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员工亲属关系管理流程规范范例

一、总则

（一）目的与依据

为规范公司员工亲属关系管理，保障员工及公司的合法权益，营造公平、公正的工作环境，防范因亲属关系可能引发的利益冲突及管理风险，依据国家相关法律法规及公司内部管理制度，特制定本流程规范。

（二）适用范围

本规范适用于公司全体在职员工。

（三）基本原则

1.实事求是原则：员工应如实申报本人及家庭成员与公司其他员工的亲属关系。

2.及时准确原则：员工应在规定时限内主动、准确地提供或更新亲属关系信息。

3.保密原则：公司对员工申报的亲属关系信息予以严格保密，仅用于公司内部管理及规定用途。

二、管理职责

（一）人力资源部

1.负责本流程规范的制定、修订、解释与监督执行。

2.负责员工亲属关系信息的收集、审核、登记、存档与动态维护。

3.负责对员工亲属关系信息的保密管理，确保信息安全。

4.对于员工亲属关系可能涉及的利益冲突情况进行评估，并提出处理建议。

（二）各部门

1.负责督促本部门员工按时、如实申报亲属关系信息。

2.配合人力资源部对本部门员工亲属关系信息的核查工作。

3.在日常管理中，如发现员工亲属关系未按规定申报或存在变动情况，应及时通知人力资源部。

（三）员工本人

1.对本人申报的亲属关系信息的真实性、准确性和完整性负责。

2.主动学习并遵守本流程规范的各项要求。

3.在亲属关系发生变化时，及时向人力资源部报告并更新信息。

三、亲属关系申报与登记

（一）申报范围

员工应申报的亲属关系包括但不限于以下人员（具体范围可根据公司实际情况调整）：

1.直系亲属：父母、配偶、子女。

2.旁系亲属：兄弟姐妹、祖父母、外祖父母、孙子女、外孙子女、岳父母、公婆，以及其他可能对公司管理产生影响的亲属关系（视公司管理需要而定）。

（二）申报时机

1.入职时：新员工在办理入职手续时，须同步填写《员工亲属关系申报表》。

2.变动时：在职员工如发生亲属关系变动（如新结婚、生育、亲属入职本公司等），应在变动发生后的规定时限内（如X个工作日内）主动向人力资源部申报。

（三）申报方式

1.员工需填写统一格式的《员工亲属关系申报表》（见附件），并签字确认。

3.填写完毕的申报表应提交至人力资源部存档。

（四）申报材料

根据申报亲属关系的实际情况，员工可能需要提供以下材料的复印件（原件备查）：

1.亲属本人有效身份证件。

2.证明亲属关系的材料（如结婚证、户口簿、出生医学证明等，根据具体关系类型提供）。

3.如亲属在本公司工作，需注明其所在部门及职位。

（五）信息审核与登记

1.人力资源部在收到员工提交的《员工亲属关系申报表》及相关材料后，应在规定时限内进行审核。

2.审核内容包括材料的完整性、信息的逻辑性及与公司现有员工信息的比对。

3.审核无误后，人力资源部将相关信息录入公司员工信息管理系统，并对纸质申报表进行归档保存。

4.如发现申报信息不完整或有疑问，人力资源部应及时通知员工补充或说明。

四、信息变更与维护

（一）信息变更

员工亲属关系信息发生任何变化（如亲属离职、婚姻状况改变、联系方式变更等），均应及时（如X个工作日内）以书面形式通知人力资源部，并按要求填写《员工亲属关系信息变更表》，必要时提供相关证明材料。

（二）信息维护

1.人力资源部负责员工亲属关系信息的动态维护，确保信息系统中的数据与实际情况一致。

2.定期（如每年一次）组织员工对本人亲属关系信息进行核对与确认，确保信息的准确性和时效性。

（三）信息查询

员工本人因正当理由需查询本人已申报的亲属关系信息，可向人力资源部提出申请，经批准后予以查询。非经授权，任何人不得查询他人的亲属关系信息。

五、信息保密与使用

（一）信息保密

1.员工亲属关系信息属于公司内部敏感信息，人力资源部及所有接触到此类信息的员工均负有严格的保密义务。

2.严禁将员工亲属关系信息泄露给无关第三方，或将其用于与公司管理无关的其他目的。

3.存储员工亲属关系信息的纸质档案及电子文档应采取严格的保密措施，限制访问权限。

（二）信息使用范围

员工亲属关系信息的使用仅限于以下公司内部管理目的：

1.员工福利的核算与发放（如节日慰问、家属医疗保障等）。

2.员工紧急情况的联络与处理。

3.公司内部管理监督，防范利益冲突（如回避制度的执行）。

4.其他经公司批准的正当管理用途。

5.未经公司授权，任何部门或个人不得擅自使用员工亲属关系信息。

六、监督与责任

（一）监督检查

公司将定期或不定期对员工亲属关系管理流程的执行情况进行监督检查，确保本规范的有效落实。

（二）责任追究

1.员工如未按规定如实申报、及时更新亲属关系信息，或提供虚假