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物业管理费催缴及法律诉讼指导书

一、总则

（一）目的与依据

为规范物业管理服务活动中物业费的催缴行为，保障物业服务企业（以下简称“物业方”）的合法权益，维护物业管理区域内的正常秩序，促进业主履行缴费义务，依据《中华人民共和国民法典》、《物业管理条例》及相关法律法规、司法解释，并结合行业实践，特制定本指导书。

（二）适用范围

本指导书适用于物业方在物业管理服务合同有效期内，对物业管理区域内业主或物业使用人（以下统称“业主”）拖欠物业管理费（以下简称“物业费”）的催缴及后续可能发生的法律诉讼活动。

（三）基本原则

1.预防为主、催缴为辅：通过提升服务质量、加强沟通、明确权利义务等方式，从源头上减少欠费行为。

2.有理有据、依法合规：催缴行为必须基于合法有效的物业服务合同及相关法律法规，做到事实清楚、证据确凿。

3.人文关怀、柔性操作：在催缴过程中，应体现对业主的尊重与理解，区分不同情况，优先采用非对抗性、人性化的沟通与协商方式。

4.及时高效、注重时效：发现欠费后应及时启动催缴程序，注意诉讼时效的规定，避免因拖延导致权利受损。

二、物业费催缴工作规范

（一）常规提醒

1.缴费通知：在物业费缴费周期届满前，物业方可通过公告栏、短信、微信、APP推送、邮件等多种方式，向业主发送温馨的缴费提醒，明确缴费金额、缴费方式及截止日期。

2.信息核对：确保业主联系方式、房屋信息等准确无误，避免因信息偏差导致提醒失效。

（二）逾期催缴

1.首次催缴（逾期15日内）：

*当业主逾期未缴纳物业费时，物业方应在逾期后的合理期限内（建议15日内），向业主发出《物业费催缴通知书》（以下简称《催缴通知书》）。

*《催缴通知书》应载明：业主信息、房屋信息、欠费期间、欠费金额（含本金及合同约定的合法违约金或滞纳金，若有）、缴费方式、再次提醒的缴费期限及逾期未缴将采取的进一步措施（如发送律师函、提起诉讼等）。

*送达方式可优先选择业主确认的电子送达方式（如微信、短信、邮件），并辅以书面张贴（如业主户门、公告栏）。若能当面送达，需请业主签收。

2.二次催缴（首次催缴后仍未缴纳，且逾期较长）：

*在首次《催缴通知书》限定的期限届满后，业主仍未缴纳的，物业方可进行二次催缴。

*二次催缴可采取更为正式的方式，如邮寄挂号信或EMS《催缴通知书》，务必保留邮寄凭证（包括快递单号、签收记录等）。信件内容应比首次催缴更为严肃，明确告知其行为的违约责任及可能面临的法律后果。

*对于有联系方式但无法通过上述方式有效送达的，可尝试电话沟通，了解未缴费原因，并进行口头催告，同时做好电话沟通记录（时间、人员、内容概要）。

3.深度催缴与沟通（针对长期拖欠或恶意拖欠）：

*对于长期拖欠或经多次书面催缴仍无回应的业主，物业方管理人员或客服人员可尝试上门拜访（建议两人同行），与业主进行面对面沟通，了解其真实困难或拒缴原因。

*对于确有实际困难的业主，在核实情况后，可在双方协商一致的基础上，探讨分期付款等灵活解决方案，并签订书面补充协议。

*对于无正当理由恶意拖欠的业主，应明确告知其法律责任，并强调物业方将采取包括法律途径在内的一切必要措施维护自身权益。

（三）规范记录与证据留存

1.建立台账：对每一位业主的缴费情况、欠费情况、催缴情况进行详细记录，建立电子或纸质台账，动态更新。

2.证据保全：

*所有书面《催缴通知书》的原件、复印件或扫描件。

*电子送达的截图、记录（如微信聊天记录、短信记录、邮件发送成功回执）。

*邮寄凭证（快递单、挂号信收据、EMS签收查询记录）。

*电话沟通记录、上门拜访记录（包括照片、视频，需注意保护业主隐私，避免侵权）。

*与业主的任何书面沟通材料（如协商函、承诺函、补充协议等）。

*物业服务合同、业主入住资料、产权证明（或能证明业主身份的材料）、物业服务过程的相关记录（如服务照片、维修记录、保洁记录等，用以证明已按约提供服务）。

三、法律诉讼与仲裁

（一）诉讼前评估

1.必要性评估：考虑欠费金额、欠费时间、业主经济状况、诉讼成本（时间、金钱、人力）及胜诉可能性，评估通过诉讼途径追讨的必要性。对于小额欠费，可酌情考虑是否批量诉讼以降低成本。

2.证据审查：全面审查现有证据是否充分、确凿，能否形成完整的证据链，特别是关于业主身份、欠费事实、催缴行为、物业服务已提供等核心事实的证据。

3.诉讼时效审查：确认物业费债权是否在诉讼时效期间内（一般为三年，自知道或应当知道权利受到损害之日起计算，注意诉讼时效中断、中止的情形）。

（二）诉讼/仲裁准备

1.确定管辖法院/仲裁机构：根据物业服务合同约定或法律规定，确定有管辖权的人民法院或