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2026年水果种植公司合同管理制度

第一章总则

第一条目的

为规范公司合同管理流程，明确合同起草、审核、签订、履行、归档及纠纷处理等环节的要求，防范合同风险，保障公司在水果种植业务（含农资采购、果实销售、农机租赁、技术合作、土地流转等）中的合法权益，依据《中华人民共和国民法典》《中华人民共和国合同法》等相关法律法规，结合公司实际运营需求，制定本制度。

第二条适用范围

本制度适用于公司与外部单位或个人（如农资供应商、果实采购商、农机租赁公司、技术合作机构、土地出租方等）签订的所有合同，包括书面合同、电子合同及其他具有法律约束力的协议；公司内部部门间的工作约定不适用本制度。

第三条合同类型与管理原则

合同类型：公司常用合同包括农资采购合同（如农药、化肥、种子采购）、果实销售合同（如鲜果批发、订单销售）、农机租赁/采购合同、土地流转合同（如租赁农户土地用于种植）、技术合作合同（如与农业技术机构合作研发）、劳务外包合同（如临时采摘劳务外包）等；

管理原则：

合法合规原则：合同内容、签订流程需严格遵守国家法律法规，确保合同条款无违法、无效约定；

风险可控原则：对合同签订前的合作方资质审查、合同履行中的风险监测、合同纠纷处理等环节进行管控，降低违约、侵权等风险；

权责明确原则：明确各部门在合同管理中的职责，确保合同从起草到归档的每个环节均有专人负责；

全程留痕原则：合同管理过程中的所有资料（如合作方资质文件、审核意见、履行记录等）需妥善保存，确保可追溯。

第二章合同管理组织与职责

第四条组织架构

公司成立合同管理小组，由法务部（或外聘法律顾问）牵头，成员包括财务部负责人、采购部负责人、销售部负责人、技术部负责人及各业务部门合同联络员（每个部门指定1名员工担任）；合同管理小组负责统筹合同管理工作，制定合同管理流程，审核合同条款，监督合同履行，处理合同纠纷。

第五条各部门职责

业务发起部门（如采购部、销售部、技术部等）：作为合同发起方，负责筛选合作方，收集合作方资质文件（如营业执照、资质证书、信用报告等），起草合同初稿，明确合同标的、数量、质量、价格、履行期限等核心条款；跟踪合同履行进度，及时反馈履行中的问题；

法务部（或外聘法律顾问）：负责审核合同条款的合法性、完整性与严谨性，排查法律风险（如违约责任约定不明确、争议解决方式不合理等）；提供合同法律意见，修改不完善的条款；参与重大合同（如金额超过50万元的合同）的谈判与签订；处理合同纠纷，起草法律文书；

财务部：负责审核合同中的财务条款，包括价格构成、付款方式、付款期限、发票要求等；评估合同对公司资金流的影响；跟踪合同款项支付与回收，记录财务往来；

合同管理小组：对重大合同进行最终审批，协调解决合同审核、履行中的跨部门问题；定期检查合同管理执行情况，优化合同管理流程；

行政部：负责合同的编号、打印、盖章（公司公章或合同专用章）；建立合同档案，对合同文本及相关资料进行归档保存；

第三章合同签订流程

第六条合作方资质审查

审查内容：业务发起部门在起草合同前，需对合作方进行资质审查，审查内容包括：合作方是否具备合法经营资格（如营业执照是否在有效期内、经营范围是否包含合作业务）；是否具备相关资质（如农资供应商需有农药经营许可证、种子经营许可证）；信用状况（通过“国家企业信用信息公示系统”查询是否有失信记录、行政处罚记录）；履约能力（如查看过往合作案例、财务状况证明等）；

审查结果处理：若合作方资质符合要求，业务发起部门可继续推进合同起草；若资质不符合要求（如无相关许可证、存在严重失信记录），需终止与该合作方的合作，重新筛选合作对象；审查资料需作为合同附件，随合同一并归档。

第七条合同起草与审核

合同起草：业务发起部门根据合作内容，使用公司标准合同模板（如农资采购合同模板、果实销售合同模板）起草合同初稿；无标准模板的，需参考相关法律法规及行业惯例起草，明确合同双方名称、标的、数量、质量标准、价款、履行期限、履行地点、违约责任、争议解决方式等必备条款；

内部审核：

业务发起部门负责人首先对合同初稿进行审核，确认核心条款与合作约定一致，审核通过后提交至法务部；

法务部在收到合同初稿后3个工作日内，审核合同条款的合法性与风险点，提出修改意见（如补充违约责任条款、明确质量验收标准），反馈给业务发起部门；

业务发起部门根据法务部意见修改合同后，提交至财务部审核；财务部在2个工作日内审核财务条款，确认付款方式、发票要求等符合公司财务制度，审核通过后反馈至业务发起部门；

涉及金额超过50万元的重大合同，需经合同管理小组集体审批，审批通过后才可进入签订环节。

第八条合同签订与盖章

合同确认：业务发起部门将审核通过的合同文本发送给合作方，与合作方确认最终条款；双方对合同