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档案管理制度及归档要求（202X版）

一、总则

（一）目的

为规范公司档案管理，确保档案的完整性、安全性与有效性，保障档案信息资源的合理利用，为公司的经营管理、决策制定、风险防控及合规审计提供支持，依据《中华人民共和国档案法》《企业档案管理规定》等相关法律法规，结合公司实际制定本制度。

（二）适用范围

适用于公司各部门、各分支机构及控股子公司（以下简称“各单位”）在生产经营、管理活动中形成的各类档案（含纸质、电子及其他载体形式），包括但不限于文书档案、合同档案、财务档案、人事档案、项目档案、声像档案、实物档案等。

（三）基本原则

1.集中统一管理：公司档案实行集中统一保管与分级负责相结合，确保档案的完整性与安全性。

2.完整性：档案应全面反映公司各项活动的真实过程与结果，内容、组件（如正本、附件、签批单）齐全。

3.安全性：采取必要措施（如物理防护、权限控制、备份）保护档案实体与信息安全，防止损毁、丢失或泄密。

4.规范性：档案的分类、整理、归档、保管、利用等流程需符合标准，确保可追溯性与可利用性。

5.时效性：档案的收集、整理与归档需及时，避免积压或滞后影响利用价值。

二、档案管理组织与职责

（一）管理架构

公司档案管理实行“综合管理+分类负责”模式，具体职责分工如下：

角色

核心职责

档案管理部门（综合档案室）

统筹公司档案工作的整体规划、制度建设、监督指导与集中保管（核心档案如人事、财务、合同等），负责档案的分类、整理、编目、存储、检索及数字化管理，制定档案管理标准与流程。

各部门（业务归口部门）

负责本部门在业务活动中形成的档案（如项目文件、技术资料、日常文书）的收集、整理、预立卷及定期向档案管理部门移交，确保档案的完整性与准确性，配合档案利用需求。

信息技术部门

负责电子档案系统的建设、维护与数据安全（如存储备份、权限管理、防病毒），支持电子档案的长期保存与可读性保障。

员工个人

按要求及时将个人经办的业务文件（如合同草稿、项目报告）提交至本部门档案管理人员，不得私自留存或销毁应归档文件。

（二）职责细化

档案管理部门：

制定《档案分类方案》《档案保管期限表》等标准，明确各类档案的归档范围、保管期限及密级；

指导各部门规范整理档案（如分类、编号、装订），对移交的档案进行验收（检查完整性、规范性），办理入库手续；

建立档案检索系统（纸质目录+电子数据库），提供档案查询、借阅、复制服务，做好利用登记与保密监督；

定期对档案进行鉴定（销毁到期无保存价值的档案）、统计（数量、利用情况）及数字化转换（重要档案扫描备份）；

监督各部门档案管理工作，对违规行为（如私自销毁档案、泄露密级档案）提出处理建议。

各部门：

明确本部门档案管理人员（报档案管理部门备案），负责日常文件的收集与预立卷（按业务活动阶段分类整理）；

按照档案管理部门要求，在规定时间内（如项目结束后1个月内、年度结束后3个月内）将应归档文件移交至综合档案室；

对本部门业务活动中形成的电子文件（如邮件、系统数据）同步整理，确保与纸质档案内容一致，并按规范移交电子版本。

信息技术部门：

维护电子档案管理系统（如权限分级、加密存储、日志记录），定期备份数据（异地容灾），确保电子档案的可访问性与安全性；

支持档案管理部门的数字化工作（如扫描、OCR识别），保障电子档案与纸质档案的关联标识。

三、档案分类与归档范围

（一）档案分类

公司档案按内容属性分为以下八大类，每类下设子类（示例）：

档案类别

子类（示例）

说明

文书档案

公司发文（红头文件）、收文（上级单位/外部机构来文）、会议纪要、规章制度、工作计划与总结等。

反映公司行政管理活动的正式文件。

合同档案

采购合同、销售合同、服务合同、投资协议、租赁合同等所有已签署的合同文件（含正本、附件、审批单、补充协议）。

包含合同签订、履行、变更、解除全过程文件。

财务档案

会计凭证（原始凭证、记账凭证）、会计账簿（总账、明细账）、财务报表（资产负债表、利润表）、审计报告、税务资料等。

按《会计档案管理办法》执行，保管期限严格遵循法规。

人事档案

员工入职材料（简历、学历证书、劳动合同）、绩效考核、薪酬调整、培训记录、奖惩文件、离职证明等。

涉及员工个人隐私，密级较高，仅限授权人员查阅。

项目档案

研发项目、工程建设项目、市场推广项目等全生命周期文件（立项报告、可行性研究报告、设计图纸、进度记录、验收报告）。

按项目独立组卷，反映项目从启动到结束的全过程。

声像档案

照片（含底片）、录音带、录像带、光盘、数码影像（如活动视频、会议记录）等。

需标注拍摄/录制时间、地点、主题及人物。

实物档案

奖牌、证书、锦旗、印章、样品（如研发成果实物）、纪念品等具有保存价值的实物。

需附文字说明（来源、时间、背景）。

电子档案

电子