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公司会议管理办法

一、会议分类与分级管理

公司会议根据性质、目的及参与范围，分为决策类会议、管理类会议、业务类会议及专题类会议四大类别，实行分级管理，明确责任主体与规范要求，避免会议冗余与资源浪费。

（一）决策类会议

指对公司重大事项进行审议、决策的会议，包括但不限于董事会、总经理办公会。

-定义：审议公司战略规划、重大投资、人事任免、财务预算等需最高决策层决定的事项。

-参与范围：董事会成员（董事会会议）、总经理及高管团队（总经理办公会），根据议题可邀请相关部门负责人列席。

-召开频率：董事会原则上每季度召开1次，遇重大事项可临时召开；总经理办公会每周召开1次，特殊情况可调整。

（二）管理类会议

指统筹公司运营管理、协调跨部门工作的会议，包括但不限于经营分析会、月度例会。

-定义：通报经营指标完成情况，分析运营问题，部署阶段性重点工作，协调资源解决跨部门协作障碍。

-参与范围：公司高管、各部门负责人，根据议题可扩大至关键岗位员工。

-召开频率：经营分析会每月第5个工作日召开（遇节假日顺延）；月度例会每月最后一个工作日召开。

（三）业务类会议

指围绕具体业务开展的专业性会议，包括但不限于项目推进会、客户对接会、技术研讨会。

-定义：聚焦单一业务线或项目的进度跟踪、问题解决、方案论证，确保业务目标按计划达成。

-参与范围：业务相关部门负责人、项目组成员、技术骨干，外部合作方（如客户、供应商）可根据需要受邀参会。

-召开频率：项目推进会根据项目周期确定（如每周/双周）；客户对接会根据合作需求临时发起；技术研讨会按需召开。

（四）专题类会议

指针对特定问题或临时性任务召开的专项会议，包括但不限于问题复盘会、制度宣贯会、应急协调会。

-定义：针对突发风险、重大失误、制度更新或紧急任务进行专项讨论，制定应对方案或落实措施。

-参与范围：问题涉及部门负责人、相关岗位员工、专家顾问（如需要）。

-召开频率：无固定周期，由发起部门根据实际需求提出。

二、会议计划与审批管理

实行“年度统筹、月度计划、临时备案”的三级计划管理机制，严格控制非必要会议，提高会议效率。

（一）年度会议计划

每年12月15日前，由总经理办公室（以下简称“总经办”）牵头，组织各部门提交下一年度常规会议计划（包括会议名称、类型、频率、参与范围、预计时长），经总经办汇总、高管层审核后，形成《年度会议计划表》，作为全年会议管理的基础依据。

（二）月度会议排期

每月25日前，各部门根据年度计划及当月工作重点，提交下月拟召开的常规会议清单（含调整后的时间、议题），总经办统一汇总后编制《月度会议排期表》，明确会议时间、地点、主持人及主要议程，避免时间冲突。

（三）临时会议审批

未列入年度或月度计划的临时会议，需提前2个工作日填写《临时会议申请表》，说明会议背景、议题、参与人员及预计时长，经分管高管审批后，提交总经办备案。单次临时会议时长原则上不超过2小时，同一部门月度临时会议不超过3次（特殊紧急情况除外）。

三、会议筹备规范

会议发起部门负责全程筹备，总经办提供支持，确保会议准备充分、资料齐全、流程清晰。

（一）议题征集与筛选

1.常规会议：发起部门需在会议召开前5个工作日（专题类会议3个工作日）向参会部门征集议题，经整理后提交分管高管审核，确定最终议程。

2.临时会议：议题需在《临时会议申请表》中明确，避免现场新增无关议题。

3.议题要求：单个议题需附背景说明、数据支撑、建议方案（需决策类议题），否则不予列入议程；重复性议题（如已明确解决方案的问题）不得重复提交。

（二）会议材料准备

1.发起部门需在会议召开前3个工作日（专题类会议2个工作日）将最终版材料（含电子版及纸质版）发送至参会人员，总经办负责核对材料完整性。

2.材料格式需统一（标题二号宋体、正文四号仿宋、图表清晰），数据类材料需标注来源及统计口径，方案类材料需明确利弊分析及建议结论。

（三）会议通知与确认

1.会议通知需包含以下要素：会议名称、类型、时间（精确到分钟）、地点（含线上会议链接）、时长、议程、需参会人员、需准备事项（如汇报材料、数据）。

2.通知方式：常规会议通过OA系统推送，临时会议需电话确认关键参会人；参会人员需在收到通知后24小时内反馈是否出席（线上会议需提前测试设备）。

（四）会场布置与设备调试

1.线下会议：总经办负责会场布置，需提前1小时完成设备调试（投影仪、麦克风、音响、网络），检查座位标识（姓名牌、部门牌）、材料摆放（按参会名单顺序）、茶歇准备（仅时长超过