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企业人事档案管理体系搭建手册

一、引言

人事档案是企业人力资源管理的基础性资源，全面记录员工的个人信息、职业历程、奖惩情况等关键数据，对人才选拔、培养、薪酬管理及劳动争议处理具有重要支撑作用。企业规模扩大和合规要求提升，传统“分散式、手工化”档案管理已难以满足需求，搭建规范化、系统化的人事档案管理体系成为企业提升管理效能的必然选择。本手册旨在为企业提供从体系设计到落地执行的全流程指导，助力实现人事档案的“全生命周期管理”。

二、适用范围与核心价值

（一）适用场景

本手册适用于各类企业，尤其适用于以下场景：

初创企业：需从零开始建立标准化人事档案管理机制，规避早期管理漏洞；

成长型企业：员工规模快速扩张，需通过体系化档案管理提升HR工作效率；

集团化企业：多分支机构、多层级管理场景下，需统一档案标准，保证数据一致性与合规性；

有合规升级需求的企业：应对《劳动合同法》《个人信息保护法》等法规要求，防范档案管理法律风险。

（二）核心价值

合规保障：保证档案内容完整、流程规范，降低劳动仲裁、法律诉讼风险；

效率提升：通过标准化流程与系统工具，减少档案查询、归档时间，提升HR工作效率；

决策支持：基于档案数据进行分析，为企业人才盘点、晋升规划、培训需求提供数据依据；

风险防控：实现档案全生命周期可追溯，避免档案丢失、泄露等安全隐患。

三、体系搭建全流程

（一）第一阶段：项目启动与准备

成立专项小组

由HR负责人（经理）担任组长，成员包括HR专员（专员）、法务代表（法务）、IT支持（工程师），明确分工：HR负责制度设计，法务负责合规审核，IT负责系统搭建。

制定项目计划，明确时间节点（如“1个月内完成体系设计，2个月内完成系统上线”）。

现状调研与需求分析

通过访谈HR团队、部门负责人及员工，梳理当前档案管理痛点（如“档案材料缺失严重”“跨部门借阅流程繁琐”“纸质档案易丢失”）；

明确核心需求：档案分类标准统一、归档流程线上化、查询权限可控、数据可追溯。

明确目标与原则

目标：建立“分类清晰、流程规范、安全可控、高效便捷”的人事档案管理体系；

原则：合规性（符合法律法规）、实用性（贴合企业实际）、安全性（数据保密与备份）、可扩展性（支持未来业务发展）。

（二）第二阶段：档案管理体系框架设计

档案分类标准设计

按员工状态与内容维度，将人事档案分为“在职员工档案”“离职员工档案”“后备人才档案”三大类，每类下设子类（示例）：

在职员工档案：基本信息类（入职材料、劳动合同）、异动类（晋升、调岗、离职申请）、奖惩类（表扬、处分）、培训类（培训记录、证书）、薪酬类（薪资调整记录、社保公积金缴纳证明）；

离职员工档案：离职材料（离职申请、工作交接清单）、劳动关系终止证明、竞业限制协议（如有）；

后备人才档案：简历、面试评估记录、背景调查报告（如有）。

档案内容模块定义

明确每类档案的必备材料（示例）：

员工基本信息类：身份证复印件、学历学位证书复印件、体检报告、入职登记表、劳动合同；

异动类：岗位调整审批单、晋升评估表、调岗协议；

奖惩类：奖惩通知单（需加盖公章）、相关证明材料（如客户表扬信、违纪说明）。

档案生命周期管理

定义档案从“形成”到“销毁”的全流程节点：

形成阶段：员工入职/异动/奖惩时，HR同步收集材料并归档；

保管阶段：按分类标准存储，定期更新（如年度培训记录、薪资调整）；

利用阶段：经审批后可借阅、查询；

销毁阶段：对超过保管期限的档案（如离职员工档案保管期满2年），按流程审批后销毁。

（三）第三阶段：管理制度与流程规范

制定《人事档案管理制度》

内容需包括：

总则（目的、适用范围、管理职责）；

档案分类与内容要求；

归档流程（材料收集、审核、归档时限）；

借阅与查询权限（仅HR部门可全量查询，部门负责人可查询本部门员工基础信息）；

保管与安全（存储环境、备份频率、保密要求）；

销毁管理（销毁条件、审批流程、监销要求）；

责任追究（档案丢失、泄露的处理措施）。

设计关键业务流程

归档流程：HR在员工入职/异动/奖惩后3个工作日内收集材料→审核材料完整性→至档案系统（电子档）+归档至档案柜（纸质档）→档案编号并更新目录；

借阅流程：申请人填写《档案借阅申请表》→部门负责人审批→HR负责人审批→HR提供档案（电子档在线查看/纸质档现场借阅）→借阅后1个工作日内归还→记录借阅日志；

更新流程：员工信息变更（如学历提升、联系方式变更）时，员工提交证明材料→HR审核后更新档案→同步更新系统与纸质档；

销毁流程：HR梳理到期档案→填写《档案销毁审批表》→HR负责人、法务负责人、总经理审批→由2人以上监销销毁→记录销毁日志。

（四）第四阶段：系统工具与载体选择

电子档案系统搭建

功能需求：支持多文件格式（PDF、图片、Word）、分类检索、权限管