银行公司档案防高温规定.doc

银行公司档案防高温规定

一、总则

1.目的：为加强公司档案管理，确保档案在高温环境下的安全与完整，有效保护公司重要信息资产，依据国家相关法律法规及公司实际情况，特制定本规定。

2.指导思想：秉持公司“稳健经营、创新服务、以人为本、追求卓越”的企业文化，将档案管理与公司整体发展战略相结合，在保障档案安全的同时，体现公司对信息资源的重视和对社会责任的担当。以科学管理、预防为主的理念，切实做好档案防高温工作，为公司的稳定运营和持续发展提供有力支持。

二、适用范围

本规定适用于公司全体涉及档案管理的部门及员工，涵盖公司所有存储于不同介质（纸质、电子等）、不同地点（档案室、各部门办公区域等）的档案资料。同时，对于因业务往来需接触公司档案的外部客户及合作伙伴，在相关业务活动中也应遵循本规定中涉及档案防高温的要求。

三、组织架构与职责分工

1.档案管理领导小组

-组成：由公司分管行政的副总经理担任组长，各主要业务部门负责人为成员。

-职责：全面领导公司档案防高温工作，制定档案防高温工作的战略规划和重大决策；协调各部门之间在档案防高温工作中的关系，确保各项工作有序开展；审核档案防高温工作的预算和资源配置。

2.档案管理部门

-职责：具体负责制定档案防高温工作的操作细则和流程；定期对档案存储环境进行检查和评估，包括温度监测、设备运行状况检查等；组织实施档案防高温的各项措施，如采取降温设备、优化存储布局等；对档案管理人员进行防高温知识培训和技能考核。

3.其他部门

-职责：负责本部门所保管档案的日常防高温工作，按照档案管理部门的要求做好档案的整理、存放和防护；配合档案管理部门开展档案防高温检查和应急处置工作；及时反馈本部门在档案防高温工作中遇到的问题和建议。

四、管理内容与流程

1.档案存储环境管理

-温度控制标准：档案存储区域的温度应控制在适宜范围内，一般纸质档案存储温度不超过30℃，电子档案存储温度根据存储设备要求严格控制在规定区间。

-设备配备与维护：配备足够的降温设备，如空调、通风扇等，并定期进行维护和保养，确保设备正常运行。安装温度监测设备，实时监控档案存储区域的温度变化，并建立温度监测记录台账。

-存储布局优化：合理规划档案存储架的布局，避免档案直接暴露在阳光下或靠近热源。将重要档案存放在温度相对稳定的区域，并根据档案的使用频率和重要程度进行分区管理。

2.高温预警与应急响应

-高温预警机制：与气象部门建立信息沟通机制，及时获取高温天气预警信息。当发布高温橙色预警（37℃以上、40℃以下）及以上级别预警时，启动档案防高温应急响应程序。

-应急响应措施：增加对档案存储区域的巡查频次，每2小时检查一次温度和设备运行情况；对温度过高的区域，及时启动备用降温设备或采取其他临时降温措施；如遇设备故障，立即组织维修人员进行抢修，确保档案存储环境的温度尽快恢复正常；对于珍贵或易损档案，在必要时采取转移至安全存储环境的措施。

3.档案日常管理与操作

-档案借阅与归还：在高温天气下，严格控制档案的借阅数量和时间，尽量减少档案在高温环境中的暴露时间。借阅人员归还档案时，档案管理人员应及时检查档案的完整性和状态，如发现异常情况及时记录并报告。

-档案整理与数字化处理：合理安排档案整理和数字化处理工作时间，避免在高温时段进行大规模的档案整理和设备操作。对正在进行数字化处理的档案，要确保处理设备在适宜的温度环境下运行，防止因设备过热导致数据丢失或损坏。

五、权利与义务

1.员工权利

-培训权利：员工有权参加公司组织的档案防高温知识培训，提升自身在档案管理方面的技能和应对高温风险的能力。

-建议权利：员工有权就档案防高温工作提出合理化建议和意见，公司应认真对待并给予反馈。

-安全保障权利：员工在执行档案防高温工作任务时，有权获得必要的安全保障措施，如防护用品、安全工作环境等。

2.员工义务

-遵守规定义务：员工应严格遵守本规定及公司其他档案管理制度，按照要求做好档案的日常管理和防高温工作。

-及时报告义务：如发现档案存储环境异常、设备故障或其他可能影响档案安全的情况，员工应及时向档案管理部门报告。

-配合工作义务：员工应积极配合档案管理部门开展档案防高温检查、应急处置等工作，提供必要的协助。

3.客户与合作伙伴权利义务

-权利：客户与合作伙伴在遵守公司规定的前提下，有权按照合同约定获取公司档案信息服务，并对公司档案防高温工作提出合理的改进建议。

-义务：客户与合作伙伴在接触公司档案过程中，应遵守本规定，不得因自身行为导致档案处于高温风