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职工劳动合同管理全流程指引

在现代企业制度下，劳动合同是确立用人单位与劳动者之间劳动关系、明确双方权利与义务的核心法律文件。科学、规范地管理劳动合同，不仅是企业合规运营的基本要求，更是保障劳资双方合法权益、维护企业和谐稳定劳动关系、提升组织效能的关键环节。本指引旨在梳理职工劳动合同管理的完整流程，为企业人力资源管理实践提供系统性的操作参考。

一、劳动合同订立前的准备与风险防范

劳动合同的管理并非始于合同文本的签署，而是在与劳动者建立劳动关系之前，就应做好充分的准备工作，这是从源头控制用工风险的关键。

（一）招聘与入职审查

在招聘阶段，企业应明确岗位需求，制定清晰的任职资格条件。对应聘人员的身份、学历、工作经历、技能资质、健康状况以及是否与其他用人单位存在未解除或终止的劳动关系等信息进行审慎核实。特别需要注意的是，对于特殊岗位，应要求提供无犯罪记录证明或进行背景调查。入职审查不仅是确保招聘质量的手段，更是避免因招用与其他单位尚有劳动关系的劳动者而承担连带责任的重要举措。

（二）录用条件的明确与告知

企业应根据岗位要求，制定具体、明确、可量化的录用条件，并以书面形式向被录用者公示或告知。录用条件是试用期内考核员工是否符合录用标准的依据，其明确性直接关系到试用期解除劳动合同的合法性。告知方式可包括在招聘广告中列明、在录用通知书中载明或要求员工签署确认书等。

（三）劳动合同文本的准备

企业应根据自身特点及所处行业特性，依据劳动法律法规的规定，拟定规范的劳动合同文本。劳动合同文本应包含法定必备条款，如用人单位信息、劳动者信息、合同期限、工作内容和工作地点、工作时间和休息休假、劳动报酬、社会保险、劳动保护、劳动条件和职业危害防护等。同时，可根据实际需要，约定试用期、培训服务期、保密和竞业限制等可备条款。合同文本应力求用语准确、含义清晰，避免模糊不清或易产生歧义的表述。

二、劳动合同的订立与签署规范

劳动合同的订立是劳动关系建立的法定标志，必须遵循平等自愿、协商一致、诚实信用的原则，并符合法律规定的形式和程序要求。

（一）合同订立的时间要求

用人单位自用工之日起即与劳动者建立劳动关系。建立劳动关系，应当订立书面劳动合同。已建立劳动关系，未同时订立书面劳动合同的，应当自用工之日起一个月内订立书面劳动合同。用人单位与劳动者在用工前订立劳动合同的，劳动关系自用工之日起建立。

（二）合同条款的协商与确定

在签署劳动合同前，用人单位应将合同文本交付劳动者阅读，对劳动者提出的疑问予以解释和说明。合同中的各项条款，特别是工作内容、工作地点、劳动报酬、试用期等核心条款，应由双方充分协商确定。任何一方不得将自己的意志强加给另一方。

（三）书面合同的签署与份数

劳动合同应当采用书面形式。合同文本应由用人单位法定代表人或授权委托人签字并加盖单位公章，劳动者本人签字或盖章。签署过程应确保是双方真实意愿的表示。劳动合同文本一般一式两份，用人单位和劳动者各执一份。用人单位应当将签署完整的劳动合同文本及时交付劳动者，并保留劳动者签收的证据。

（四）试用期的合规约定

试用期是用人单位与劳动者相互了解、相互考察的期限。试用期的约定应严格遵守法律规定：劳动合同期限三个月以上不满一年的，试用期不得超过一个月；劳动合同期限一年以上不满三年的，试用期不得超过二个月；三年以上固定期限和无固定期限的劳动合同，试用期不得超过六个月。同一用人单位与同一劳动者只能约定一次试用期。试用期包含在劳动合同期限内。劳动合同仅约定试用期的，试用期不成立，该期限为劳动合同期限。试用期工资不得低于本单位相同岗位最低档工资或者劳动合同约定工资的百分之八十，并不得低于用人单位所在地的最低工资标准。

三、劳动合同的履行与动态管理

劳动合同的履行是合同目的实现的关键阶段，也是劳动关系管理的日常核心工作，需要进行精细化、动态化的跟踪与调整。

（一）劳动报酬的及时足额支付

用人单位应当按照劳动合同约定和国家规定，向劳动者及时足额支付劳动报酬。这是用人单位的基本义务，也是维系劳动关系和谐稳定的基础。工资支付应符合国家关于工资支付周期、支付日期、加班工资计算、最低工资标准等方面的规定。

（二）工作条件的保障与劳动保护的提供

用人单位应按照劳动合同约定和国家劳动安全卫生规程及标准，为劳动者提供必要的劳动条件和劳动保护用品，改善劳动环境，确保劳动者在安全健康的环境中工作。对于从事有职业危害作业的劳动者，应按照规定进行岗前、岗中、离岗职业健康检查。

（三）合同履行中的信息沟通与记录

在劳动合同履行过程中，用人单位与劳动者之间会发生各种信息的传递与变更，如考勤记录、绩效考评结果、培训记录、薪资调整通知、岗位变动协议等。这些信息均应形成书面记录，并由相关方签字确认，妥善保存。这些记录是处理劳动争议时重要的