工程项目档案管理规范及操作流程.docxVIP

工程项目档案管理规范及操作流程

工程项目档案作为项目建设全过程的真实记录和重要成果，是项目竣工验收、后期运维、审计监督以及历史追溯的核心依据。其规范化管理不仅直接关系到项目管理的质量与效率，更对企业的持续发展和行业的规范化运作具有深远影响。为确保工程项目档案的完整性、准确性、系统性和安全性，特制定本规范及操作流程，旨在为项目各参与方提供清晰、可操作的指引。

一、总则

（一）目的与依据

为科学、规范地管理工程项目档案，确保其在项目全生命周期中得到有效利用，依据国家相关法律法规及行业标准，并结合企业实际情况，制定本规范。

（二）适用范围

本规范适用于公司所有新建、改建、扩建的工程项目档案管理工作。项目各参与方（包括建设单位、勘察设计单位、施工单位、监理单位等）均应遵守本规范要求。

（三）管理原则

工程项目档案管理应遵循以下原则：

1.统一领导、分级负责：明确档案管理的责任主体，建立健全各级管理体系。

2.全过程管理、同步进行：档案管理应贯穿项目策划、立项、勘察、设计、施工、监理、竣工验收及后评价等各个阶段，与项目建设同步开展。

3.真实准确、完整规范：确保档案内容真实反映项目实际情况，各项手续完备，符合归档要求。

4.安全保密、便于利用：采取有效措施保障档案的实体安全和信息安全，同时建立便捷的查阅利用机制。

二、管理机构与职责

（一）建设单位职责

建设单位是工程项目档案管理的总负责单位，应设立或明确档案管理部门，配备专职或兼职档案管理人员，负责：

1.贯彻执行国家及行业档案管理法规，制定本项目档案管理实施细则。

2.组织、协调、监督各参建单位的档案形成、收集、整理和归档工作。

3.负责接收、审核、汇总各参建单位移交的项目档案，并按规定向相关档案管理部门移交。

4.组织项目档案的验收工作。

（二）勘察设计单位职责

勘察设计单位应指定专人负责本单位形成的项目档案的收集、整理、组卷和归档工作，确保提交的勘察设计文件及相关资料真实、准确、完整，并对其质量负责。

（三）施工单位职责

施工单位应在项目开工前明确档案管理负责人和专职档案员，负责：

1.从项目准备阶段开始，系统收集、整理施工过程中形成的各类文件材料。

2.严格按照归档要求对施工文件进行组卷、编目，并对文件的真实性、完整性和规范性负责。

3.及时向建设单位或监理单位移交符合要求的施工档案。

（四）监理单位职责

监理单位应配备档案管理人员，负责：

1.对施工单位、勘察设计单位形成的档案进行监督、检查和审核。

2.负责监理文件材料的收集、整理、组卷和归档，真实反映监理工作情况。

3.协助建设单位组织项目档案的验收。

三、档案的形成与收集

（一）档案形成要求

项目各参与方在项目实施过程中，应严格按照国家有关工程技术规范、标准和合同约定形成文件材料。文件材料的格式、内容、签署等应符合相关规定，做到字迹清晰、图样清晰、签章完备、手续齐全。

（二）档案收集范围

档案收集范围应覆盖项目全过程，主要包括但不限于：

1.项目前期文件：项目建议书、可行性研究报告、立项批复、规划许可、用地许可、环评批复等。

2.勘察设计文件：勘察报告、初步设计、技术设计、施工图设计、设计变更等。

3.招投标及合同文件：招标文件、投标文件、中标通知书、合同协议等。

4.施工技术文件：施工组织设计、开工报告、施工日志、隐蔽工程验收记录、分部分项工程验收记录、工程测量记录、试验报告、质量评定资料、安全检查记录、竣工图等。

5.监理文件：监理规划、监理实施细则、监理通知单、监理报告、旁站记录、验收意见等。

6.竣工验收文件：竣工验收申请、验收方案、验收报告、各专项验收文件、工程总结等。

7.设备文件：设备采购合同、出厂合格证、安装调试记录、使用说明书等。

8.财务文件：工程概预算、工程款支付凭证、竣工决算报告等。

9.其他有保存价值的文件材料。

（三）收集要求

1.及时性：档案材料应在形成后及时收集，避免遗漏和丢失。特别是隐蔽工程记录、验收记录等时效性强的文件，应随工程进度同步收集。

2.完整性：确保各环节、各阶段形成的文件材料均被收集，成套文件不得缺漏。

3.准确性：文件内容应真实、准确，与工程实际情况相符。

四、档案的整理与归档

（一）整理原则

档案整理应遵循文件材料的形成规律和内在联系，保持案卷内文件的系统有序。

（二）分类与编号

1.分类：工程项目档案一般按项目阶段、专业或文件类型进行分类。可参考国家或行业推荐的档案分类方案，结合项目特点制定具体的分类体系。例如，可分为：项目前期文件（A类）、勘察设计文件（B类）、施工文件（C类）、监理文件（D类）、竣工验收文件（E类）、设备文件（F类）、财务文件（G类）等。

2