行政流程审批管理操作手册.docVIP

行政流程审批管理操作手册

一、适用范围与常见审批类型

本手册适用于企业内部各类行政事务的审批管理，旨在规范流程、提高效率、明确责任。常见的审批类型包括但不限于：

日常办公类：办公用品采购申请、固定资产领用/报废、会议室预订、用印申请等；

费用管理类：差旅费报销、业务招待费申请、行政费用支出（如物业费、通讯费）等；

人事行政类：员工请假（年假、病假、事假）、加班申请、办公用品申领权限变更等；

其他专项类：供应商资质审核、行政服务外包合同审批、办公场地调整申请等。

二、行政审批全流程操作指引

（一）申请发起与信息填写

操作人：申请人（需为相关事项的直接经办人或负责人）

操作步骤：

获取审批单模板：通过企业内部OA系统、行政部共享文件夹或线下领取对应类型的审批单（如《办公用品采购审批单》《差旅费报销审批单》）。

填写基础信息：准确填写申请人姓名（*）、所属部门、联系方式、申请日期、申请事项类型（需勾选或填写具体事项，如“A4纸采购”“北京出差报销”）。

详述申请事由：清晰说明申请背景、具体需求（如采购物品名称、规格、数量；出差时间、地点、事由）、预期结果及依据（如“为配合市场部客户拜访，需采购礼品10份，预算2000元”）。

附件材料准备：根据事项要求附上相关证明材料，如：

采购申请：需填写《物品采购明细表》（含品牌、型号、预估单价、总价），若为高价值采购需附至少3家供应商报价单；

费用报销：需附原始发票（抬头需为企业全称）、消费明细（如机票行程单、酒店住宿清单）、出差审批单（若已提前申请）；

用印申请：需附用印文件（如合同、函件）电子版及用印用途说明（如“与公司签订的办公设备采购合同”）。

检查信息完整性：保证所有必填项无遗漏，金额、数量等关键信息准确无误，附件齐全后提交至直属审批人。

注意事项：

申请内容需真实、合规，不得虚构事由或夸大需求；

涉及金额的事项需明确预算来源，超预算申请需提前说明并附预算调整说明；

电子附件需命名规范（如“2023年10月办公用品采购明细表-张*”），避免使用特殊字符。

（二）直属审批人审核

操作人：申请人的直属部门负责人（或项目负责人，若为跨部门协作事项）

操作步骤：

接收审批申请：通过OA系统查看待办审批事项，或接收申请人提交的纸质审批单及附件。

审核内容合规性：重点核查以下内容：

申请事由是否与部门工作计划相关，是否符合公司行政管理制度；

物品采购/费用支出是否必要，数量、金额是否合理（如办公用品采购是否为日常消耗，出差行程是否与工作匹配）；

附件材料是否齐全、有效（如发票是否在报销期内，供应商报价是否符合公司采购标准）。

审核权限匹配度：根据公司授权体系，判断自身审批权限是否覆盖该事项（如部门负责人审批权限为5000元，申请金额6000元需提交至分管副总审批）。

审批意见提交：

若审核通过，在审批单“直属审批人”栏签字（电子审批需“同意”并填写意见，如“同意采购，按标准执行”），并在1个工作日内流转至下一审批环节；

若审核不通过，需明确驳回理由（如“物品规格不符合部门标准，请重新确认”“发票抬头错误，退回更换”），及时反馈给申请人，并同步至行政部备案。

注意事项：

审批人需对审核结果负责，不得无故拖延或越权审批；

对于跨部门申请，需提前与相关部门沟通确认（如市场部申请采购礼品，需提前与行政部确认礼品采购标准）。

（三）部门负责人/职能部门专项审核

操作人：根据事项类型确定，如：

采购类：行政部（负责审核采购需求合理性、供应商资质、库存情况）；

费用类：财务部（负责审核发票合规性、预算余额、报销标准是否符合公司规定）；

人事类：人力资源部（负责审核请假天数是否符合年假政策、加班记录是否准确）。

操作步骤：

接收流转的审批单：从直属审批人或上一环节获取审批事项及材料。

专项内容审核：

行政部（采购类）：核查采购物品是否在常用物品清单内，是否有库存；若为新采购物品，审核供应商是否在公司合格供应商名录中，报价是否符合市场均价；

财务部（费用类）：核查发票真伪（通过税务平台验证）、报销项目是否符合公司《费用管理制度》（如差旅费中住宿标准是否超标，招待费是否超出年度预算）；

人力资源部（人事类）：核查员工请假天数是否与考勤记录一致，加班申请是否有提前审批记录（如周末加班需提前3个工作日提交申请）。

反馈审核结果：

审核通过，在对应审批栏签字并流转至最终审批人；

审核不通过，注明原因（如“该物品库存充足，请优先领用现有库存”“发票日期与出差日期不符，退回重新提交”），退回至申请人或上一审批环节。

注意事项：

职能部门需在2个工作日内完成专项审核，保证流程高效；

对于涉及多个职能部门的事项（如大型采购），需并行审核或明确牵头部门，避免流程卡顿。

（四）最终审批人审批

操作人：根据事项金额/重要性确定，如：