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海外小型展会合作协议标准条款模板

作为从业近十年的会展服务顾问，我参与过30余场海外小型展会的筹备与执行，最深的体会是：一份严谨且有人情味的合作协议，是保障双方权益、避免后期纠纷的”定海神针”。特别是海外展会涉及语言差异、文化习惯、法律环境等变量，更需要条款细致到”展具螺丝的松紧度”。以下结合实操经验，整理出一套适用于海外小型展会（参展商≤50家、展出面积≤2000㎡）的合作协议标准条款模板，供行业同仁参考。

一、总则：合作基础与核心框架

1.1协议目的

本协议由”甲方（展会主办方）“与”乙方（参展商）“共同签署，旨在明确双方就”XX海外小型展会”（以下简称”本展会”）的合作内容、权利义务及责任边界，保障展会顺利举办与双方合法权益，建立长期互信的合作关系。需特别说明的是，区别于大型展会的标准化流程，小型展会更依赖双方的灵活配合，因此条款中会保留一定协商空间，但核心权责必须清晰。

1.2合作内容界定

双方合作内容以”乙方参展服务”为核心，具体包括：

（1）甲方为乙方提供标准展位/特装展位（需在附件中明确展位号、面积、位置图）；

（2）甲方提供基础配套服务（如展会宣传推广、现场安保、公共区域清洁、基础展具租赁）；

（3）乙方按约定支付费用，并配合完成展品布展、参展期间的品牌展示及展会活动参与。

1.3合作期限

自”本协议签署日”起至”展会结束后7个工作日”止。特别标注”结束后7个工作日”，是为覆盖撤展验收、费用结算、资料归档等收尾环节，避免因”展会结束即终止”导致的责任真空。

二、双方权利与义务：细节决定执行质量

2.1甲方（主办方）主要义务

作为展会运营主体，甲方的服务质量直接影响乙方参展体验。结合海外展会特点，重点义务包括：

（1）场地与设施保障：需在开展前15日向乙方提供《展位平面图》《设施清单》（含电源容量、网络带宽、地贴承重等参数）；标准展位需配备基础展具（如1.5m×0.5m洽谈桌1张、折叠椅2把、300W射灯2盏、5孔电源插座1个），特装展位需提前确认搭建资质（海外部分国家要求搭建商具备当地认证）。

（2）宣传推广责任：需在官网、社交媒体（Facebook/Instagram等当地主流平台）、行业协会渠道发布乙方参展信息，重点展会需制作”参展商专题页”（含企业简介、核心展品）。特别提示：若乙方提供宣传素材（如LOGO、产品图），甲方需在发布前2个工作日反馈审核意见，避免因素材不合规（如涉及当地文化禁忌）导致宣传失误。

（3）现场服务支持：安排”双语联络人”（中+当地语言）对接乙方需求，每日展会期间9:00-18:00在岗；提供紧急医疗包、翻译服务（需提前3日预约）、临时仓储（限24小时内）等应急支持。

（4）合规性兜底：确保展会已获得举办地政府的”临时活动许可”，并为乙方提供《展会合规指南》（含当地消防要求、知识产权保护规则、垃圾处理规范等）。例如，欧洲部分国家要求展会垃圾需分类回收，甲方需明确告知乙方分类标准及回收点位置。

2.2乙方（参展商）主要义务

参展商的配合度是展会成功的关键，需重点约束以下行为：

（1）展品与布展合规：展品需符合举办地的进口限制（如欧盟REACH法规、中东地区宗教禁忌），乙方需在开展前30日提供《展品清单》及相关检测报告，甲方协助完成清关资料审核（不承担清关责任）；布展需在”规定时间”（通常为开展前2日9:00-18:00）内完成，超时需按500元/小时支付加班费（参考东南亚小型展会常规收费）。

（2）费用支付与配合：需按约定时间节点支付费用（详见第三章），若因乙方延迟付款导致展位预留取消，甲方不承担赔偿责任；需配合甲方的”统一布展管理”（如不得擅自移动隔断、不得使用大功率电器），曾有展商因私接电线导致跳闸，最终承担了2000欧元的线路维修费用，此类教训需在协议中明确。

（3）品牌展示规范：参展期间需遵守”展会视觉系统”（如LOGO尺寸、宣传物料颜色），避免与其他展商产生视觉混淆；不得在非公共区域派发传单（部分国家禁止未经许可的营销行为），否则由此产生的罚款由乙方自行承担。

（4）知识产权声明：乙方需保证展品、宣传资料不侵犯第三方知识产权，若因侵权引发纠纷，甲方有权立即终止乙方参展并追偿损失（包括律师费、赔偿金）。

三、费用与支付：钱账分明才能合作长久

3.1费用构成

海外小型展会的费用通常包含三部分，需在协议附件中列明具体金额与计算方式：

（1）展位费：根据展位位置（主通道/角落）、面积（9㎡/18㎡）定价，小型展会常采用”一口价”模式（如9㎡标准展位2.8万元人民币），需标注是否含基础展具（不含则需单独列”展具租赁费”）。

（2）宣传推广费：若乙方选择”额外宣传套餐”（如官网首页轮播、现场DM单夹带），需单独收费，费用需明确”服务内容与效果”（如”轮播展示7日，覆盖5000