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电子档案管理办法及实施细则（2025年版）

第一章总则（管理办法核心框架）

第一条制定依据与适用范围

依据：根据《中华人民共和国档案法》《电子档案管理办法》（国家档案局令第22号）等法律法规，结合本单位实际制定。

适用范围：本单位在经营管理、业务办理、人事管理等活动中形成的，具有保存价值并归档的电子文件及电子档案管理，涵盖劳动合同、业务凭证、行政公文等各类电子信息记录。

效力认定：来源可靠、程序规范、要素合规的电子档案，与传统载体档案具有同等效力，可作为凭证使用。

第二条管理原则

遵循“全程管控、真实可靠、安全可控、高效利用”原则，实现电子档案从形成、归档、保管到处置的全流程规范化管理。

第三条管理责任体系

领导小组：由单位分管领导牵头，档案、信息化、业务及保密部门组成，统筹规划电子档案管理工作。

档案部门：负责制度制定、流程监督、档案接收与保管，指导各部门电子文件归档。

业务部门：负责本部门电子文件的收集、整理、初检与归档申报。

信息化部门：负责系统建设、技术支撑、数据安全与设备维护。

第二章电子文件归档管理（实施细则核心流程）

第一节归档范围与期限

第四条归档范围界定

档案类别

具体内容

责任部门

人事类

电子劳动合同、薪酬记录、离职证明等

人力资源部

业务类

合同协议、客户资料、业务报表等

各业务部门

行政类

公文、会议纪要、规章制度等

行政部

财务类

电子凭证、报表、审计报告等

财务部

第五条归档期限要求

实时归档：政务服务类、即时办结类电子文件通过系统自动归档。

定期归档：周期性形成的电子文件（如薪酬报表）每月归档；劳动合同等长期有效文件在生效后15日内归档。

最迟期限：所有电子文件归档不得晚于办理完毕后的第二年6月底。

第二节归档规范与检测

第六条归档格式标准

文件格式：采用开放通用格式，文本类用PDF/A，图像类用TIFF/JPEG，视频类用MP4，避免使用绑定软硬件的专有格式。

元数据要求：随电子文件一并归档元数据，包括形成者、形成时间、版本、关联文件等，格式符合《文书类电子文件元数据规范》。

特殊处理：电子劳动合同等含电子印章的文件，归档时去除数字签名信息，保留印章图形；加密文件需解密后归档。

第七条归档检测流程

业务部门自检：核对电子文件与元数据完整性，填写《电子文件归档申报表》。

档案部门复检：采用专用工具检测真实性（来源与形成过程可追溯）、完整性（无内容缺失）、可用性（可正常读取）、安全性（无病毒隐患）。

不合格处理：检测未通过的，退回业务部门限期整改，整改后重新申报。

第三章电子档案保管与移交

第八条保管设施与环境

系统建设：电子档案管理系统需具备权限管控、操作日志、备份恢复等功能，与业务系统、办公自动化系统无缝衔接。

存储保障：采用“本地+云端”双备份模式，本地存储使用加密硬盘阵列，云端选择符合安全等级的服务商。

环境要求：存储设备运行环境温度保持18-24℃，湿度40%-60%，远离磁场与强电磁干扰。

第九条日常保管操作

定期检查：每月核查存储介质状态，每季度进行数据可读性测试，每年开展全量备份校验。

载体管理：离线备份介质标注档案类别、备份时间，存入密码柜管理，建立《备份介质管理台账》。

格式迁移：每3-5年根据技术发展进行格式转换，确保长期可读，迁移过程全程记录元数据。

第十条档案移交规范

内部移交：业务部门向档案部门移交时，签署《电子档案交接单》，明确数量、类别及责任划分。

向档案馆移交：按国家规定定期移交，移交前进行“四性”检测，附具开放意见、密级说明等材料，优先通过安全网络在线移交，不具备条件的使用加密存储介质移交。

第四章安全管理与利用

第十一条安全保障措施

权限管控：实行“分级授权”，档案管理员拥有全权限，业务人员仅可访问本部门归档档案，查阅涉密档案需履行审批手续。

安全技术：部署防火墙、入侵检测系统，采用密码技术保护敏感电子档案，操作日志留存不少于5年。

应急处置：制定《电子档案安全应急预案》，每半年开展一次应急演练，遭遇数据损坏立即启动备份恢复流程。

第十二条利用与保密规则

利用流程：内部人员查阅需填写《电子档案利用申请表》，经部门负责人审批；外部单位查阅需持有效证件及单位介绍信，由档案部门专人陪同。

利用限制：涉密电子档案仅限在保密机房查阅，不得复制传输；非涉密档案复制需标注“复制件”字样。

保密责任：严禁泄露电子档案中的商业秘密、个人信息，违反者追究相应责任，构成犯罪的移交司法机关。

第五章鉴定与处置

第十三条保管期限鉴定

期限划分：分为永久、长期（10-30年）、短期（10年以下），具体按《企业文件材料归档范围和保管期限规定》执行。

鉴定程序：成立由档案、业务、法务部门组成的鉴