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企业行政后勤管理规范及操作流程指南

一、总则

1.1目的与依据

为规范企业行政后勤管理行为，提高管理效率与服务质量，保障企业各项工作的顺利开展，营造安全、整洁、有序、高效的办公与运营环境，依据国家相关法律法规及企业实际情况，特制定本指南。

1.2适用范围

本指南适用于企业内部所有部门及全体员工的行政后勤相关活动。企业下属分支机构可参照执行，或根据自身特点在本指南基础上制定相应细则。

1.3基本原则

行政后勤管理工作遵循以下原则：

*服务至上：以保障业务运营和员工需求为核心，提供优质、高效的服务。

*效益优先：在满足需求的前提下，力求资源优化配置，降低管理成本，提高投入产出比。

*规范有序：建立健全各项规章制度和操作流程，确保管理工作标准化、程序化。

*安全第一：高度重视人身安全、财产安全和信息安全，防范各类风险。

*持续改进：定期评估管理效果，听取各方意见，不断优化服务内容和管理方式。

1.4定义

本指南所称行政后勤管理，是指为保障企业正常运转而进行的各项保障性、服务性和管理性工作的总称，主要包括办公环境管理、办公用品管理、固定资产管理、采购管理、会务接待管理、车辆管理、安全保卫管理、档案管理及其他相关行政事务。

二、组织与职责

2.1管理部门

企业行政部（或指定综合管理部门，下同）是行政后勤管理工作的归口管理部门，负责本指南的组织实施、监督检查与持续改进。

2.2部门职责

行政部在行政后勤管理方面的主要职责包括：

*制定和完善企业行政后勤管理相关制度、标准和操作流程。

*统筹规划办公场所、设施设备的配置与管理。

*负责办公用品、固定资产的采购、验收、登记、发放、维护、盘点与处置。

*组织实施办公环境的日常维护、清洁保洁与绿化养护。

*负责企业会务安排、商务接待及差旅管理支持。

*管理企业公务车辆，保障出行安全与效率。

*组织开展企业安全保卫工作，包括消防安全、治安防范等。

*负责企业各类档案的收集、整理、保管、利用与销毁。

*协调与外部相关服务机构的合作。

*监督本指南的执行情况，处理相关投诉与建议。

2.3相关部门职责

各业务部门应指定专人（通常为部门行政联络员或内勤）负责本部门行政后勤事务的对接与配合，包括：

*提出本部门办公用品、设施设备等需求计划。

*配合行政部进行资产盘点、环境维护等工作。

*遵守企业行政后勤管理相关规定，节约使用资源。

*及时反馈本部门在行政后勤服务方面的需求与意见。

三、办公环境管理

3.1办公场所规划与布局

*行政部负责根据企业发展和部门需求，对办公区域进行合理规划与动态调整。

*办公区域划分应考虑工作性质、沟通效率及安全因素，设置必要的功能区（如办公区、会议区、接待区、茶水间、档案室等）。

*各部门应在指定区域内办公，不得擅自占用、调整或改变办公区域用途。

3.2清洁与绿化

*行政部负责委托或安排专业保洁人员进行日常清洁工作，确保办公区域（包括地面、桌面、门窗、卫生间等）整洁卫生。

*制定清洁标准和频次，定期检查清洁效果。

*负责办公区域的绿化植物租摆与养护，营造舒适办公环境。

*倡导员工保持个人工位整洁，共同维护公共区域卫生。

3.3安全与秩序

*办公区域内应设置明显的安全标识（如消防通道、安全出口、禁止吸烟等）。

*严禁在办公区域内存放易燃、易爆、有毒、放射性等危险物品。

*保持消防通道、安全出口畅通无阻，消防设施完好有效。

*办公时间应保持安静，不大声喧哗，不进行与工作无关的活动。

*下班后，员工应整理好个人物品，关闭个人电脑及工位电源，锁好贵重物品。

3.4设施设备维护

*行政部负责办公区域内公共设施设备（如空调、照明、饮用水设备、网络布线、电梯等）的日常巡检与故障报修。

*建立设施设备台账，记录维护保养情况。

*接到故障报告后，行政部应及时协调维修，保障设施设备正常运行。

四、办公用品与固定资产管理

4.1办公用品管理

4.1.1采购与入库

*办公用品实行集中采购制度。行政部根据历史消耗数据及各部门需求，制定月度或季度采购计划，经审批后统一采购。

*采购的办公用品需经行政部专人验收，核对品名、规格、数量、质量无误后，办理入库登记手续。

4.1.2领用与分发

*办公用品领用一般采用“按需申领、定期发放”的原则。各部门按月或按季度提交领用申请，经部门负责人审批后，到行政部办理领用手续。

*行政部应建立办公用品领用登记台账，记录领用部门、领用人、领用物品、数量及日期。

*倡导节约使用办公用品，鼓励双面打印，减少一次性用品消耗。

4.1.3库存管理

*行政部应保持合理的办公用品库存，避免积压或短缺。

*定期对办公用品进行盘点，确保账实相符。

4.2固定资产管理

4.2.1定义