议结束后，客房部门负责及时清理会议场地，回收会议设备与用品，恢复场地原状。检查场地内是否有遗留物品，如有应及时联系参会人员归还。

-设备检查

工程部门对会议使用的设备进行检查与维护，确保设备完好，为下次使用做好准备。对出现故障的设备，及时进行维修或报修。

-餐饮清理

餐饮部门清理剩余的餐饮食品，做好餐具的清洗与消毒工作。对未使用的食材进行妥善处理，避免浪费。

-总结反馈

行政部门组织各部门召开会议服务总结会，收集参会人员的反馈意见，对会议服务过程中的优点与不足进行总结分析。针对存在的问题，制定改进措施，不断提升会议服务质量。

五、权利与义务

1.员工权利

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