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活动策划合作协议条款设计要点

做了七年活动策划，经手过300多场活动的合作协议起草与审核，最深刻的感受是：一份好的协议不是冰冷的法律文本，而是双方合作的“安全绳”和“导航图”。它既要划清边界避免扯皮，又要留出弹性空间应对变化，更要在字里行间传递合作的诚意。今天就从专业策划人的视角，聊聊活动策划合作协议条款设计的核心要点，这些都是在实际踩过坑、打过交道后总结的“真经验”。

一、基础框架：合作协议的“骨架”搭建

活动策划合作的本质是“服务交易”，但比普通商品交易复杂得多——它涉及创意输出、资源整合、多方协调，甚至可能延伸出知识产权、品牌绑定等附加价值。因此，协议的基础条款必须像建房子打地基一样，把“合作到底是什么”“从哪天开始到哪天结束”“钱怎么付”这些最核心的问题先定死。

1.1合作内容：越具体越好，拒绝“大概其”

我见过最离谱的协议里写着“甲方委托乙方策划一场品牌活动”，但活动类型（是年会、发布会还是快闪店？）、规模（100人还是1000人？）、核心环节（是否包含演出、互动装置、媒体直播？）一概没提。结果执行时甲方突然要求增加500人接待，乙方以“超出原范围”为由加价，双方闹得不愉快。

正确的做法是，合作内容必须用“场景化描述”。比如：“乙方为甲方策划并执行XX品牌年度客户答谢会，包含以下服务内容：①活动主题创意设计（含3版方案供选）；②场地选址及协调（限定在XX市主城区，预算上限XX万元）；③流程设计（含签到、主舞台、茶歇、互动游戏四大模块，总时长3小时）；④物料制作（含背景板、手牌、伴手礼，具体尺寸及材质见附件清单）”。如果有特殊要求（比如需邀请某领域嘉宾），也要明确“乙方负责邀请至少2位行业KOL，需满足粉丝量≥50万、垂直领域契合度≥80%的条件”。

1.2合作期限：时间节点比“起止日期”更重要

活动策划是典型的“倒计时工程”，从立项到执行往往要经历方案确认、资源采购、现场搭建、彩排、正式执行等多个阶段。单纯写“合作期限自X年X月X日至X年X月X日”远远不够，必须细化关键时间节点。

举个例子：“①方案确认节点：合同签订后7个工作日内，乙方提交首版方案；甲方需在5个工作日内反馈修改意见，逾期未反馈视为默认通过；②物料进场节点：活动前3日18:00前，乙方完成场地布置并通过甲方验收；③彩排节点：活动前1日14:00-17:00，双方进行全流程彩排；④执行节点：活动当日9:00-17:00为正式执行期”。这些节点就像项目的“进度条”，一旦某环节延误，能快速定位责任方——比如物料进场超时，乙方要说明是供应商延迟还是自身协调问题，甲方也能据此主张违约金。

1.3费用与支付：把“怎么给钱”写成“操作手册”

活动策划的费用结构通常包括策划服务费、执行成本（如场地租赁、物料制作）、第三方费用（如演出团队、设备租赁）。协议里最容易出问题的是“费用是否含税”“额外支出谁承担”“支付条件是否清晰”。

我的建议是：

明确总费用构成：“本协议总费用为XX元（含税，税率6%），其中策划服务费XX元，执行成本XX元（包含场地租赁XX元、物料制作XX元），第三方费用XX元（已包含演出团队XX元、设备租赁XX元）”；

支付节点与条件：“①合同签订后3个工作日内，支付总费用的30%作为预付款；②方案通过后3个工作日内，支付总费用的40%；③活动执行完毕且甲方签署《验收确认单》后7个工作日内，支付剩余30%尾款”；

额外费用处理：“因甲方临时增加需求（如新增环节、更换更高规格物料）产生的费用，乙方需在24小时内提供《费用变更单》，经甲方签字确认后作为合同补充条款，费用随下一阶段款项支付”。

之前有个案例，甲方临时要求把背景板从喷绘换成LED屏，乙方没让甲方签变更单，最后结算时甲方不认账，导致乙方多花了2万块成本。所以，“先确认再执行”必须写进协议。

二、权利义务：合作中的“行为准则”

活动策划是“双向服务”——策划方要交付创意和执行，委托方要提供资源和配合。这部分条款的核心是“把‘应该做’变成‘必须做’”，避免一方“躺平”导致项目卡壳。

2.1策划方（乙方）的核心义务：从“交付成果”到“兜底责任”

乙方最常被忽视的义务不是“做好方案”，而是“主动协调”和“风险预警”。比如，某场户外音乐节，乙方明知活动前一周有暴雨预警，但没及时告知甲方调整日期，结果活动当天场地积水，甲方被客户投诉。这种情况下，乙方就要承担责任。

具体条款可以这样设计：

资源协调义务：“乙方需负责与场地方、供应商、第三方服务商（如安保、餐饮）的协调沟通，确保各环节衔接顺畅；如因乙方协调不力导致延误，每延误1小时，按总费用的0.5%向甲方支付违约金”；

风险告知义务：“乙方需在活动前10日提交《风险评估报告》，列明可能出现的天气、场地、人员等风险及应对方案；如遇突发风险（如临时管控、供